Hindi lamang tax-season task ang expense tracking. Ipinapakita nito ang business operating cost, kung aling clients o services ang profitable, kailan humihigpit ang cash, at kung realistic pa ang prices. Maaaring simple ang process kapag separated at regularly reviewed ang transactions.
Ayon sa IRS, dapat malinaw na ipakita ng recordkeeping system ang income at expenses, at parehong basic principles ang sinusunod ng electronic at paper records. Pumili ng system na mapapanatili mo. Maaaring gumana ang spreadsheet, bookkeeping platform, o accountant-managed ledger kapag malinaw ang source documents at business purpose.
Mahahalagang punto
Mahahalagang dapat malaman
| Paksa | Ano ang susuriin |
|---|---|
| Ihiwalay ang mga transaksyon ng negosyo | Gumamit ng hiwalay na account sa bayad ng negosyo |
| Gumawa ng kapaki-pakinabang na kategorya ng gastos | Gumamit ng kategorya ayon sa layunin ng gastos |
| Itala ang kumpletong sumusuportang dokumento | Tatanggap at petsa ng transaksyon |
| I-reconcile at suriin bawat buwan | Itugma ang mga account sa statement |
Ihiwalay ang mga transaksyon ng negosyo
Gumamit ng dedicated business bank account at payment card kung appropriate sa entity at location mo. Binabawasan ng separation ang personal transactions na kailangang i-review at pinadadali ang reconciliation. Nagbibigay din ito ng clearer view sa operating cash.
Kapag hindi maiiwasan ang mixed purchase, malinaw na itala ang business at personal portions. Huwag i-record ang buong transaction bilang business at umasa na maaalala ang split sa susunod. Para sa transfers, owner contributions, reimbursements, o draws, gumamit ng categories na naiiba sa revenue at expenses.
- Gumamit ng hiwalay na account sa bayad ng negosyo
- Itala ang mixed-use allocations kapag nangyari ang transaksiyon
- Ihiwalay ang transfers sa income at expenses
- Limitahan ang cash purchase na mahirap masubaybayan
Gumawa ng kapaki-pakinabang na kategorya ng gastos
Dapat suportahan ng categories ang management at tax preparation. Magsimula sa chart of accounts na recommended para sa business type mo, pagkatapos ay panatilihing consistent ang labels. Karaniwang groups ang advertising, fees, insurance, office costs, professional services, rent, repairs, software, supplies, travel, utilities, at vehicle costs.
Iwasang gumawa ng bagong category para sa bawat vendor. Dapat ipaliwanag ng category ang uri ng cost, habang nire-record ng vendor field kung sino ang binayaran. Tanungin ang bookkeeper o tax professional kung paano iuugnay ang current reporting requirements sa accounts sa halip na ayusin lang ang lahat kapag gagawa na ng return.
- Gumamit ng kategorya ayon sa layunin ng gastos
- Itala ang supplier nang hiwalay sa kategorya
- Panatilihing malinaw ang pagkakaiba ng direct job costs at overhead
- Idokumento ang anumang custom na kahulugan ng kategorya
Itala ang kumpletong sumusuportang dokumento
Tinutukoy ng IRS ang invoices, receipts, statements, canceled checks, at ibang documents bilang support sa business entries. Dapat tukuyin ng evidence ang payee, amount, proof of payment, date, at description na nagpapakita ng business nature ng item o service.
Gumawa ng consistent digital process. I-scan o kunan ng litrato ang receipts, gumamit ng filename na may date at vendor, at i-store ang file sa parehong year at category ng ledger entry. Protektahan ang sensitive records gamit ang naaangkop na account security at backups. Itago ang originals kapag required ng ibang rule o practical need.
- Tatanggap at petsa ng transaksyon
- Paglalarawan ng item o serbisyo
- Halaga at patunay ng pagbabayad
- Layunin sa negosyo at proyekto o kliyente
I-reconcile at suriin bawat buwan
Inihahambing ng reconciliation ang ledger sa bank at card statements. Itugma ang bawat balance at suriin ang duplicates, omissions, refunds, transfers, o uncategorized items. Gawin ito agad pagkatapos ng month-end habang maaayos pa ang missing receipts at unusual charges.
Pagkatapos, suriin ang totals bilang business owner. Ihambing ang expenses sa budget, prior months, at revenue. Hanapin ang renewals, price increases, unused services, rising project costs, at overdue client payments. Ang magandang records ay nagiging early warning system sa halip na historical archive na binubuksan lang minsan sa isang taon.
- Itugma ang mga account sa statement
- Ayusin ang nawawala at duplicate na transaksyon
- Suriin ang kabuuan bawat kategorya at cash position
- Ipadala sa accountant ang maayos na records ayon sa iskedyul
Mga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- IRS: Pagtatago ng rekordIpinapaliwanag na dapat malinaw na ipakita ng business records ang income at expenses at itabi ang supporting transaction documents.
- IRS: Anong uri ng rekord ang dapat kong itago?Tinutukoy ang receipts, invoices, payment records, at ibang documents na sumusuporta sa bookkeeping entries.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa pagsubaybay ng gastos sa negosyo
Maaari ko bang subaybayan sa spreadsheet ang gastos sa negosyo?
Oo, kung malinaw na nakatala sa spreadsheet ang date, vendor, amount, category, business purpose, payment account, at link o reference sa supporting evidence.
Gaano kadalas dapat itala ang gastos?
Kunin agad ang evidence at suriin ang transactions kahit weekly. I-reconcile bawat buwan ang business bank at card accounts.
Itinuturing bang rekord ang electronic receipt?
Sinasabi ng IRS na sumusunod ang electronic systems sa parehong basic recordkeeping principles gaya ng hard copy records. Panatilihing readable, complete, secure, at available ang records sa required period.