Purchase Order kumpara sa Invoice: Mahahalagang Pagkakaiba

Sino ang nagpapadala ng purchase order at sino ang nagpapadala ng invoice?

Gumagawa at nag-aapprove ang buyer ng purchase order, pagkatapos ay ipinapadala ito sa supplier. Tinutukoy nito ang supplier, requested goods o services, quantities, prices, delivery, at terms. Maaari itong ibawas sa department o project budget.

Gumagawa ang supplier ng invoice para sa buyer pagkatapos ng agreed billing event. Tinutukoy nito ang transaction, amount due, tax, payment terms, at payment instructions. Dapat banggitin ng supplier ang PO ng buyer kapag required.

• Purchase order: ipinapadala ito ng buyer sa supplier
• Invoice: ipinapadala ito ng nagbebenta sa mamimili
• Kinokontrol ng PO ang awtorisasyon
• Humihiling ng bayad ang invoice

Kailan lumalabas ang bawat dokumento?

Karaniwang ginagawa ang PO bago i-ship ang goods o magsimula ang services. Nagbibigay ito sa supplier ng evidence ng approved order. Dapat idokumento ang changes gamit ang revised PO o accepted change process.

Ginagawa ang invoice pagkatapos ng delivery, completion, recurring period, o agreed milestone. Maaaring mas maagang i-invoice ang deposits at advances kapag pinapayagan ng contract. Dapat umayon ang timing sa commercial agreement.

• Purchase order: bago ang commitment, trabaho, o delivery
• Resibo o pag-apruba ng serbisyo pagkatapos ng delivery
• Mag-invoice sa napagkasunduang billing event
• Bayad pagkatapos ng pagtutugma at pag-apruba

Paano pinagtutugma ang purchase orders at invoices?

Inihahambing ng two-way matching ang invoice sa PO. Gumagamit din ang three-way matching ng evidence na natanggap ang goods o approved ang services. Sinusuri ng reviewer ang supplier, item, quantity, price, tax, freight, total, at references.

Maaaring valid ang differences, gaya ng approved change o partial delivery, pero dapat itong idokumento. Hindi dapat baguhin ng supplier ang PO; kontrolado ng buyer ang sarili nitong authorization record.

• Itugma muna ang supplier at purchase-order reference
• Pagtutugma ng dami at presyo
• Pagtutugma ng resibo o pag-apruba
• Nakadokumentong tolerance o exception

Magkaiba ba ang purchase invoice at purchase order?

Oo. Ang purchase invoice ay record ng buyer sa supplier invoice na natanggap para sa purchase. Invoice pa rin ito, hindi purchase order. Ipinapadala ng supplier ang invoice; itinatala ito ng buyer bilang purchase invoice o vendor bill sa accounts payable.

Mas nauuna ang purchase order at ipinapakita nito ang approved ng buyer. Ipinapakita ng purchase invoice ang siningil ng supplier. Inihahambing ng buyer ang incoming invoice sa PO at receiving evidence bago mag-approve ng payment. Basahin ang hiwalay na purchase-invoice guide para sa fields at workflow pagkatapos matanggap ang invoice.

• Purchase order: awtorisasyon ng buyer bago ang supply
• Supplier invoice: kahilingan ng seller para sa bayad
• Purchase invoice: record ng buyer para sa incoming invoice na iyon
• Itugma ang lahat ng rekord bago aprubahan

Paano dapat pag-ugnayin ang mga rekord?

Gumamit ng magkaibang PO at invoice numbers. I-store nang magkakasama ang approved order, revisions, receipt, invoice, payment, at correspondence o iugnay ang mga ito sa references. Gumagawa ito ng traceable purchase-to-payment record.

Hindi kailangan ng formal PO ang bawat small purchase, pero dapat tukuyin ng businesses kung kailan ito required. Dapat tanungin ng suppliers ang new business clients tungkol sa PO requirements bago magsimula para maiwasan ang invoice rejection.

• Panatilihing magkahiwalay ang controlled purchase-order at invoice number sequences
• Kinakailangang PO threshold o patakaran
• Naka-reference sa invoice ang tinanggap na PO
• Magkakaugnay na order, resibo, invoice, at bayad

Sundan ang buong pagbili

Inaaprubahan ng buyer ang order, ibinibigay ng supplier ang trabaho at saka naniningil. Ikinukumpara ng buyer ang ordered, received at charged.

Iugnay ang quotation at references para hindi na ipaliwanag muli ang proyekto sa accounting.

Unawain ang three-way match

Kung sampung upuan ang ordered, walo ang received at sampu ang billed, suriin kung kulang ang delivery, may error o ibang arrangement.

Sa serbisyo, maaaring approved milestone ang patunay. Hindi kailangang gumawa ng kathang-isip na goods receipt para sa trabahong walang pisikal na delivery.

Maaaring maraming invoice sa isang order

Sa mahabang proyekto o staged delivery, tukuyin sa bawat invoice ang order, quantity, period o milestone.

Subaybayan ang naisingil at natitirang authorization. Alamin ang line references na hinihingi ng customer system bago magpadala.

Isama ang changes sa purchase approval

Maaaring kailangan pa ng revised order kahit may approval na ang project contact. Alamin ang internal process kaysa ipalagay na sapat ang isang email.

Ipakita ang extra at itabi ang kasunduan. Huwag itago sa dating line para magmukhang kapareho ng lumang purchase order.

Itanong bago simulan ang trabaho

Alamin kung sino ang issuer at approver, kailan available ang reference, at kung may portal o supplier registration.

Kung urgent pero wala pang order, linawin ang authorized agreement at susunod na dokumento. Hindi lahat ng humihiling ng trabaho ay may unlimited purchasing authority.

Ayusin ang tiyak na dahilan ng return

Alamin kung reference, quantity, price, acceptance o approved amount ang problema. Magbigay ng ebidensiya o itama ang aktuwal na error.

Kung hindi dating requirement ang purchase order, ipaliwanag ang agreement at humanap ng wastong processing route kasama ng kliyente. Huwag mag-imbento ng numero.