Sa purchase order vs invoice comparison, ipinapadala ng buyer ang purchase order bago ang purchase, habang ipinapadala ng seller ang invoice sa napagkasunduang billing event. Maaaring pareho ang items at prices na nakalista, pero nire-record ng PO ang in-authorize ng buyer at ng invoice ang amount na sinasabing due ng seller.
Halimbawa, maaaring i-approve ng PO-104 ang 12 units na tig-$75, o $900 bago ang tax. Dapat i-reference ng supplier invoice na INV-208 ang PO-104 at ipakita ang aktuwal na 12 units na supplied, parehong $75 unit price, applicable tax, at payment due date. Nakakatulong ang pagtutugma ng fields na makita ang unauthorized buying, duplicate payment, at price o quantity errors.
Purchase order kumpara sa invoice
Ano ang pagkakaiba ng purchase order at invoice?
Maaaring pareho ang items sa documents, pero ginagamit ito ng buyer at seller sa magkaibang stages ng transaction.
| Tanong | Purchase order | Invoice |
|---|---|---|
| Sino ang nagpapadala nito? | Ipinapadala ito ng mamimili sa supplier. | Ipinapadala ito ng nagbebenta sa mamimili. |
| Kailan ito ginagamit? | Bago mangako sa trabaho, shipment, o pagbili. | Pagkatapos ng delivery, milestone, o ibang napagkasunduang billing event. |
| Ano ang layunin nito? | Pahintulutan at tukuyin ang nakaplanong pagbili. | Humiling ng bayad para sa ibinigay na produkto o serbisyo. |
| Ano ang itinugma? | Aprubadong supplier, items, quantities, prices, at delivery terms. | Aktuwal na items, buwis, totals, at PO o receipt references. |
| Patunay ba ito ng pagbabayad? | Blg. | Hindi. Resibo o payment record ang nagpapatunay ng bayad. |
Sino ang nagpapadala ng purchase order at sino ang nagpapadala ng invoice?
Gumagawa at nag-aapprove ang buyer ng purchase order, pagkatapos ay ipinapadala ito sa supplier. Tinutukoy nito ang supplier, requested goods o services, quantities, prices, delivery, at terms. Maaari itong ibawas sa department o project budget.
Gumagawa ang supplier ng invoice para sa buyer pagkatapos ng agreed billing event. Tinutukoy nito ang transaction, amount due, tax, payment terms, at payment instructions. Dapat banggitin ng supplier ang PO ng buyer kapag required.
- Purchase order: ipinapadala ito ng buyer sa supplier
- Invoice: ipinapadala ito ng nagbebenta sa mamimili
- Kinokontrol ng PO ang awtorisasyon
- Humihiling ng bayad ang invoice
Kailan lumalabas ang bawat dokumento?
Karaniwang ginagawa ang PO bago i-ship ang goods o magsimula ang services. Nagbibigay ito sa supplier ng evidence ng approved order. Dapat idokumento ang changes gamit ang revised PO o accepted change process.
Ginagawa ang invoice pagkatapos ng delivery, completion, recurring period, o agreed milestone. Maaaring mas maagang i-invoice ang deposits at advances kapag pinapayagan ng contract. Dapat umayon ang timing sa commercial agreement.
- Purchase order: bago ang commitment, trabaho, o delivery
- Resibo o pag-apruba ng serbisyo pagkatapos ng delivery
- Mag-invoice sa napagkasunduang billing event
- Bayad pagkatapos ng pagtutugma at pag-apruba
Paano pinagtutugma ang purchase orders at invoices?
Inihahambing ng two-way matching ang invoice sa PO. Gumagamit din ang three-way matching ng evidence na natanggap ang goods o approved ang services. Sinusuri ng reviewer ang supplier, item, quantity, price, tax, freight, total, at references.
Maaaring valid ang differences, gaya ng approved change o partial delivery, pero dapat itong idokumento. Hindi dapat baguhin ng supplier ang PO; kontrolado ng buyer ang sarili nitong authorization record.
- Itugma muna ang supplier at purchase-order reference
- Pagtutugma ng dami at presyo
- Pagtutugma ng resibo o pag-apruba
- Nakadokumentong tolerance o exception
Magkaiba ba ang purchase invoice at purchase order?
Oo. Ang purchase invoice ay record ng buyer sa supplier invoice na natanggap para sa purchase. Invoice pa rin ito, hindi purchase order. Ipinapadala ng supplier ang invoice; itinatala ito ng buyer bilang purchase invoice o vendor bill sa accounts payable.
Mas nauuna ang purchase order at ipinapakita nito ang approved ng buyer. Ipinapakita ng purchase invoice ang siningil ng supplier. Inihahambing ng buyer ang incoming invoice sa PO at receiving evidence bago mag-approve ng payment. Basahin ang hiwalay na purchase-invoice guide para sa fields at workflow pagkatapos matanggap ang invoice.
- Purchase order: awtorisasyon ng buyer bago ang supply
- Supplier invoice: kahilingan ng seller para sa bayad
- Purchase invoice: record ng buyer para sa incoming invoice na iyon
- Itugma ang lahat ng rekord bago aprubahan
Paano dapat pag-ugnayin ang mga rekord?
Gumamit ng magkaibang PO at invoice numbers. I-store nang magkakasama ang approved order, revisions, receipt, invoice, payment, at correspondence o iugnay ang mga ito sa references. Gumagawa ito ng traceable purchase-to-payment record.
Hindi kailangan ng formal PO ang bawat small purchase, pero dapat tukuyin ng businesses kung kailan ito required. Dapat tanungin ng suppliers ang new business clients tungkol sa PO requirements bago magsimula para maiwasan ang invoice rejection.
- Panatilihing magkahiwalay ang controlled purchase-order at invoice number sequences
- Kinakailangang PO threshold o patakaran
- Naka-reference sa invoice ang tinanggap na PO
- Magkakaugnay na order, resibo, invoice, at bayad
Mga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- Federal Acquisition Regulation 13.302-1: Mga purchase orderSinasabing tinutukoy ng purchase orders ang quantity o scope ordered, delivery timing, at inspection arrangements.
- Federal Acquisition Regulation 32.905: Documentation para sa invoiceInililista ang invoice documentation elements na ginagamit sa proper payment request sa ilalim ng federal contracts.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa pangunahing pagkakaiba ng purchase order at invoice
Maaari bang mag-isyu ng invoice nang walang purchase order?
Oo, maliban kung kailangan ng buyer o contract ang PO. Dapat kumpirmahin ng suppliers ang client process bago mag-deliver ng work.
Ibig bang sabihin ng purchase order na naganap na ang bayad?
Hindi. Ina-authorize nito ang planned purchase. Karaniwang sumusunod ang payment sa delivery, invoice, review, at approval.
Paano kung lumampas sa PO ang invoice?
Huminto at ayusin ang difference. Maaaring kailangan ng buyer ang approved PO change, at dapat magbigay ang supplier ng evidence para sa authorized additions.