Pinakamadaling linawin ang quantity, presyo at delivery bago magsimula ang supplier. Kapag dumating na ang shipment, mas mahirap ayusin ang malabong order.
Puwedeng simple ang purchase order kung malinaw kung ano ang ibibigay at may maaasahang tala ang sarili mong team.
Idisenyo ang header ng purchase order
Lagyan ng label na “Purchase Order” ang document at idagdag ang unique PO number, issue date, buyer details, supplier details, billing address, delivery address, at requester. Isama ang contract, project, department, o budget codes na ginagamit ng organization.
Gumamit ng fields sa halip na free-form placement para walang makaligtaang required information. Dapat tumugma ang supplier name sa approved vendor record. Ihiwalay ang delivery location sa address kung saan ipinapadala ng supplier ang invoices.
- Natatanging numero ng PO at petsa ng pag-isyu
- Detalye ng mamimili at aprubadong supplier
- Mga address sa pagsingil at delivery
- Requester, approver, proyekto, at departamento
Gumawa ng mga field para sa item at kabuuan
Gumamit ng line items para sa description, supplier item code kung relevant, quantity, unit, unit price, tax treatment, at total. Ilarawan ang services gamit ang scope o milestone sa halip na unclear label. Mag-attach ng specifications o statement of work kapag kulang ang detail na kayang dalhin ng table.
Ipakita ang subtotal, discounts, freight, tax, at authorized total. Kung estimate o not-to-exceed amount ang price, malinaw itong isaad. Hindi dapat manghula ang supplier kung maaaring magbago ang quantity o price.
- Paglalarawan ng item o serbisyo
- Dami, unit, at napagkasunduang presyo
- Freight, diskuwento, buwis, at kabuuan
- Limitasyon sa pera at presyo
Magdagdag ng tuntunin sa delivery at commercial
Isaad ang requested delivery date, location, shipping method o agreed trade term kung naaangkop, contact, at acceptance requirements. Para sa services, gamitin ang start at completion dates, milestones, o scheduled hours.
Banggitin ang payment terms na accepted ng supplier, required invoice information, at process para sa changes. Hindi dapat tahimik na i-override ng PO ang negotiated contract. Kapag may master agreement, tukuyin ito at gawing clear ang document hierarchy.
- Petsa, lugar, at tagubilin sa delivery
- Mga requirement sa pagtanggap o inspeksyon
- Napagkasunduang tuntunin sa pagbabayad
- Mga reference ng kontrata at pagbabago
Kontrolin ang pag-apruba at pagtutugma
Gumawa ng approval area na may names, roles, dates, at evidence. Huwag hayaang kopyahin ng users ang old PO number o approval sa new order. I-save ang revised versions at ipaalam ang changes sa supplier bago ang delivery.
Kapag dumating ang invoice, itugma ang supplier, PO, receipt o service approval, quantities, prices, tax, at total. Dapat ayusin at hindi itago ang differences. Sinusuportahan ng three-way relationship ng order, receipt, at invoice ang accurate payment.
- Awtorisadong nag-apruba at petsa
- Kontroladong sequence ng numero
- Kasaysayan ng rebisyon
- Pagtutugma ng PO, resibo, at invoice
Magsimula sa approved purchase
Ilagay ang buyer, supplier, order number, date at delivery at billing address. Tukuyin ang magkaibang contact para sa pagtanggap at pagbabayad.
Suriin ang options at quantities bago kopyahin ang supplier quote. Dapat tumugma sa aktuwal na desisyong bumili.
Gumamit ng detalyeng masusuri sa delivery
Sampung upuan sa 120 bawat isa at 80 delivery ay 1,280 bago tax. Tukuyin ang model, specification at kung kasama ang assembly.
Magkaiba ang isang kahong may sampung item at sampung kahon. Panatilihin ang parehong unit sa confirmation at invoice.
| Halimbawang order | Quantity | Halaga |
|---|---|---|
| Tinukoy na upuan sa 120 | 10 | 1,200 |
| Agreed delivery | 1 | 80 |
| Subtotal bago tax | — | 1,280 |
Sabihin ang praktikal na delivery needs
Ilagay ang petsa o delivery window, lugar at mahalagang access information. Maaaring kailangan ng advance notice o taong tutulong sa unloading.
Tukuyin kung sino ang mag-aapruba ng substitutions o partial deliveries. Hindi dapat ang receiving team ang manghula sa pagbili.
Humingi ng confirmation at pangalanan ang revisions
Kumpirmahin ang presyo, availability at schedule. Hindi palaging accepted ang order dahil naipadala na; nakadepende sa agreement at applicable law ang epekto.
Itabi ang lumang version at ipaliwanag ang pagbabago. Nakakalito ang maraming walang label na kopyang iba-iba ang quantity.
Itala ang aktuwal na natanggap
Isulat ang petsa, dami at kondisyon, at i-report ang shortages ayon sa usapan. Para sa serbisyo, ang accepted stage ang maaaring record.
Kung walo pa lang sa sampung upuan ang dumating, gamitin iyon sa pagsusuri. Hindi patunay ng complete delivery ang invoice total.
Isara kapag wala nang bukas na usapin
Iugnay ang invoice, credits at payment sa order. Hindi kapalit ng supplier invoice number ang purchase order number.
Subaybayan ang undelivered items, disputes at refunds. Hindi laging tapos ang buong purchase dahil may isang invoice nang nabayaran.
Iba pang karaniwang tanong
Sino ang gumagawa ng purchase order?
Ginagawa ito ng buyer para i-authorize ang purchase. Tinutukoy ng supplier ang PO sa shipping documents at invoices kung kailangan.
Invoice ba ang purchase order?
Hindi. Iniisyu ang PO bago purchase o delivery upang i-authorize ito; supplier naman ang nag-iisyu ng invoice para humiling ng payment.
Maaari bang gumamit ng spreadsheet para sa purchase orders?
Oo, kapag controlled ang numbering, approvals, formulas, access, revisions, at final records. Maaaring kailangan ng larger teams ang dedicated purchasing system.