Itinatala ng purchase order, na madalas tawaging PO, ang ina-authorize ng buyer: supplier, items o services, quantities, prices, delivery, at terms. Nagbibigay ito ng reference sa supplier at tumutulong sa buyer na kontrolin ang spending at i-match ang later invoices.
Dapat suportahan ng template ang approval at hindi lamang magmukhang formal. Tukuyin kung sino ang maaaring gumawa at mag-approve ng POs, paano itinatalaga ang numbers, kailan kailangan ng revision, at paano ini-store ang final document.
Mahahalagang punto
Mahahalagang dapat malaman
| Paksa | Ano ang susuriin |
|---|---|
| Idisenyo ang header ng purchase order | Natatanging numero ng PO at petsa ng pag-isyu |
| Gumawa ng mga field para sa item at kabuuan | Paglalarawan ng item o serbisyo |
| Magdagdag ng tuntunin sa delivery at commercial | Petsa, lugar, at tagubilin sa delivery |
| Kontrolin ang pag-apruba at pagtutugma | Awtorisadong nag-apruba at petsa |
Idisenyo ang header ng purchase order
Lagyan ng label na “Purchase Order” ang document at idagdag ang unique PO number, issue date, buyer details, supplier details, billing address, delivery address, at requester. Isama ang contract, project, department, o budget codes na ginagamit ng organization.
Gumamit ng fields sa halip na free-form placement para walang makaligtaang required information. Dapat tumugma ang supplier name sa approved vendor record. Ihiwalay ang delivery location sa address kung saan ipinapadala ng supplier ang invoices.
- Natatanging numero ng PO at petsa ng pag-isyu
- Detalye ng mamimili at aprubadong supplier
- Mga address sa pagsingil at delivery
- Requester, approver, proyekto, at departamento
Gumawa ng mga field para sa item at kabuuan
Gumamit ng line items para sa description, supplier item code kung relevant, quantity, unit, unit price, tax treatment, at total. Ilarawan ang services gamit ang scope o milestone sa halip na unclear label. Mag-attach ng specifications o statement of work kapag kulang ang detail na kayang dalhin ng table.
Ipakita ang subtotal, discounts, freight, tax, at authorized total. Kung estimate o not-to-exceed amount ang price, malinaw itong isaad. Hindi dapat manghula ang supplier kung maaaring magbago ang quantity o price.
- Paglalarawan ng item o serbisyo
- Dami, unit, at napagkasunduang presyo
- Freight, diskuwento, buwis, at kabuuan
- Limitasyon sa pera at presyo
Magdagdag ng tuntunin sa delivery at commercial
Isaad ang requested delivery date, location, shipping method o agreed trade term kung naaangkop, contact, at acceptance requirements. Para sa services, gamitin ang start at completion dates, milestones, o scheduled hours.
Banggitin ang payment terms na accepted ng supplier, required invoice information, at process para sa changes. Hindi dapat tahimik na i-override ng PO ang negotiated contract. Kapag may master agreement, tukuyin ito at gawing clear ang document hierarchy.
- Petsa, lugar, at tagubilin sa delivery
- Mga requirement sa pagtanggap o inspeksyon
- Napagkasunduang tuntunin sa pagbabayad
- Mga reference ng kontrata at pagbabago
Kontrolin ang pag-apruba at pagtutugma
Gumawa ng approval area na may names, roles, dates, at evidence. Huwag hayaang kopyahin ng users ang old PO number o approval sa new order. I-save ang revised versions at ipaalam ang changes sa supplier bago ang delivery.
Kapag dumating ang invoice, itugma ang supplier, PO, receipt o service approval, quantities, prices, tax, at total. Dapat ayusin at hindi itago ang differences. Sinusuportahan ng three-way relationship ng order, receipt, at invoice ang accurate payment.
- Awtorisadong nag-apruba at petsa
- Kontroladong sequence ng numero
- Kasaysayan ng rebisyon
- Pagtutugma ng PO, resibo, at invoice
Mga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- Federal Acquisition Regulation: Kahulugan ng purchase orderTinutukoy ang purchase order bilang offer na bumili ng supplies o services sa specified terms and conditions.
- Federal Acquisition Regulation: Nilalaman ng purchase orderHinihingi na tukuyin sa purchase orders ang quantity o scope, delivery o performance timing, at inspection arrangements.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa paggawa ng purchase order template
Sino ang gumagawa ng purchase order?
Ginagawa ito ng buyer para i-authorize ang purchase. Tinutukoy ng supplier ang PO sa shipping documents at invoices kung kailangan.
Invoice ba ang purchase order?
Hindi. Iniisyu ang PO bago purchase o delivery upang i-authorize ito; supplier naman ang nag-iisyu ng invoice para humiling ng payment.
Maaari bang gumamit ng spreadsheet para sa purchase orders?
Oo, kapag controlled ang numbering, approvals, formulas, access, revisions, at final records. Maaaring kailangan ng larger teams ang dedicated purchasing system.