Purchase invoice: paano suriin ang supplier bill

Anong impormasyon ang nasa purchase invoice?

Karaniwang nasa purchase invoice ang invoice number at issue date ng supplier, legal o trading identities ng parehong parties, item descriptions, quantities, prices, discounts, tax, currency, total, due date, at payment instructions. Nakadepende sa location at transaction ang required fields.

Dapat panatilihin ng buyer ang original number ng supplier sa halip na palitan ito ng internal invoice number. Maaaring hiwalay na idagdag ang internal document ID para manatiling traceable ang source invoice.

• Numero at mga petsa ng invoice ng supplier
• Mga detalye ng supplier at mamimili
• Mga item, dami, presyo, buwis, at kabuuan
• PO reference, takdang petsa, at tuntunin sa bayad

Purchase invoice kumpara sa purchase order

Gumagawa ang buyer ng purchase order bago ang supply para i-authorize ang maaaring bilhin. Gumagawa ang supplier ng invoice pagkatapos ng agreed billing event para humiling ng payment. Tinatanggap at itinatala ito ng buyer bilang purchase invoice.

Hindi pinatutunayan ng PO ang delivery o payment, at hindi pinatutunayan ng purchase invoice ang authorization. Tumutulong ang paghahambing ng invoice sa approved PO at receipt o service approval na makita ang price, quantity, duplicate, o supplier differences.

• Ang PO ay ginagawa ng mamimili
• Supplier ang gumagawa ng invoice
• Ang purchase invoice ang incoming-invoice record ng buyer
• Kinukumpirma ng resibo o pag-apruba ang supply

Purchase invoice kumpara sa sales invoice

Inilalarawan ng names ang parehong transaction mula sa magkasalungat na side. Para sa supplier, sales invoice ang document dahil itinatala nito ang sale at amount receivable. Para sa buyer, purchase invoice ito dahil itinatala nito ang purchase at amount payable.

Hindi kailangan ng dalawang label sa PDF. Karaniwang Invoice ang title nito. Tinutukoy ng accounting system kung ilalagay ang document sa sales o purchases batay sa kung in-issue o tinanggap ito ng business.

• Supplier: sales invoice at receivable
• Mamimili: purchase invoice at payable
• Isang source document, dalawang accounting perspective
• Hiwalay na patunay ng bayad ang resibo

Paano dapat iproseso ng buyer ang purchase invoice?

Kumpirmahin ang supplier, invoice number, dates, tax treatment, currency, bank details, at calculations. Itugma ang invoice sa approved purchase order at proof of delivery o service approval kapag applicable ang controls na iyon. Ayusin ang exceptions bago magbayad sa halip na i-edit ang document ng supplier.

Itala ang approved amount at due date, i-schedule ang payment sa authorized process, at i-link ang payment reference pabalik sa invoice. Itago ang original invoice, approvals, corrections, credits, at payment record sa period na required ng applicable accounting at tax rules.

• Suriin ang identity, reference, at kabuuan
• Itugma ang awtorisasyon at katibayan ng resibo
• Ayusin ang pagkakaiba bago magbayad
• Iugnay ang mga tala ng pag-apruba, bayad, at retention

Basahin mula sa panig ng buyer

Sales invoice ito para sa supplier at purchase invoice o bill para sa iyo. Hindi kailangan ng dalawang record dahil lamang magkaiba ang tawag.

Suriin ang supplier, number, date, currency, produkto o serbisyo at terms. Iugnay sa project o department na gumamit ng purchase.

Kumpirmahin ang supplier at payment details

Kung biglang nagbago ang bank account, gumamit ng dati nang kilalang contact para magkumpirma, hindi lamang detalye sa bagong mensahe.

Maaaring totoong pangalan ang katabi ng maling payment instructions. Itabi ang angkop na confirmation at sundin ang approval bago mag-transfer.

I-match ang order, receipt at invoice

Kung sampu ang ordered, walo ang received at sampu ang billed, alamin kung may kulang pang delivery o error.

Para sa serbisyo, kumpirmahin ang period o milestone sa tumanggap ng trabaho. Ang order ay authorization, hindi awtomatikong patunay ng completion.

Ihiwalay ang approval sa payment

Magkakaiba ang received, reviewed, approved, scheduled at paid. Natatago ang unpaid balance kapag paid agad ang mark sa approval pa lang.

Itala ang approver, expected date at aktuwal na payment reference. Ilaan ang isang transfer kung maraming invoice ang binayaran.

I-classify ayon sa tunay na gastos

Maaaring inventory, project cost, operating expense o asset ang purchase. Hindi title ng invoice ang nagtatakda ng accounting o tax treatment.

Itabi ang description at gamit. Kung hindi tiyak, magtanong sa humahawak ng accounts kaysa pumili para lang matapos ang listahan.

Iugnay ang credits at returns

Maaaring may credit note o refund kapag may binalik o inayos. I-link sa orihinal at baguhin ang balance bago i-schedule ang bayad.

I-match ang supplier statement sa invoices. Maaaring madoble ang gastos kung bagong purchase ang buong statement total.