Inilalarawan ng term na purchase invoice ang view ng buyer sa incoming supplier invoice. Tinutukoy nito ang vendor, buyer, supplied items, dates, tax, total, payment terms, at purchase-order reference. Hindi nito ibig sabihin na paid na ang purchase.
Halimbawa, ang supplier invoice para sa 12 units na tig-$75 ay may $900 subtotal bago ang tax. Itinatala ng buyer ang $900 bilang purchase at amount payable, ayon sa accounting method ng business at applicable rules. Itinatala naman ng supplier ang parehong transaction bilang sale at amount receivable.
Paghahambing ng dokumento sa pagbili
Paano naiiba ang purchase invoice sa mga kaugnay na dokumento?
Nakadepende ang document name sa gumawa, nagtala, at kung ina-authorize, hinihiling, o kinukumpirma nito ang payment.
| Dokumento | Ginawa ng | Pangunahing layunin | Karaniwang panahon |
|---|---|---|---|
| Purchase order | Mamimili | Pahintulutan ang nakaplanong pagbili | Bago ang supply |
| Invoice ng supplier | Supplier | Humiling ng bayad para sa supply | Sa napagkasunduang oras ng pagsingil |
| Invoice sa pagbili | Mamimili ang nagtatala ng invoice ng supplier | Itala ang pagbili at halagang babayaran | Pagkatapos matanggap ang invoice ng supplier |
| Invoice sa benta | Supplier ang nagtatala ng sarili nitong invoice | Itala ang benta at halagang matatanggap | Kailan iniisyu ang invoice |
| Resibo | Nagbebenta o payment provider | Kumpirmahin ang bayad | Pagkatapos ng bayad |
Anong impormasyon ang nasa purchase invoice?
Karaniwang nasa purchase invoice ang invoice number at issue date ng supplier, legal o trading identities ng parehong parties, item descriptions, quantities, prices, discounts, tax, currency, total, due date, at payment instructions. Nakadepende sa location at transaction ang required fields.
Dapat panatilihin ng buyer ang original number ng supplier sa halip na palitan ito ng internal invoice number. Maaaring hiwalay na idagdag ang internal document ID para manatiling traceable ang source invoice.
- Numero at mga petsa ng invoice ng supplier
- Mga detalye ng supplier at mamimili
- Mga item, dami, presyo, buwis, at kabuuan
- PO reference, takdang petsa, at tuntunin sa bayad
Purchase invoice kumpara sa purchase order
Gumagawa ang buyer ng purchase order bago ang supply para i-authorize ang maaaring bilhin. Gumagawa ang supplier ng invoice pagkatapos ng agreed billing event para humiling ng payment. Tinatanggap at itinatala ito ng buyer bilang purchase invoice.
Hindi pinatutunayan ng PO ang delivery o payment, at hindi pinatutunayan ng purchase invoice ang authorization. Tumutulong ang paghahambing ng invoice sa approved PO at receipt o service approval na makita ang price, quantity, duplicate, o supplier differences.
- Ang PO ay ginagawa ng mamimili
- Supplier ang gumagawa ng invoice
- Ang purchase invoice ang incoming-invoice record ng buyer
- Kinukumpirma ng resibo o pag-apruba ang supply
Purchase invoice kumpara sa sales invoice
Inilalarawan ng names ang parehong transaction mula sa magkasalungat na side. Para sa supplier, sales invoice ang document dahil itinatala nito ang sale at amount receivable. Para sa buyer, purchase invoice ito dahil itinatala nito ang purchase at amount payable.
Hindi kailangan ng dalawang label sa PDF. Karaniwang Invoice ang title nito. Tinutukoy ng accounting system kung ilalagay ang document sa sales o purchases batay sa kung in-issue o tinanggap ito ng business.
- Supplier: sales invoice at receivable
- Mamimili: purchase invoice at payable
- Isang source document, dalawang accounting perspective
- Hiwalay na patunay ng bayad ang resibo
Paano dapat iproseso ng buyer ang purchase invoice?
Kumpirmahin ang supplier, invoice number, dates, tax treatment, currency, bank details, at calculations. Itugma ang invoice sa approved purchase order at proof of delivery o service approval kapag applicable ang controls na iyon. Ayusin ang exceptions bago magbayad sa halip na i-edit ang document ng supplier.
Itala ang approved amount at due date, i-schedule ang payment sa authorized process, at i-link ang payment reference pabalik sa invoice. Itago ang original invoice, approvals, corrections, credits, at payment record sa period na required ng applicable accounting at tax rules.
- Suriin ang identity, reference, at kabuuan
- Itugma ang awtorisasyon at katibayan ng resibo
- Ayusin ang pagkakaiba bago magbayad
- Iugnay ang mga tala ng pag-apruba, bayad, at retention
Mga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- Mga Requirement sa Invoice ng UK GovernmentInililista ang core invoice fields gaya ng identifiers, parties, descriptions, dates, amounts, VAT, at total.
- Federal Acquisition Regulation 32.905: Documentation para sa invoiceNagbibigay ng official example ng invoice documentation at references na sumusuporta sa proper payment request.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa purchase invoice
Pareho ba ang purchase invoice at purchase order?
Hindi. Nagpapadala ang buyer ng purchase order para i-authorize ang planned purchase. Nagpapadala ang supplier ng invoice na itinatala ng buyer bilang purchase invoice.
Sino ang gumagawa ng purchase invoice?
Gumagawa ng invoice ang supplier. Tinatanggap at itinatala ito ng buyer bilang purchase invoice o vendor bill sa accounts-payable process.
Patunay ba ng bayad ang purchase invoice?
Hindi. Itinatala nito ang amount charged o payable. Kinukumpirma ng receipt, bank record, processor confirmation, o ibang payment record ang settlement.