Mga Kategorya ng Gastos ng Maliit na Negosyo

Aling pangunahing operating expense categories ang dapat gamitin?

Magsimula sa broad categories na naglalarawan ng recurring operations. Kabilang sa common examples ang advertising, insurance, professional services, rent, software, supplies, utilities, repairs, at contract labor.

Panatilihing sapat na maikli ang list para consistent itong magamit. Gumawa lamang ng bagong category kapag nakatutulong ang distinction sa reporting, budgeting, compliance, o actual business decision.

• Advertising: website ads, printed promotion, at sponsorship
• Upa, utility, at insurance
• Software, mga supply, at kagamitan
• Propesyonal at contract service

Mga kategorya ng biyahe at sasakyan

Maaaring kasama sa travel costs ang transportation, lodging, at eligible meals, habang maaaring i-track ang local vehicle use sa mileage o actual costs. Panatilihing magkahiwalay ang bawat type para mas madaling suriin ang supporting facts.

Itala ang business purpose, date, destination, participants kung relevant, at source document. Hindi dapat ihalo ang personal portions sa business category dahil lamang galing sa business account ang payment.

• Pamasahe sa eroplano at ground transportation
• Lodging at mga kwalipikadong pagkain
• Mileage ng negosyo o gastos sa sasakyan
• Parking, toll, at bayarin sa biyahe

Direktang gastos at overhead

Maaaring iugnay ang direct costs sa product, service, o client job, gaya ng materials na binili para sa isang project. Sinusuportahan ng overhead ang business sa pangkalahatan, gaya ng office rent o accounting software.

Tumutulong ang paghihiwalay ng dalawa sa pag-estimate ng project margin at pagtatakda ng prices. Gumamit ng project o client tags kasama ng account category para suportahan ng parehong transaction ang financial reporting at job-cost analysis.

• Mga materyales para sa partikular na trabaho
• Mga subcontractor na nakatalaga sa proyekto
• Pinagsasaluhang gastos sa opisina at administration
• Project tag kasama ng expense category

Panatilihin ang pare-parehong listahan ng kategorya

Idokumento kung ano ang kabilang sa bawat category at regular na suriin ang uncategorized transactions. Kapag lumalabas ang parehong vendor sa ilang categories, mag-classify batay sa binili at hindi sa vendor name lamang.

Suriin ang list kasama ng naghahanda ng accounts o returns ng business. Pagsamahin ang unused categories, itama ang recurring errors, at panatilihin ang receipt links para matunton ang bawat reported total sa source nito.

• Sumulat ng maikling kahulugan bawat kategorya
• Suriin buwan-buwan ang item na walang kategorya
• Ikategorya ang pagbili, hindi lamang ang supplier
• Panatilihing nakaugnay sa katibayan ang bawat transaksyon

I-category ang uri ng cost

Maaaring materials, travel, software, rent, insurance, marketing at professional services. Mga management examples ito, hindi universal tax categories.

Gumamit ng pangalang naiintindihan ng mga nag-e-entry. Kung laging overlap, linawin o pasimplehin para pareho ang kahulugan ng totals.

Ihiwalay ang project at reimbursement

Maaaring travel ang taxi, para sa project A, personal na paid at pending reimbursement. Iisang expense pa rin ito.

Gumamit ng hiwalay na fields o system features. Magkaibang tanong ang kabuuang travel spending at perang dapat ibalik ng client.

Ipaliwanag ang mixed-use amounts

Maaaring personal at business ang phone, internet, vehicle o equipment. Itabi ang underlying cost at allocation basis.

Hindi awtomatikong tinutukoy ng category ang eligible percentage. Inaayos nito ang impormasyon, hindi pinatutunayang deductible ang buong halaga.

Huwag ipilit ang equipment sa routine spending

Maaaring ibang treatment ang inventory, long-term equipment at consumables. Itabi ang acquisition date, cost at use o disposal details.

Kung hindi tiyak, panatilihin ang tanong kasama ang ebidensiya para sa accounts. Itinatago lang ng arbitrary category ang hindi pa napagpasiyahan.

Isulat ang mga paulit-ulit na desisyon

Maikling reference para sa recurring purchases ang makakaiwas sa pabago-bagong classification bawat buwan. Sabihin ang kailangang impormasyon.

Magdagdag kapag may tunay na ambiguity. Ihiwalay ang internal reporting categories sa formal accounting at tax treatment.

Suriin gamit ang mismong reports

Buksan ang laman ng lumalaking miscellaneous. Pagsamahin ang maliit na category kung wala itong silbi sa desisyon, habang naiintindihan pa rin ang old reports.

Ihambing ang magkatulad na periods at tukuyin ang one-time purchases. Layunin ang makita ang patterns, hindi ang mapunang lahat ng kahon.