Ginagawang useful information ng small business expense categories ang mahabang transaction list. Halimbawa, maaaring kabilang sa $7,500 expense month ang $2,400 rent, $1,350 contract labor, $900 software, $750 advertising, $600 travel, at $1,500 supplies at iba pang operating costs. Ipinapakita ng category totals kung saan napunta ang pera nang hindi sinusuri ang bawat receipt.
Hindi ginagawang tax-deductible ng accounting category lamang ang cost. Nakadepende ang tax treatment sa jurisdiction, business facts, at current rules. Gumagamit ang guide na ito ng common U.S. small-business examples para sa organization, hindi individual tax advice.
Mga halimbawa ng kategorya ng gastos
Aling record ang dapat sumuporta sa bawat expense category?
Kapaki-pakinabang lang ang consistent category kapag naka-ugnay ang bawat transaction sa business purpose at source document nito.
| Kategorya | Mga halimbawa | Talang dapat itago |
|---|---|---|
| Advertising | Website ads, naka-print na promosyon, at sponsorship | Supplier invoice, resibo, at layunin ng campaign |
| Software at mga supply | Mga subscription, office supplies, at maliliit na tool | Resibo, invoice, at tala ng user o proyekto |
| Mga propesyonal na serbisyo | Mga espesyalista sa accounting, legal, at independent work | Kontrata, supplier invoice, at tala ng bayad |
| Biyahe | Transportasyon, lodging, at kwalipikadong pagkain | Resibo kasama ang petsa, destinasyon, at business purpose |
| Sasakyan | Business mileage, parking, tolls, o aktuwal na gastos | Mileage log o mga resibo na may patunay ng business use |
| Direktang gastos sa proyekto | Mga materyales, subcontractor, at equipment para sa isang trabaho | Resibo o invoice na naka-link sa client at proyekto |
| Overhead | Upa, insurance, utilities, at administration | Kontrata o invoice na nagpapakita ng obligasyon ng negosyo |
Aling pangunahing operating expense categories ang dapat gamitin?
Magsimula sa broad categories na naglalarawan ng recurring operations. Kabilang sa common examples ang advertising, insurance, professional services, rent, software, supplies, utilities, repairs, at contract labor.
Panatilihing sapat na maikli ang list para consistent itong magamit. Gumawa lamang ng bagong category kapag nakatutulong ang distinction sa reporting, budgeting, compliance, o actual business decision.
- Advertising: website ads, printed promotion, at sponsorship
- Upa, utility, at insurance
- Software, mga supply, at kagamitan
- Propesyonal at contract service
Mga kategorya ng biyahe at sasakyan
Maaaring kasama sa travel costs ang transportation, lodging, at eligible meals, habang maaaring i-track ang local vehicle use sa mileage o actual costs. Panatilihing magkahiwalay ang bawat type para mas madaling suriin ang supporting facts.
Itala ang business purpose, date, destination, participants kung relevant, at source document. Hindi dapat ihalo ang personal portions sa business category dahil lamang galing sa business account ang payment.
- Pamasahe sa eroplano at ground transportation
- Lodging at mga kwalipikadong pagkain
- Mileage ng negosyo o gastos sa sasakyan
- Parking, toll, at bayarin sa biyahe
Direktang gastos at overhead
Maaaring iugnay ang direct costs sa product, service, o client job, gaya ng materials na binili para sa isang project. Sinusuportahan ng overhead ang business sa pangkalahatan, gaya ng office rent o accounting software.
Tumutulong ang paghihiwalay ng dalawa sa pag-estimate ng project margin at pagtatakda ng prices. Gumamit ng project o client tags kasama ng account category para suportahan ng parehong transaction ang financial reporting at job-cost analysis.
- Mga materyales para sa partikular na trabaho
- Mga subcontractor na nakatalaga sa proyekto
- Pinagsasaluhang gastos sa opisina at administration
- Project tag kasama ng expense category
Panatilihin ang pare-parehong listahan ng kategorya
Idokumento kung ano ang kabilang sa bawat category at regular na suriin ang uncategorized transactions. Kapag lumalabas ang parehong vendor sa ilang categories, mag-classify batay sa binili at hindi sa vendor name lamang.
Suriin ang list kasama ng naghahanda ng accounts o returns ng business. Pagsamahin ang unused categories, itama ang recurring errors, at panatilihin ang receipt links para matunton ang bawat reported total sa source nito.
- Sumulat ng maikling kahulugan bawat kategorya
- Suriin buwan-buwan ang item na walang kategorya
- Ikategorya ang pagbili, hindi lamang ang supplier
- Panatilihing nakaugnay sa katibayan ang bawat transaksyon
Mga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- IRS Publication 334: Tax Guide para sa Maliit na NegosyoInilalarawan ang karaniwang Schedule C income at expense categories para sa sole proprietors.
- Pagtatago ng Rekord ng IRS para sa Maliit na NegosyoIpinapaliwanag kung paano sinusuportahan ng records ang income, deductible expenses, financial statements, at tax returns.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa mga kategorya ng gastos ng maliit na negosyo
Ilang expense categories ang dapat gamitin ng maliit na negosyo?
Gamitin ang pinakamaliit na set na sapat para sa iyong reporting at decisions. Nagdudulot ng inconsistent entries ang sobrang daming categories, habang naitatago naman ng sobrang kaunti ang mahahalagang spending patterns.
Pareho ba ang expense categories at tax deductions?
Hindi. Inaayos ng categories ang records; nakadepende ang deductibility sa applicable tax rules at facts ng bawat expense.
Dapat bang hiwalay na category ang reimbursable client costs?
Oo, kapag kailangang mabawi ng business ang mga ito. Tinutulungan ng dedicated category at project tag na itugma ang cost sa client approval at invoice.