Ano ang Hindi Na-reimburse na Gastos sa Negosyo?

Magkaiba ang employee expenses at business expenses

Nagbabayad ang employee ng expenses habang nagtatrabaho para sa employer. Nagbabayad naman ang self-employed person ng costs habang pinapatakbo ang sariling trade o business. Maaaring magkaiba ang treatment sa parehong purchase depende sa kung sino ang gumastos, bakit ito kailangan, kung may reimbursement policy, at aling tax rules ang applicable sa tao.

Ipinaliwanag ng IRS na ginagamit ng employees ang Form 2106 sa qualifying situations para i-deduct ang ordinary at necessary job expenses. Ang ordinary expense ay common at accepted sa field, habang ang necessary expense ay helpful at appropriate. Hindi lamang kung mukhang work-related ang cost ang basehan ng eligibility.

• Tukuyin kung employee ka o self-employed
• Itala ang business purpose sa oras ng pagbili
• Suriin ang employer reimbursement rules bago magpalagay ng deduction
• Paghiwalayin ang personal at pangnegosyong bahagi

Humiling agad ng reimbursement

Dapat munang sundin ng employees ang written reimbursement process ng employer. Isumite ang receipt, date, amount, business purpose, project o client, at anumang required approval. Kung may deadline, huwag maghintay hanggang year-end. Para sa rejected claim, itago ang rejection at supporting correspondence.

Dapat magtakda ang business owners ng consistent policy para sa employees at owners. Ilahad kung aling costs ang allowed, sino ang mag-aapprove, anong evidence ang required, at gaano kabilis dapat isumite ang claim. Mas malinaw ang bookkeeping kapag consistent at mas mababa ang posibilidad na mahalo ang personal cost sa business records.

• Gamitin ang itinalagang expense form o system
• Ilakip ang itemized receipts at patunay ng pagbabayad
• Ipaliwanag ang layunin ng negosyo at mga kasangkot
• Itabi sa record ang pag-apruba o pagtanggi

Gumawa ng kumpletong tala ng gastos

Pinatutunayan ng bank o card statement na gumalaw ang pera, pero maaaring hindi nito ipaliwanag kung ano ang binili o bakit. Itago ang itemized receipt o invoice, proof of payment, date, vendor, amount, business purpose, at allocation sa business at personal use.

Kunan ng litrato ang paper receipts bago kumupas at i-store sa folder ayon sa year at category. Gumamit ng stable filenames sa halip na iwan ang images sa camera roll. Regular na i-reconcile ang records sa relevant bank o card account para makita ang missing documents habang madaling maalala ang purchase.

• Naka-itemize na resibo o invoice ng supplier
• Patunay ng bayad at petsa ng transaksyon
• Nakasulat na layunin sa negosyo
• Kahilingan at resulta ng reimbursement

Alamin kung kailan mahalaga ang propesyonal na payo

Humingi ng advice kapag significant ang amount, may mixed personal use ang cost, lumilikha ng long-lived asset ang purchase, tumatawid sa state o national borders ang work, o uncertain ang employment status. Maaaring makaapekto ang facts sa kung sino at kailan magre-report ng expense.

Huwag baguhin ang invoice para itago ang expense o gumawa ng evidence after the fact. Magtago ng accurate records at ibigay sa tax professional ang original documents. Pinapayagan sila ng clear trail na i-apply ang tamang current rule nang hindi binubuo ang transaction mula memory.

• Halo-halong status ng employee at contractor
• Gastos sa sasakyan, home office, biyahe, o edukasyon
• Equipment o property na ginagamit nang maraming taon
• Mga gastos na saklaw ng higit sa isang hurisdiksiyon

Alamin muna ang iyong papel

Magkaiba ang employee na may work purchase at self-employed na may business cost. Mahalaga ang policy, agreement at tax system.

Sa US federal rules, hindi lahat ng unreimbursed employee expenses ay deductible. May limitadong categories ang Form 2106; maaaring iba ang state o ibang bansang rules.

Specific ang Form 2106 categories

Kabilang sa current IRS instructions ang kaukulang categories para sa armed forces reservists, qualified performing artists, fee-basis state o local officials, at employees na may impairment-related work expenses.

May sariling conditions ang eligibility. Hiwalay din ang ilang educator provisions; gamitin ang current instructions para sa year at sitwasyon sa halip na general checklist.

Gawing madaling suriin ang claim

Ilagay ang date, amount, currency, supplier, purpose, approval at evidence. Sabihin kung sino ang humiling at anong project ang pinagsilbihan.

Tanungin ang dahilan ng rejection: documentation, deadline, authorization o excluded cost. Iba ang sagot sa bawat isa kaysa ulitin lamang ang receipt.

Ipaliwanag ang aktuwal na paggamit

Maaaring work-related ang travel, tools, training o communication pero nakadepende sa facts ang treatment. Hindi nagiging buong business cost ang personal item dahil minsang ginamit sa trabaho.

Sa mixed use, panatilihin ang allocation basis. Magkaiba ang pinatutunayan ng payment at purpose; huwag gumawa ng percentage pagkatapos para magkasya ang claim.

Iugnay ang reimbursement na dumating kalaunan

Ihiwalay ang requested, approved, received at remaining amounts. I-link ang payment sa original expense para hindi madoble.

Kung nai-report na sa tax, suriin ang epekto ng later reimbursement. Hindi permanenteng unreimbursed dahil unpaid pa noong una itong itinala.

Linawin ang susunod na purchase

Bago ang malaking gastos, alamin ang approver, evidence at submission timing. Nakakatulong ang malinaw na limits at exception process.

Sa dispute, pagsamahin ang facts at policy wording. Gumamit ng angkop na jurisdiction guidance at professional support para sa legal o tax questions.