Los gastos generales incluyen seguros, software, alquiler, administración, marketing, vehículos y otros costes compartidos no asignados a un trabajo. Una empresa puede parecer rentable y quedarse sin efectivo si sus precios cubren mano de obra y materiales, pero ignoran estos costes.
La clasificación de gastos generales es una herramienta de gestión, no etiqueta universal. Un coste puede ser directo en una empresa y general en otra. Una máquina exclusiva de un proyecto puede ser directa; equipo compartido, general. Usa un método coherente.
Calculadora gratuita de tasa de gastos generales
Calcula los gastos generales por hora facturable
Divide los gastos generales mensuales entre las horas facturables que la empresa espera trabajar de forma realista. El resultado es un dato para fijar el precio, no una tarifa horaria final recomendada.
Ejemplo de tasa de gastos generales
¿Cómo se convierten los gastos generales mensuales en una tarifa por hora?
El ejemplo separa costes compartidos, suma el mes y divide por horas facturables.
| Grupo de gastos generales | Importe mensual | Función en el cálculo |
|---|---|---|
| Instalaciones y suministros | $4,200 | Espacio compartido, electricidad, internet y costes operativos relacionados |
| Seguros y administración | $3,100 | Seguro general y apoyo administrativo no facturable |
| Software y marketing | $2,700 | Herramientas compartidas, suscripciones, sitio web y promoción |
| Vehículos y otros gastos generales | $2,000 | Costes compartidos de vehículo y operación no asignados a un trabajo |
| Gastos generales totales | $12,000 | $4,200 + $3,100 + $2,700 + $2,000 |
| Asignación por horas | $15 por hora facturable | $12,000 ÷ 800 horas facturables previstas |
Costes directos frente a gastos generales
Los costes directos pueden asignarse razonablemente a un trabajo, producto o cliente: materiales para una instalación, un subcontratista de un proyecto o mano de obra facturable. Los gastos generales respaldan muchos trabajos o toda la empresa.
La diferencia importa para precios e informes. Un margen calculado solo con costes directos no muestra si el trabajo contribuye lo suficiente a los costes compartidos. Revisa margen de contribución y gastos generales antes de decidir si el servicio es sostenible.
- Directos: materiales del proyecto y subcontratistas específicos
- Directo: trabajo registrado para un encargo concreto
- Gastos generales: administración, seguros generales y programas compartidos
- Gastos generales: instalaciones y equipos usados en varios trabajos
Gastos generales fijos, variables y semivariables
Los gastos generales fijos suelen mantenerse durante un periodo aunque cambien las ventas, como alquiler, licencias y algunos seguros. Los variables cambian con la actividad, como comisiones, material de envío o suministros ligados a producción.
Muchos costes son semivariables. Un teléfono tiene cuota y uso; un vehículo, seguro fijo y combustible y mantenimiento variables. Separar partes mejora previsiones, pero no crees un detalle cuyo mantenimiento cueste más de lo que ayuda.
- Los costes fijos sostienen la capacidad antes de una venta
- Los costes variables aumentan o disminuyen con la actividad
- Los costes semivariables contienen ambos componentes
- Revisa las categorías cuando cambie la actividad
Cómo calcular una tasa de gastos generales
Elige un periodo, suma gastos generales y divide por una base práctica. Consultoría puede usar horas facturables; contratista, coste laboral directo; producto, unidades, horas de máquina o costes directos. La base debe relacionarse con el consumo de recursos.
Si los gastos mensuales son $12,000 y se esperan 800 horas facturables, promedian $15 por hora. No es automáticamente el recargo, sino una entrada. La tarifa final debe cubrir mano de obra, prestaciones, riesgo, tiempo no facturable, beneficio e impuestos.
- Elige un periodo de informe coherente
- Total de gastos operativos compartidos
- Seleccionar una base de distribución pertinente
- Vuelve a calcular cuando cambien de forma importante la capacidad o los costes
Incluye los gastos generales en precios y planificación
Añade gastos generales deliberadamente al crear estimaciones o tarifas. Por horas, inclúyelos en la tarifa; por proyecto, aplica un método coherente a mano de obra, costes directos o total. Documenta el método para que los descuentos no eliminen lo necesario.
Compara gastos generales reales y previstos cada mes o trimestre. Investiga cambios en vez de tratar el porcentaje como permanente. Empleados, oficina, vehículo, suscripción o seguro nuevos cambian la base. Registros precisos mejoran cálculo e impuestos.
- Incorporar gastos generales a precios estándar
- Comprueba si los descuentos mantienen un margen viable
- Comparar costes previstos y reales
- Actualiza los presupuestos tras cambios operativos importantes
Fuentes oficiales
Estas referencias respaldan la información normativa. Consulta la página vigente.
- Publicación 334 del IRS: guía fiscal para pequeñas empresasExplica gastos empresariales habituales y el criterio federal de ordinarios y necesarios.
- Administración de Pequeñas Empresas de EE. UU.: gestiona tus finanzasExplica cómo categorizar costes y controlar ingresos, gastos, activos y pasivos.
Preguntas frecuentes
Preguntas sobre qué son los gastos generales de una empresa
¿Es la nómina un gasto general?
Depende de la función y del método de cálculo de costes. La mano de obra vinculada a un trabajo concreto suele ser un coste directo, mientras que los salarios administrativos y el tiempo de apoyo no asignado suelen considerarse gastos generales.
¿Forman parte los impuestos de los gastos generales?
Algunos impuestos empresariales y costes laborales pueden incluirse en los gastos generales, mientras que el impuesto sobre ventas recaudado para la administración normalmente no es un ingreso. Consulta a un contable sobre tus conceptos.
¿Con qué frecuencia debo actualizar la tasa de gastos generales?
Revísalo al preparar presupuesto y cuando cambien instalaciones, personal, seguros, software o capacidad facturable.