Lembaran masa sepatutnya mengelakkan anda membina semula kalendar pada hujung bulan. Jika mengisinya terasa seperti satu projek laporan, medannya mungkin terlalu banyak.
Mulakan satu baris bagi blok kerja yang bermakna, dengan maklumat yang menerangkan masa serta caj apabila berkaitan.
Medan lembaran masa yang penting
Setiap entri memerlukan tarikh, pelanggan, projek, penerangan tugas, dan durasi. Sertakan masa mula dan masa tamat hanya apabila perjanjian atau aliran kerja memerlukannya; durasi yang disahkan mungkin cukup untuk banyak projek.
Tambahkan kadar pengebilan atau kategori kadar apabila satu pelanggan menggunakan beberapa kadar. Status boleh ditagih, status kelulusan, dan rujukan invois membantu memisahkan kerja direkodkan daripada jam yang siap untuk ditagih.
- Tarikh, pelanggan, dan projek
- Penerangan tugas dan hasil
- Tempoh dan kadar pengebilan
- Status boleh ditagih dan kelulusan
Susun templat untuk kemasukan pantas
Gunakan satu baris per tugas tanpa gangguan atau blok kerja bermakna. Nama projek dan aktiviti standard mengurangkan variasi ejaan dan menjadikan jumlah mingguan lebih boleh dipercayai.
Pisahkan penerangan yang dilihat pelanggan daripada nota peribadi. Lajur pelanggan harus menerangkan kerja yang dihantar, manakala nota dalaman boleh merekodkan gangguan, kebimbangan anggaran, atau tindakan susulan.
- Gunakan satu format baris yang konsisten
- Pilih projek daripada senarai tetap
- Kekalkan penerangan ringkas dan spesifik
- Pisahkan nota peribadi daripada nota pengebilan
Contoh lembaran masa mingguan yang boleh disalin
Salin nama lajur dan baris sampel di bawah ke dalam spreadsheet, kemudian ganti nilai pelanggan, tugas, kadar, dan status. Contoh ini memisahkan penghantaran yang boleh ditagih daripada pentadbiran dalaman dan memberikan setiap baris yang diluluskan cukup butiran untuk menyokong invois.
Rekod sampel 6.5 jam, di mana 5.5 jam boleh ditagih. Pada $75 sejam, jumlah invois yang diluluskan ialah $412.50. Tambah formula untuk jam direkodkan, jam boleh ditagih, dan jumlah boleh ditagih supaya editan mengira semula jumlah.
- Lajur: Tarikh | Klien | Projek | Tugas | Jam | Kadar | Boleh ditagih | Kelulusan
- 2026-07-06 | Acme Studio | Penyelesaian laman web | Rangka kerja halaman utama | 3.0 | $75/jam | Ya | Diluluskan
- 2026-07-07 | Acme Studio | Penyelesaian laman web | Semakan susun atur mudah alih | 2.5 | $75/jam | Ya | Diluluskan
- 2026-07-08 | Dalaman | Pentadbiran | Buku kira mingguan | 1.0 | — | Tidak | Tidak ditagih
- Jumlah: 6.5 jam direkodkan | 5.5 jam boleh ditagih | $412.50 diluluskan untuk pengebilan
Gunakan lembaran masa bersama invois
Pada akhir tempoh pengebilan, tapis entri yang diluluskan dan belum ditagih. Kumpulkan mereka pada tahap yang dijanjikan kepada pelanggan dan sahkan bahawa jumlah timesheet sepadan dengan pengiraan invois.
Rujuk projek dan tempoh perkhidmatan pada kedua-dua dokumen. Tandakan entri dengan nombor invois selepas pengebilan, kemudian kekalkan timesheet sumber bersama rekod projek untuk soalan masa depan dan analisis harga.
- Pilih hanya kemasukan yang diluluskan
- Padankan jam dan kadar dengan baris invois
- Rujuk tempoh pengebilan
- Simpan nombor invois bersama kemasukan
Pilih medan mengikut cara bekerja
Tarikh, pelanggan, projek, tugas dan tempoh ialah asas berguna. Masa mula, tamat, rehat, status caj serta kadar boleh ditambah apabila perlu.
Projek harga tetap masih boleh dijejaki untuk perancangan tanpa lajur caj sejam. Jangan paksa semua kerja menjadi pengebilan mengikut jam.
Cuba menggunakan satu hari biasa
Contoh 90 minit mengemas kini kandungan A, 45 minit perbincangan B dan 30 minit akaun sendiri memberikan 165 minit aktiviti.
Kelayakan pelanggan bergantung pada perjanjian. Pentadbiran perniagaan sendiri bukan automatik caj kepada pelanggan aktif.
| Pihak | Tugas | Masa |
|---|---|---|
| Pelanggan A | Kandungan | 90 minit |
| Pelanggan B | Perbincangan skop | 45 minit |
| Perniagaan sendiri | Urus akaun | 30 minit |
Bezakan input daripada formula
Dalam hamparan, masa mula, tamat dan rehat boleh menghasilkan tempoh; tempoh serta kadar menghasilkan jumlah. Fahami format dan kerja melintasi tengah malam.
Satu jam tiga puluh minit ialah 1.5 jam, bukan 1.30. Pada kadar 200, jumlahnya 300. Contoh mudah membantu menyemak formula.
Sediakan salinan pelanggan yang relevan
Pelanggan mungkin memerlukan tarikh, tugas, jam boleh dibil dan caj. Nota dalaman atau sebab tidak dicaj boleh kekal dalam rekod sendiri.
Persetujui pelulus, kekerapan dan tarikh semakan. Simpan versi diterima serta jelaskan pembetulan berikutnya.
Semak setiap minggu
Lengkapkan penerangan hilang, bandingkan jurang ketara dengan kalendar dan tandakan jam sudah diinvoiskan. Hujung bulan menjadi kerja merumus, bukan mengingat semula semuanya.
Jika medan sering mengganggu tanpa membantu pengebilan atau perancangan, pertimbangkan membuangnya. Bukti mencukupi perlu mudah dikekalkan.
Pautkan kepada invois
Nyatakan tempoh atau nombor invois apabila lembaran menyokong caj. Padankan jumlah jam, kadar berbeza dan pengecualian.
Simpan salinan dihantar bersama invois supaya pertanyaan tentang satu baris boleh dijawab tanpa mencari seluruh buku kerja.
Soalan lain yang mungkin timbul
Adakah freelancer harus menggunakan lembaran masa harian atau mingguan?
Masukkan masa setiap hari, walaupun pelanggan menerima laporan mingguan atau bulanan. Selang kemasukan yang pendek meningkatkan ketepatan dan mengurangkan kerja yang terlupa.
Adakah lembaran masa memerlukan masa permulaan dan pengakhiran?
Tidak semestinya. Gunakan mereka apabila penglibatan memerlukan rekod waktu hari; sebaliknya, tugas yang jelas, tarikh, dan durasi yang disahkan mungkin cukup.
Bolehkah satu lembaran masa merangkumi beberapa pelanggan?
Laman induk dalaman boleh merangkumi beberapa pelanggan, tetapi tapis dan semak setiap pelanggan secara berasingan sebelum berkongsi atau membuat invois.