Dalam perbandingan pesanan belian versus invois, pembeli menghantar pesanan belian sebelum pembelian, manakala penjual menghantar invois pada peristiwa pengebilan yang dipersetujui. Kedua-duanya mungkin menyenaraikan item dan harga yang sama, tetapi pesanan belian merekodkan apa yang diluluskan oleh pembeli dan invois merekodkan apa yang dikatakan oleh penjual sebagai hutang.
Sebagai contoh, PO-104 boleh meluluskan 12 unit pada $75, atau $900 sebelum cukai. Invois pembekal INV-208 harus merujuk kepada PO-104 dan menunjukkan 12 unit yang sebenarnya dibekarkan, harga unit $75 yang sama, cukai yang berkenaan, dan tarikh pembayaran yang perlu dibuat. Memadankan medan tersebut membantu mengesan pembelian yang tidak dibenarkan, pembayaran berganda, serta ralat harga atau kuantiti.
Pesanan belian berbanding invois
Apakah perbezaan antara Pesanan Belian dan Invois?
Dokumen mungkin menunjukkan item yang sama, tetapi pembeli dan penjual menggunakannya pada peringkat berbeza dalam transaksi.
| Soalan | Pesanan belian | Invois |
|---|---|---|
| Siapa menghantarnya? | Pembeli menghantarnya kepada pembekal. | Penjual menghantarnya kepada pembeli. |
| Apabila ia digunakan? | Sebelum kerja, penghantaran atau komitmen pembelian. | Selepas penghantaran, matlamat, atau peristiwa pengebilan yang disepakati lain. |
| Apakah tujuannya? | Mengeluarkan kebenaran dan menentukan pembelian yang dirancang. | Meminta bayaran untuk barang atau perkhidmatan yang dibekalkan. |
| Apakah yang diselaraskan? | Pembekal yang diluluskan, item, kuantiti, harga, dan terma penghantaran. | Item sebenar, cukai, jumlah, dan rujukan Pesanan Belian atau resit. |
| Adakah ia membuktikan bayaran? | Tidak. | Tidak. Resit atau rekod pembayaran mengesahkan pembayaran. |
Siapa menghantar Pesanan Belian dan siapa menghantar Invois?
Pembeli mencipta dan meluluskan pesanan belian, kemudian menghantarnya kepada pembekal. Ia mengenal pasti pembekal, barang atau perkhidmatan yang diminta, kuantiti, harga, penghantaran, dan terma. Ia mungkin menarik daripada bajet jabatan atau projek.
Pembekal mencipta invois untuk pembeli selepas peristiwa pengebilan yang dipersetujui. Ia mengenal pasti transaksi, jumlah yang perlu dibayar, cukai, terma pembayaran, dan arahan pembayaran. Pembekal harus merujuk kepada pesanan belian pembeli apabila diperlukan.
- Pesanan Belian: pembeli menghantarnya kepada pembekal
- Invois: penjual menghantarnya kepada pembeli
- Pesanan belian mengawal kelulusan
- Invois meminta bayaran
Apabila setiap dokumen muncul?
Pesanan Belian biasanya dikeluarkan sebelum barang dihantar atau perkhidmatan bermula. Ia memberi pembekal bukti pesanan yang diluluskan. Perubahan perlu didokumentasikan dengan Pesanan Belian yang disemak semula atau proses perubahan yang diterima.
Invois dikeluarkan selepas penghantaran, penyelesaian, tempoh berulang, atau matlamat yang disepakati. Deposit dan bayaran pendahuluan boleh diinvois lebih awal jika kontrak membolehkannya. Masa hendaklah mengikut perjanjian komersial.
- Pesanan Belian: sebelum komitmen, kerja atau penghantaran
- Resit atau kelulusan perkhidmatan selepas penghantaran
- Invois pada acara pengebilan yang dipersetujui
- Bayaran selepas penyelarasan dan kelulusan
Bagaimana pesanan belian dan invois diselaraskan?
Padanan dua hala membandingkan invois dengan pesanan belian. Padanan tiga hala juga menggunakan bukti barang telah diterima atau perkhidmatan diluluskan. Peninjau memeriksa pembekal, item, kuantiti, harga, cukai, freigh, jumlah, dan rujukan.
Perbezaan mungkin sah, seperti perubahan yang diluluskan atau penghantaran sebahagian, tetapi ia perlu didokumentasikan. Pembekal tidak boleh mengubah Pesanan Belian; pembeli mengawal rekod kelulusan sendiri.
- Padankan pembekal dan rujukan Pesanan Belian dahulu
- Kuantiti dan harga diselaraskan
- Penyelarasan resit atau kelulusan
- Tolerans atau pengecualian yang didokumentasikan
Adakah Invois Pembelian berbeza daripada Pesanan Belian?
Ya. Invois pembelian adalah rekod pembeli bagi invois pembekal yang diterima untuk pembelian. Ia masih merupakan invois, bukan pesanan belian. Pembekal menghantar invois; pembeli merekodkannya sebagai invois pembelian atau bil vendor dalam akaun berbayar.
Pesanan belian dibuat lebih awal dan menunjukkan apa yang diluluskan oleh pembeli. Invois pembelian menunjukkan apa yang dikenakan oleh pembekal. Pembeli membandingkan invois masuk dengan pesanan belian dan bukti penerimaan sebelum meluluskan pembayaran. Baca panduan pesanan belian-invois berasingan untuk medan dan aliran kerja yang digunakan selepas penerimaan.
- Pesanan Belian: kelulusan pembeli sebelum bekalan
- Invois pembekal: permintaan bayaran daripada penjual
- Invois pembelian: rekod pembeli bagi invois masuk tersebut
- Selaraskan semua rekod sebelum kelulusan
Bagaimana anda perlu menyambungkan rekod?
Gunakan nombor pesanan belian dan invois yang berbeza. Simpan pesanan yang diluluskan, semakan, penerimaan, invois, pembayaran, dan korespondensi bersama atau sambungkan mereka melalui rujukan. Ini mewujudkan rekod pembelian-ke-pembayaran yang boleh ditjejak.
Tidak semua pembelian kecil memerlukan pesanan belian formal, tetapi perniagaan harus menentukan bila satu diperlukan. Pembekal harus bertanya kepada klien perniagaan baharu tentang keperluan pesanan belian sebelum memulakan kerja untuk mengelakkan penolakan invois yang boleh dielakkan.
- Kekalkan urutan nombor Pesanan Belian dan Invois yang berasingan dan terkawal.
- Ambang atau dasar pesanan belian yang diperlukan
- Invois merujuk kepada pesanan belian yang diterima
- Pesanan yang disambungkan, resit, invois, dan bayaran
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Peraturan Perolehan Persekutuan 13.302-1: Pesanan BelianMenyatakan bahawa Pesanan Belian menentukan kuantiti atau skop yang dipesan, masa penghantaran, dan susunan pemeriksaan.
- Peraturan Perolehan Persekutuan 32.905: Dokumentasi InvoisSenaraikan elemen dokumentasi invois yang digunakan untuk mewujudkan permintaan pembayaran yang sah di bawah kontrak persekutuan.
Soalan lazim
Soalan mengenai perbezaan antara Pesanan Belian dan Invois: perbezaan utama
Bolehkah Invois dikeluarkan tanpa Pesanan Belian?
Ya, kecuali jika pembeli atau kontrak memerlukan Pesanan Belian. Pembekal perlu mengesahkan proses klien sebelum melaksanakan kerja.
Adakah Pesanan Belian bermakna pembayaran telah berlaku?
Tidak. Ia meluluskan pembelian yang dirancang. Pembayaran biasanya mengikuti penghantaran, invois, semakan, dan kelulusan.
Bagaimana jika invois melebihi pesanan belian?
Berhenti seketika dan selesaikan perbezaan tersebut. Pembeli mungkin memerlukan perubahan Pesanan Belian yang diluluskan, dan pembekal perlu menyediakan bukti untuk penambahan yang diauthorized.