Pesanan belian berbanding invois: Perbezaan utama

Siapa menghantar Pesanan Belian dan siapa menghantar Invois?

Pembeli mencipta dan meluluskan pesanan belian, kemudian menghantarnya kepada pembekal. Ia mengenal pasti pembekal, barang atau perkhidmatan yang diminta, kuantiti, harga, penghantaran, dan terma. Ia mungkin menarik daripada bajet jabatan atau projek.

Pembekal mencipta invois untuk pembeli selepas peristiwa pengebilan yang dipersetujui. Ia mengenal pasti transaksi, jumlah yang perlu dibayar, cukai, terma pembayaran, dan arahan pembayaran. Pembekal harus merujuk kepada pesanan belian pembeli apabila diperlukan.

• Pesanan Belian: pembeli menghantarnya kepada pembekal
• Invois: penjual menghantarnya kepada pembeli
• Pesanan belian mengawal kelulusan
• Invois meminta bayaran

Apabila setiap dokumen muncul?

Pesanan Belian biasanya dikeluarkan sebelum barang dihantar atau perkhidmatan bermula. Ia memberi pembekal bukti pesanan yang diluluskan. Perubahan perlu didokumentasikan dengan Pesanan Belian yang disemak semula atau proses perubahan yang diterima.

Invois dikeluarkan selepas penghantaran, penyelesaian, tempoh berulang, atau matlamat yang disepakati. Deposit dan bayaran pendahuluan boleh diinvois lebih awal jika kontrak membolehkannya. Masa hendaklah mengikut perjanjian komersial.

• Pesanan Belian: sebelum komitmen, kerja atau penghantaran
• Resit atau kelulusan perkhidmatan selepas penghantaran
• Invois pada acara pengebilan yang dipersetujui
• Bayaran selepas penyelarasan dan kelulusan

Bagaimana pesanan belian dan invois diselaraskan?

Padanan dua hala membandingkan invois dengan pesanan belian. Padanan tiga hala juga menggunakan bukti barang telah diterima atau perkhidmatan diluluskan. Peninjau memeriksa pembekal, item, kuantiti, harga, cukai, freigh, jumlah, dan rujukan.

Perbezaan mungkin sah, seperti perubahan yang diluluskan atau penghantaran sebahagian, tetapi ia perlu didokumentasikan. Pembekal tidak boleh mengubah Pesanan Belian; pembeli mengawal rekod kelulusan sendiri.

• Padankan pembekal dan rujukan Pesanan Belian dahulu
• Kuantiti dan harga diselaraskan
• Penyelarasan resit atau kelulusan
• Tolerans atau pengecualian yang didokumentasikan

Adakah Invois Pembelian berbeza daripada Pesanan Belian?

Ya. Invois pembelian adalah rekod pembeli bagi invois pembekal yang diterima untuk pembelian. Ia masih merupakan invois, bukan pesanan belian. Pembekal menghantar invois; pembeli merekodkannya sebagai invois pembelian atau bil vendor dalam akaun berbayar.

Pesanan belian dibuat lebih awal dan menunjukkan apa yang diluluskan oleh pembeli. Invois pembelian menunjukkan apa yang dikenakan oleh pembekal. Pembeli membandingkan invois masuk dengan pesanan belian dan bukti penerimaan sebelum meluluskan pembayaran. Baca panduan pesanan belian-invois berasingan untuk medan dan aliran kerja yang digunakan selepas penerimaan.

• Pesanan Belian: kelulusan pembeli sebelum bekalan
• Invois pembekal: permintaan bayaran daripada penjual
• Invois pembelian: rekod pembeli bagi invois masuk tersebut
• Selaraskan semua rekod sebelum kelulusan

Bagaimana anda perlu menyambungkan rekod?

Gunakan nombor pesanan belian dan invois yang berbeza. Simpan pesanan yang diluluskan, semakan, penerimaan, invois, pembayaran, dan korespondensi bersama atau sambungkan mereka melalui rujukan. Ini mewujudkan rekod pembelian-ke-pembayaran yang boleh ditjejak.

Tidak semua pembelian kecil memerlukan pesanan belian formal, tetapi perniagaan harus menentukan bila satu diperlukan. Pembekal harus bertanya kepada pelanggan perniagaan baharu tentang keperluan pesanan belian sebelum memulakan kerja untuk mengelakkan penolakan invois yang boleh dielakkan.

• Kekalkan urutan nombor Pesanan Belian dan Invois yang berasingan dan terkawal.
• Ambang atau dasar pesanan belian yang diperlukan
• Invois merujuk kepada pesanan belian yang diterima
• Pesanan yang disambungkan, resit, invois, dan bayaran

Lihat keseluruhan proses pembelian

Pembeli meluluskan dan mungkin mengeluarkan pesanan. Pembekal menyerahkan kerja lalu mengebil. Pembeli membandingkan apa yang dipesan, diterima dan dicaj.

Sebut harga boleh mendahului pesanan. Hubungkan rujukan dan skop supaya bahagian akaun tidak perlu meminta penerangan projek semula.

Fahami semakan tiga dokumen

Bandingkan pesanan, penerimaan dan invois. Jika sepuluh kerusi dipesan, lapan diterima dan sepuluh dicaj, jelaskan sama ada penghantaran belum lengkap, kesilapan atau aturan lain.

Untuk servis, peringkat diluluskan atau rekod kerja diterima boleh menjadi bukti. Tidak perlu mencipta nota penghantaran fizikal untuk meniru pembelian barang.

Satu pesanan boleh melibatkan beberapa invois

Projek panjang atau penghantaran berperingkat mungkin dicaj beberapa kali. Setiap invois perlu menunjukkan pesanan serta kuantiti, tempoh atau peringkat.

Jejak jumlah sudah dicaj dan kelulusan berbaki. Ketahui keperluan baris atau rujukan sistem pelanggan sebelum menghantar.

Luluskan perubahan dalam rekod pembelian juga

Kelulusan kenalan projek mungkin perlu disertai pesanan dipinda atau autorisasi lain. Tanya proses pelanggan, bukan menganggap satu e-mel memenuhi semua keperluan dalaman.

Nyatakan caj tambahan dan simpan persetujuan. Jangan menyembunyikannya dalam baris asal semata-mata supaya sepadan dengan pesanan lama.

Tanya sebelum memulakan kerja

Adakah pesanan dikeluarkan, siapa meluluskan, rujukan apa diperlukan dan adakah portal atau pendaftaran pembekal digunakan? Satu perbualan ringkas boleh menyelesaikannya.

Jika kerja mendesak dan pesanan belum siap, jelaskan persetujuan berautoriti serta susulan dokumen. Orang meminta kerja tidak semestinya mempunyai kuasa pembelian tanpa had.

Selesaikan sebab invois dipulangkan

Tanya sama ada masalah melibatkan rujukan, kuantiti, harga, penerimaan atau jumlah diluluskan. Beri bukti atau betulkan kesilapan sebenar.

Jika pesanan tidak pernah diwajibkan, terangkan persetujuan dan cari saluran pemprosesan yang sah bersama pelanggan. Jangan mencipta nombor hanya untuk mengisi medan.