Invois dan resit boleh menunjukkan pembekal, pelanggan, barang, dan jumlah yang sama, tetapi mereka menjawab soalan yang berbeza. Invois menyatakan apa yang perlu dibayar dan di bawah terma mana. Resit menyatakan apa yang telah dibayar, bila, dan melalui kaedah mana.
Perniagaan harus mengekalkan kedua-dua permintaan dan rekod pembayaran. Menandakan invois sebagai dibayar boleh menjadi berguna, tetapi ia tidak boleh memadamkan tarikh matang asal, jumlah, atau sejarah transaksi.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Apabila invois dikeluarkan | Dihantar sebelum pembayaran diselesaikan |
| Apabila resit dikeluarkan | Dikeluarkan selepas pembayaran |
| Maklumat yang berbeza | Nombor invois menghubungkan rekod |
| Uruskan transaksi penuh | Simpan invois asal |
Apabila invois dikeluarkan
Penjual atau penyedia perkhidmatan mengeluarkan invois pada acara pengebilan yang ditakrifkan dalam perjanjian. Ia mungkin dikeluarkan selepas penghantaran, penyelesaian, pencapaian matlamat, atau tempoh perkhidmatan berulang. Invois mengandungi nombor unik, tarikh, pihak, caj terperinci, cukai, jumlah yang perlu dibayar, dan terma.
Invois mewujudkan rekod hutang untuk penjual dan jumlah yang perlu ditinjau dalam proses hutang pelanggan. Ia sendiri tidak membuktikan bahawa wang telah diterima.
- Dihantar sebelum pembayaran diselesaikan
- Meminta atau merekodkan jumlah yang perlu dibayar
- Mengandungi terma pembayaran dan tarikh luput
- Dilacak sehingga diselesaikan atau dibetulkan
Apabila resit dikeluarkan
Resit diberikan atau direkodkan selepas pembayaran. Ia mengenal pasti transaksi dan mengesahkan jumlah, tarikh, dan kaedah yang diterima. Untuk pembayaran separa, rekod tersebut harus menunjukkan kedua-dua pembayaran dan baki yang tinggal.
Pemproses pembayaran dan bank mungkin menghasilkan pengesahan, tetapi perniagaan harus memutuskan resit yang diperlukan untuk pelanggan. Peraturan tempatan mengenai pengguna, cukai, dan industri boleh menentukan kandungan atau masa.
- Dikeluarkan selepas pembayaran
- Mengesahkan jumlah dan tarikh diterima
- Mungkin menunjukkan kaedah pembayaran dan rujukan
- Boleh merekodkan baki baki
Maklumat yang berbeza
Invois menekankan pembayaran masa depan: tarikh matang, kaedah yang diterima, terma, dan baki. Resit menekankan pembayaran lengkap: jumlah dibayar, tarikh, kaedah, pengesahan atau rujukan, dan sebarang baki yang tinggal.
Kedua-duanya harus mengenal pasti pembekal, transaksi, dan barang yang relevan. Hubungkan mereka dengan nombor invois. Elakkan mencipta resit berasingan yang tidak boleh ditelusuri kembali ke permintaan asal.
- Nombor invois menghubungkan rekod
- Invois menunjukkan terma pembayaran
- Resit menunjukkan bukti pembayaran
- Kedua-dua mengekalkan konteks barang dan pihak
Uruskan transaksi penuh
Simpan invois sebagaimana dikeluarkan, rekodkan setiap pembayaran, dan kekalkan rujukan pemproses atau bank. Apabila baki mencapai sifar, kemas kini status tanpa menimpa dokumen asal. Keluarkan kredit atau pembetulan melalui proses yang betul.
Berikan resit atau pengesahan berbayar kepada pelanggan apabila dijangka atau diperlukan. Rekod invois dan pembayaran yang teratur membantu menyelesaikan soalan pembayaran berganda, bayaran balik, pertikaian, dan pengiraan buku.
- Simpan invois asal
- Rekodkan pembayaran separuh dan akhir
- Kekalkan rujukan pembayaran
- Berikan pengesahan pembayaran yang jelas
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- GOV.UK: Tinjauan Mengenai Pengebilan dan Pengambilan PembayaranSecara jelas menyatakan bahawa invois bukan sama seperti resit, yang mengesahkan pembayaran.
Soalan lazim
Soalan tentang invois atau resit: apakah perbezaannya?
Bolehkah invois yang dibayar berfungsi sebagai resit?
Ia boleh memberikan pengesahan pembayaran apabila ia menunjukkan dengan jelas jumlah dan tarikh dibayar, tetapi keperluan tempatan atau pelanggan mungkin memerlukan resit berasingan.
Adakah resit dihantar sebelum pembayaran?
No. Resit mengesahkan pembayaran. Sebut harga, anggaran, invois pro forma, bil, atau invois mungkin muncul sebelum pembayaran.
Adakah pembayaran separuh perlu menerima resit?
Rekodkan setiap pembayaran dan tunjukkan baki baki. Pengesahan membantu kedua-dua pihak mengira semula transaksi.