Pesanan belian paling berguna sebelum pembekal mula bekerja. Ketika itu, kuantiti, harga dan penghantaran masih boleh disahkan tanpa menangguhkan barang yang sudah tiba.
Dokumen ringkas sudah memadai jika pembekal tahu apa yang perlu dibekalkan dan pasukan anda tahu apa yang telah diluluskan.
Susun maklumat pengenalan pesanan belian
Label dokumen tersebut sebagai Pesanan Belian dan tambah nombor PO unik, tarikh isu, butiran pembeli, butiran pembekal, alamat pengebilan, alamat penghantaran, dan pemohon. Sertakan kod kontrak, projek, jabatan, atau bajet yang digunakan oleh organisasi.
Gunakan medan berbanding penempatan bebas supaya maklumat yang diperlukan tidak terlepas. Nama pembekal harus sepadan dengan rekod pembekal yang diluluskan. Bezakan lokasi penghantaran daripada alamat di mana pembekal menghantar invois.
- Nombor PO unik dan tarikh isu
- Butiran pembeli dan pembekal yang diluluskan
- Alamat pengebilan dan penghantaran
- Pemohon, pengesah, projek, dan jabatan
Buat medan barang dan jumlah
Gunakan baris item untuk penerangan, kod item pembekal jika relevan, kuantiti, unit, harga unit, layanan cukai, dan jumlah. Huraikan perkhidmatan dengan skop atau titik penting, bukan label yang tidak jelas. Lampirkan spesifikasi atau pernyataan kerja apabila jadual tidak dapat memuatkan cukup butiran.
Paparkan jumlah sementara, diskaun, freight, cukai, dan jumlah yang diluluskan. Jika harga adalah anggaran atau jumlah maksimum, nyatakan itu dengan jelas. Pembekal tidak sepatutnya perlu meneka sama ada kuantiti atau harga boleh berubah.
- Perihalan barang atau perkhidmatan
- Kuantiti, unit, dan harga yang dipersetujui
- Pengangkutan, diskaun, cukai, dan jumlah
- Mata wang dan had harga
Tambah terma penghantaran dan komersial
Nyatakan tarikh penghantaran yang diminta, lokasi, kaedah penghantaran atau terma perdagangan yang bersetuju jika berkenaan, kenalan, dan keperluan penerimaan. Untuk perkhidmatan, gunakan tarikh permulaan dan siap, titik penting, atau jam yang dijadualkan.
Rujuk terma pembayaran yang diterima pembekal, maklumat yang diperlukan dalam invois, dan proses untuk perubahan. Pesanan belian tidak boleh secara senyap membatalkan kontrak yang telah dirunding. Apabila terdapat perjanjian induk, nyatakan ia dan buat hierarki dokumen itu jelas.
- Tarikh, tempat, dan arahan penghantaran
- Keperluan penerimaan atau pemeriksaan
- Terma pembayaran yang dipersetujui
- Rujukan kontrak dan perubahan
Kawal kelulusan dan penyelarasan
Buat kawasan kelulusan dengan nama, peranan, tarikh, dan bukti. Jangan biarkan pengguna menyalin nombor PO atau kelulusan lama ke dalam pesanan baharu. Simpan versi yang disemak semula dan maklumkan perubahan kepada pembekal sebelum penghantaran.
Apabila invois tiba, padankan pembekal, pesanan belian, resit atau kelulusan perkhidmatan, kuantiti, harga, cukai, dan jumlah. Perbezaan perlu diselesaikan, bukan disembunyikan. Hubungan tiga hala antara pesanan, resit, dan invois ini menyokong pembayaran yang tepat.
- Pengesah yang diluluskan dan tarikh
- Jujukan nombor yang dikawal
- Sejarah semakan
- Penyelarasan pesanan belian, resit, dan invois
Mulakan dengan pembelian yang diluluskan
Masukkan pembeli, pembekal, nombor pesanan, tarikh serta alamat penghantaran dan pengebilan. Nyatakan kenalan penerimaan dan pembayaran jika orangnya berbeza.
Semak kuantiti dan pilihan sebelum menyalin sebut harga pembekal. Pesanan mesti mencerminkan keputusan sebenar, termasuk perkara yang tidak jadi dibeli.
Gunakan butiran yang boleh disemak semasa penerimaan
Sepuluh kerusi pada 120 setiap satu dan penghantaran 80 menghasilkan subjumlah 1,280 sebelum cukai. Nyatakan model, spesifikasi dan sama ada pemasangan termasuk.
Bezakan unit dengan kotak. Satu kotak mengandungi sepuluh barang bukan sepuluh kotak. Gunakan unit yang sama dalam pengesahan dan invois.
| Butiran contoh | Kuantiti | Jumlah |
|---|---|---|
| Kerusi pada 120 | 10 | 1,200 |
| Penghantaran dipersetujui | 1 | 80 |
| Subjumlah sebelum cukai | — | 1,280 |
Terangkan keperluan penghantaran
Sertakan tarikh atau tempoh dipersetujui, lokasi dan akses penting. Pembekal mungkin memerlukan notis sebelum tiba atau kenalan untuk memunggah.
Nyatakan siapa boleh meluluskan penggantian atau penghantaran separa. Pasukan penerimaan tidak sepatutnya terpaksa menentukan sendiri perubahan pembelian.
Minta pengesahan dan kenal pasti pindaan
Minta pembekal mengesahkan harga, ketersediaan dan jadual. Pesanan dihantar belum semestinya diterima; kesannya bergantung pada persetujuan serta undang-undang berkaitan.
Labelkan pindaan dan simpan versi lama. Beberapa salinan tanpa penjelasan dengan kuantiti berbeza boleh menyebabkan bekalan atau caj berganda.
Padankan dengan apa yang diterima
Rekodkan tarikh, kuantiti dan keadaan barang. Maklumkan kekurangan atau kerosakan mengikut proses dipersetujui. Bagi servis, catat peringkat yang diterima.
Jika hanya lapan daripada sepuluh kerusi tiba, semak invois bersama rekod itu. Jangan menganggap semua dihantar hanya kerana jumlah pesanan sudah ditagih.
Tutup pesanan selepas perkara terbuka diselesaikan
Hubungkan invois, nota kredit dan bayaran kepada nombor pesanan. Nombor pesanan bukan pengganti nombor invois pembekal.
Pantau baki penghantaran, pertikaian atau pulangan wang. Satu invois dibayar tidak semestinya bermaksud seluruh pembelian selesai.
Soalan lain yang mungkin timbul
Siapa yang mencipta pesanan belian?
Pembeli menciptanya untuk mengesahkan pembelian. Pembekal kemudian merujuk pesanan belian tersebut pada dokumen penghantaran dan invois apabila diperlukan.
Adakah pesanan belian adalah satu invois?
Tidak. Pesanan belian dikeluarkan sebelum pembelian atau penghantaran untuk mengesahkannya; invois dikeluarkan oleh pembekal untuk meminta pembayaran.
Bolehkah spreadsheet digunakan untuk pesanan belian?
Ya, apabila penomboran, kelulusan, formula, akses, semakan semula, dan rekod akhir dikawal. Pasukan yang lebih besar mungkin memerlukan sistem pembelian khusus.