Pesanan belian, sering dipanggil PO, merekodkan apa yang dibenarkan oleh pembeli: pembekal, barang atau perkhidmatan, kuantiti, harga, penghantaran, dan terma. Ia memberi rujukan kepada pembekal dan membantu pembeli mengawal perbelanjaan serta mencocokkan invois kemudian.
Templat harus menyokong kelulusan, bukan sekadar kelihatan formal. Takrifkan siapa yang boleh mencipta dan meluluskan pesanan belian, bagaimana nombor ditetapkan, apabila perubahan memerlukan semakan semula, dan bagaimana dokumen akhir disimpan.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Reka bentuk kepala pesanan belian | Nombor PO unik dan tarikh isu |
| Buat medan barang dan jumlah | Perihalan barang atau perkhidmatan |
| Tambah terma penghantaran dan komersial | Tarikh, tempat, dan arahan penghantaran |
| Kawal kelulusan dan penyelarasan | Pengesah yang diluluskan dan tarikh |
Reka bentuk kepala pesanan belian
Label dokumen tersebut sebagai Pesanan Belian dan tambah nombor PO unik, tarikh isu, butiran pembeli, butiran pembekal, alamat pengebilan, alamat penghantaran, dan pemohon. Sertakan kod kontrak, projek, jabatan, atau bajet yang digunakan oleh organisasi.
Gunakan medan berbanding penempatan bebas supaya maklumat yang diperlukan tidak terlepas. Nama pembekal harus sepadan dengan rekod pembekal yang diluluskan. Bezakan lokasi penghantaran daripada alamat di mana pembekal menghantar invois.
- Nombor PO unik dan tarikh isu
- Butiran pembeli dan pembekal yang diluluskan
- Alamat pengebilan dan penghantaran
- Pemohon, pengesah, projek, dan jabatan
Buat medan barang dan jumlah
Gunakan baris item untuk penerangan, kod item pembekal jika relevan, kuantiti, unit, harga unit, rawatan cukai, dan jumlah. Huraikan perkhidmatan dengan skop atau titik penting, bukan label yang tidak jelas. Lampirkan spesifikasi atau pernyataan kerja apabila jadual tidak dapat memuatkan cukup butiran.
Paparkan jumlah sementara, diskaun, freight, cukai, dan jumlah yang diluluskan. Jika harga adalah anggaran atau jumlah maksimum, nyatakan itu dengan jelas. Pembekal tidak sepatutnya perlu meneka sama ada kuantiti atau harga boleh berubah.
- Perihalan barang atau perkhidmatan
- Kuantiti, unit, dan harga yang dipersetujui
- Pengangkutan, diskaun, cukai, dan jumlah
- Mata wang dan had harga
Tambah terma penghantaran dan komersial
Nyatakan tarikh penghantaran yang diminta, lokasi, kaedah penghantaran atau terma perdagangan yang bersetuju jika berkenaan, kenalan, dan keperluan penerimaan. Untuk perkhidmatan, gunakan tarikh permulaan dan siap, titik penting, atau jam yang dijadualkan.
Rujuk terma pembayaran yang diterima pembekal, maklumat yang diperlukan dalam invois, dan proses untuk perubahan. Pesanan belian tidak boleh secara senyap membatalkan kontrak yang telah dirunding. Apabila terdapat perjanjian induk, nyatakan ia dan buat hierarki dokumen itu jelas.
- Tarikh, tempat, dan arahan penghantaran
- Keperluan penerimaan atau pemeriksaan
- Terma pembayaran yang dipersetujui
- Rujukan kontrak dan perubahan
Kawal kelulusan dan penyelarasan
Buat kawasan kelulusan dengan nama, peranan, tarikh, dan bukti. Jangan biarkan pengguna menyalin nombor PO atau kelulusan lama ke dalam pesanan baharu. Simpan versi yang disemak semula dan maklumkan perubahan kepada pembekal sebelum penghantaran.
Apabila invois tiba, padankan pembekal, pesanan belian, resit atau kelulusan perkhidmatan, kuantiti, harga, cukai, dan jumlah. Perbezaan perlu diselesaikan, bukan disembunyikan. Hubungan tiga hala antara pesanan, resit, dan invois ini menyokong pembayaran yang tepat.
- Pengesah yang diluluskan dan tarikh
- Jujukan nombor yang dikawal
- Sejarah semakan
- Penyelarasan pesanan belian, resit, dan invois
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Peraturan Perolehan Persekutuan: Definisi Pesanan BelianMendefinisikan pesanan belian sebagai tawaran untuk membeli bekalan atau perkhidmatan mengikut terma dan syarat yang ditetapkan.
- Peraturan Perolehan Persekutuan: Kandungan Pesanan BelianMemerlukan pesanan belian untuk menentukan kuantiti atau skop, masa penghantaran atau prestasi, dan susunan pemeriksaan.
Soalan lazim
Soalan tentang cara membuat templat pesanan belian
Siapa yang mencipta pesanan belian?
Pembeli menciptanya untuk mengesahkan pembelian. Pembekal kemudian merujuk pesanan belian tersebut pada dokumen penghantaran dan invois apabila diperlukan.
Adakah pesanan belian adalah satu invois?
Tidak. Pesanan belian dikeluarkan sebelum pembelian atau penghantaran untuk mengesahkannya; invois dikeluarkan oleh pembekal untuk meminta pembayaran.
Bolehkah spreadsheet digunakan untuk pesanan belian?
Ya, apabila penomboran, kelulusan, formula, akses, semakan semula, dan rekod akhir dikawal. Pasukan yang lebih besar mungkin memerlukan sistem pembelian khusus.