Invois pembekal tiba dan jumlahnya kelihatan biasa. Ketika sibuk, mudah untuk terus memasukkannya dalam senarai bayaran.
Sebelum itu, hubungkan dengan apa yang dipesan dan diterima. Dokumen merekodkan caj pembekal, tetapi masih memerlukan semakan dan kelulusan.
Maklumat apa yang ada pada invois belian?
Invois belian biasanya membawa nombor invois pembekal dan tarikh isu, identiti undang-undang atau perdagangan kedua-dua pihak, penerangan item, kuantiti, harga, diskaun, cukai, mata wang, jumlah, tarikh luput, dan arahan pembayaran. Medan yang diperlukan bergantung pada lokasi dan transaksi.
Pembeli hendaklah mengekalkan nombor asal pembekal dan bukannya menggantikannya dengan nombor invois dalaman. Nombor dokumen dalaman boleh ditambah secara berasingan supaya sumber invois kekal boleh ditelusuri.
- Nombor invois pembekal dan tarikh
- Butiran pembekal dan pembeli
- Barang, kuantiti, harga, cukai, dan jumlah
- Rujukan PO, tarikh luput, dan terma pembayaran
Invois belian vs pesanan belian
Pembeli membuat pesanan belian sebelum penghantaran untuk mengautorisasi apa yang boleh dibeli. Pembekal membuat invois selepas peristiwa pengebilan yang bersetuju untuk memohon pembayaran. Pembeli kemudian menerima dan merekodkan dokumen tersebut sebagai invois belian.
PO tidak membuktikan penghantaran atau pembayaran, dan invois belian tidak membuktikan pengautorisan. Membandingkan invois dengan PO yang diluluskan dan resit atau kelulusan perkhidmatan membantu mengenal pasti perbezaan harga, kuantiti, gandaan, atau pembekal.
- PO dicipta oleh pembeli
- Invois dicipta oleh pembekal
- Invois belian adalah rekod invois masuk pembeli
- Resit atau kelulusan mengesahkan bekalan
Invois belian vs invois jualan
Nama-nama tersebut menerangkan transaksi yang sama dari sisi yang bertentangan. Bagi pembekal, dokumen itu adalah invois jualan kerana ia merekodkan jualan dan jumlah yang perlu diterima. Bagi pembeli, ia adalah invois belian kerana ia merekodkan pembelian dan jumlah yang perlu dibayar.
PDF tidak memerlukan dua label. Ia biasanya bertajuk Invois. Sistem perakaunan menentukan sama ada dokumen tersebut dimasukkan dalam jualan atau pembelian berdasarkan sama ada perniagaan itu mengeluarkan atau menerimanya.
- Pembekal: invois jualan dan hutang
- Pembeli: invois belian dan hutang
- Satu dokumen sumber, dua perspektif perakaunan
- Resit adalah bukti pembayaran yang berasingan
Bagaimanakah pembeli memproses invois belian?
Sahkan pembekal, nombor invois, tarikh, layanan cukai, mata wang, butiran bank, dan pengiraan. Padankan invois dengan pesanan belian yang diluluskan dan bukti penghantaran atau kelulusan perkhidmatan apabila kawalan tersebut terpakai. Selesaikan pengecualian sebelum pembayaran, bukan mengedit dokumen pembekal.
Rekodkan jumlah yang diluluskan dan tarikh luput, jadualkan pembayaran melalui proses yang diluluskan, dan kaitkan rujukan pembayaran kembali ke invois. Simpan invois asal, kelulusan, pembetulan, kredit, dan rekod pembayaran untuk tempoh yang diperlukan oleh peraturan perakaunan dan cukai yang terpakai.
- Semak identiti, rujukan, dan jumlah
- Padankan bukti pengautorisan dan penerimaan
- Selesaikan perbezaan sebelum pembayaran
- Pautkan kelulusan, pembayaran, dan rekod penyimpanan
Baca dari pihak pembeli
Pembekal menyebutnya invois jualan; anda mungkin menyebut invois belian atau bil pembekal. Nama berbeza tidak bermaksud perlu direkodkan dua kali.
Semak pembekal, nombor, tarikh, mata wang, barang atau servis dan syarat. Hubungkan projek atau jabatan untuk memahami kos kemudian.
Sahkan pembekal dan arahan bayaran
Bandingkan dengan pembekal sebenar. Perubahan akaun bank tidak dijangka perlu disahkan melalui kenalan yang sudah diketahui, bukan hanya butiran dalam mesej baharu.
Nama pembekal tulen boleh muncul bersama arahan asing. Simpan pengesahan sesuai dan ikut proses kelulusan sebelum memindahkan wang.
Padankan pesanan, penerimaan dan invois
Jika sepuluh unit dipesan, lapan diterima dan sepuluh dicaj, tentukan sama ada penghantaran belum lengkap atau invois salah.
Untuk servis, sahkan tempoh atau peringkat dengan penerima kerja. Pesanan menunjukkan kebenaran membeli, bukan semestinya bukti semua kerja selesai.
Asingkan kelulusan dan pembayaran
Diterima, disemak, diluluskan, dijadualkan dan dibayar ialah peringkat berbeza. Menandakan dibayar ketika diluluskan menyembunyikan baki belum selesai.
Rekodkan pelulus, tarikh dijangka dan rujukan bayaran sebenar. Agihkan satu pindahan kepada invois berkaitan jika meliputi beberapa dokumen.
Kelaskan mengikut sifat kos
Pembelian boleh menjadi inventori, kos projek, perbelanjaan operasi atau aset. Tajuk invois tidak menentukan perakaunan atau cukai.
Simpan penerangan dan kegunaan. Jika tidak pasti tentang peralatan, rujuk pengurus akaun daripada memilih kategori semata-mata untuk menyiapkan senarai.
Hubungkan kredit dan pulangan dengan asal
Pemulangan atau pelarasan boleh menghasilkan nota kredit atau pulangan wang. Pautkan dan kemas kini baki, bukan terus menjadualkan jumlah lama.
Apabila penyata pembekal diterima, padankan rujukannya. Merekodkan jumlah penyata sebagai pembelian baharu boleh menggandakan kos.
Soalan lain yang mungkin timbul
Adakah invois belian sama dengan pesanan belian?
Tidak. Pembeli menghantar pesanan belian untuk mengautorisasi pembelian yang dirancang. Pembekal menghantar invois, yang direkodkan oleh pembeli sebagai invois belian.
Siapa yang mencipta invois belian?
Pembekal mencipta invois tersebut. Pembeli menerimanya dan merekodkannya sebagai invois belian atau bil vendor dalam proses hutang perniagaannya.
Adakah invois belian membuktikan pembayaran?
Tidak. Ia merekodkan jumlah yang dikenakan atau perlu dibayar. Resit, rekod bank, pengesahan pemproses, atau rekod pembayaran lain mengesahkan penyelesaian.