Rekod masa sudah ada, tetapi invois masih perlu menerangkan caj dengan cara yang mudah dibaca. Pelanggan tidak memerlukan setiap nota dalaman projek.
Mulakan dengan tempoh dan persetujuan, kemudian kumpulkan jam berkaitan supaya kiraannya jelas.
Selaraskan rekod masa
Pilih entri daripada pelanggan, projek, dan tempoh pengebilan yang betul. Buang pengira masa yang berulang, lengkapkan penerangan yang hilang, dan sahkan bahawa setiap aktiviti yang disertakan diliputi oleh perjanjian.
Semak had projek, retainer, jam yang disertakan, dan invois sebelum pengebilan. Jumlah yang belum diinvois sepatutnya mewakili kerja baharu yang diluluskan, bukan semua masa yang pernah direkodkan pada projek tersebut.
- Tapis tempoh pengebilan yang betul
- Semak status boleh ditagih dan kelulusan
- Buang salinan dan pertindihan
- Eksklusi masa yang telah diinvois sebelum ini
Kira caj sejam
Darabkan durasi yang diluluskan dengan kadar yang bersetuju untuk setiap perkhidmatan atau peranan. Gunakan dasar pengebilan dan pembundaran secara konsisten, kemudian jumlahkan jumlah baris dan sahkan pengiraan aritmetik.
Tangani diskaun, retainer, cukai, dan kos yang boleh diganti sebagai pengiraan berasingan yang dilabel dengan jelas. Jangan ubah kadar sejam pada invois melainkan pelanggan telah menerima kadar tersebut.
- Gunakan kadar yang diterima
- Gunakan satu increment masa yang konsisten
- Kira setiap baris secara bebas
- Pisahkan diskaun, cukai, dan perbelanjaan
Tulis item baris invois yang berguna
Kumpulkan entri mengikut butiran yang dijanjikan kepada pelanggan. Satu baris boleh mewakili perkhidmatan, fasa, peranan, atau julat tarikh selagi pelanggan dapat memahami apa yang telah dihantar.
Untuk setiap baris, tunjukkan penerangan, jam, kadar, dan jumlah. Tambahkan nama projek dan tempoh perkhidmatan, dan elakkan label kabur seperti "kerja pelbagai" atau blok masa yang tidak dijelaskan.
- Namakan perkhidmatan atau fasa projek
- Paparkan jam dan kadar sejam
- Nyatakan tempoh perkhidmatan
- Gunakan penerangan yang dikaitkan dengan hasil
Hantar dan simpan rekod sokongan
Masukkan nombor invois, tarikh dikeluarkan, tarikh luput, kaedah pembayaran, dan terma pembayaran yang dipersetujui. Lampirkan atau pautkan lembaran masa yang dilihat pelanggan apabila diperlukan, sambil mengekalkan nota dalaman peribadi di luar dokumen kongsi.
Selepas menghantar, tandakan entri sumber dengan nombor invois dan kekalkan versi yang diluluskan. Lakarkan pembayaran terhadap invois, bukan mengedit jam yang dibil untuk mencerminkan bila wang diterima.
- Sertakan nombor dan terma pembayaran
- Lampirkan butiran sokongan yang telah dipersetujui
- Tandakan entri masa sebagai telah diinvois
- Simpan rekod sumber yang diluluskan
Kenal pasti tempoh serta kerja diluluskan
Pilih tarikh mengikut kitaran mingguan, bulanan atau peringkat. Keluarkan rekod sudah dibil dan asingkan yang masih menunggu kelulusan.
Nyatakan tempoh servis pada invois walaupun jumlah hampir sama setiap bulan. Ia membantu padanan bajet dan mengelakkan kekeliruan dokumen berulang.
Kira kadar berbeza secara berasingan
Empat jam reka bentuk pada 220 ialah 880; 1.5 jam mesyuarat pada kadar dipersetujui 180 ialah 270. Subjumlah sebelum cukai ialah 1,150.
Jangan gunakan purata kadar tanpa penjelasan. Bezakan tugas atau peranan apabila ia mempengaruhi caj.
| Kerja | Jam | Kadar | Jumlah |
|---|---|---|---|
| Reka bentuk | 4 | 220 | 880 |
| Mesyuarat | 1.5 | 180 | 270 |
| Subjumlah | 5.5 | — | 1,150 |
Tukar minit dengan betul
90 minit bersamaan 1.5 jam. Format masa 1:30 berbeza daripada nombor perpuluhan 1.30; semak cara aplikasi mengiranya.
Jika ada minimum atau pembundaran, gunakan aturan dipersetujui secara konsisten dan simpan masa sebenar apabila diperlukan.
Ringkaskan pada invois, sokong dengan lembaran
Kumpulkan kerja serupa pada kadar sama dan letakkan tarikh serta tugas dalam lampiran apabila perlu. Jumlah lampiran mesti sepadan.
Kongsikan rekod pelanggan itu sahaja, tanpa nota peribadi atau pelanggan lain. Gunakan rujukan untuk menghubungkan dokumen.
Ambil kira yuran tetap dan prabayaran
Asingkan yuran tetap daripada tambahan sejam. Tunjukkan deposit atau kredit digunakan serta baki; bagi pakej masa, terangkan penggunaan mengikut persetujuan.
Jangan menolak deposit sama berulang atau memulakan baki prabayar semula tanpa sebab. Hubungkan jam, caj dan kredit tersedia.
Jawab pertanyaan pada tahap tugas
Tanya tarikh, tugas atau kadar yang kurang jelas, kemudian bandingkan dengan rekod dan persetujuan. Betulkan kesilapan sebenar dengan sejarah pelarasan.
Tandakan jam digunakan dan kemas kini apabila pembayaran tiba. Ini mengelakkan caj berulang serta peringatan pada baki lama.
Soalan lain yang mungkin timbul
Berapa banyak butiran lembaran masa yang perlu menyertai invois?
Sediakan butiran yang diperlukan oleh perjanjian dan maklumat yang cukup untuk mengesahkan caj. Kekalkan komen dalaman dan maklumat pelanggan yang tidak berkaitan sebagai rahsia.
Bolehkah beberapa kadar jamian muncul pada satu invois?
Ya. Gunakan baris berasingan untuk setiap perkhidmatan atau peranan dan tunjukkan jam yang sepadan serta kadar yang diterima dengan jelas.
Bagaimana jika jam melebihi anggaran?
Terangkan perbezaan dan dapatkan kelulusan sebelum meneruskan melebihi had yang bersetuju. Jangan mengejutkan pelanggan dengan jam berlebihan yang tidak diluluskan pada invois akhir.