Invois jamian sepatutnya membolehkan klien mengesahkan caj tanpa perlu membaca setiap nota kerja peribadi. Ia menghubungkan tiga rekod: terma penglibatan, lembaran masa yang diluluskan, dan invois akhir.
Selesaikan semakan sebelum membuat baris invois. Betulkan entri berulang, sahkan status boleh dibil, semak kategori kadar, dan dapatkan kelulusan yang diperlukan. Mengubah sumber selepas pengebilan menjadikan soalan kemudian lebih sukar diselesaikan. Kekalkan versi yang disemak supaya sebarang pembetulan kemudian boleh ditjejak ke invois dan dijelaskan kepada klien.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Selaraskan rekod masa | Tapis tempoh pengebilan yang betul |
| Kira caj sejam | Gunakan kadar yang diterima |
| Tulis item baris invois yang berguna | Namakan perkhidmatan atau fasa projek |
| Hantar dan simpan rekod sokongan | Sertakan nombor dan terma pembayaran |
Selaraskan rekod masa
Pilih entri daripada klien, projek, dan tempoh pengebilan yang betul. Buang pengira masa yang berulang, lengkapkan penerangan yang hilang, dan sahkan bahawa setiap aktiviti yang disertakan diliputi oleh perjanjian.
Semak had projek, retainer, jam yang disertakan, dan invois sebelum pengebilan. Jumlah yang belum diinvois sepatutnya mewakili kerja baharu yang diluluskan, bukan semua masa yang pernah direkodkan pada projek tersebut.
- Tapis tempoh pengebilan yang betul
- Semak status boleh ditagih dan kelulusan
- Buang salinan dan pertindihan
- Eksklusi masa yang telah diinvois sebelum ini
Kira caj sejam
Darabkan durasi yang diluluskan dengan kadar yang bersetuju untuk setiap perkhidmatan atau peranan. Gunakan dasar pengebilan dan pembundaran secara konsisten, kemudian jumlahkan jumlah baris dan sahkan pengiraan aritmetik.
Tangani diskaun, retainer, cukai, dan kos yang boleh diganti sebagai pengiraan berasingan yang dilabel dengan jelas. Jangan ubah kadar sejam pada invois melainkan klien telah menerima kadar tersebut.
- Gunakan kadar yang diterima
- Gunakan satu increment masa yang konsisten
- Kira setiap baris secara bebas
- Pisahkan diskaun, cukai, dan perbelanjaan
Tulis item baris invois yang berguna
Kumpulkan entri mengikut butiran yang dijanjikan kepada klien. Satu baris boleh mewakili perkhidmatan, fasa, peranan, atau julat tarikh selagi klien dapat memahami apa yang telah dihantar.
Untuk setiap baris, tunjukkan penerangan, jam, kadar, dan jumlah. Tambahkan nama projek dan tempoh perkhidmatan, dan elakkan label kabur seperti "kerja pelbagai" atau blok masa yang tidak dijelaskan.
- Namakan perkhidmatan atau fasa projek
- Paparkan jam dan kadar sejam
- Nyatakan tempoh perkhidmatan
- Gunakan penerangan yang dikaitkan dengan hasil
Hantar dan simpan rekod sokongan
Masukkan nombor invois, tarikh dikeluarkan, tarikh luput, kaedah pembayaran, dan terma pembayaran yang dipersetujui. Lampirkan atau pautkan lembaran masa yang dilihat klien apabila diperlukan, sambil mengekalkan nota dalaman peribadi di luar dokumen kongsi.
Selepas menghantar, tandakan entri sumber dengan nombor invois dan kekalkan versi yang diluluskan. Lakarkan pembayaran terhadap invois, bukan mengedit jam yang dibil untuk mencerminkan bila wang diterima.
- Sertakan nombor dan terma pembayaran
- Lampirkan butiran sokongan yang telah dipersetujui
- Tandakan entri masa sebagai telah diinvois
- Simpan rekod sumber yang diluluskan
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- GOV.UK: Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam InvoisMenyokong paparan penerangan yang jelas, tarikh bekalan dan invois, jumlah, cukai, jumlah keseluruhan, dan nombor invois yang unik.
- Jabatan Buruh Amerika: Rekod Penghantaran JamMenyediakan rekod jam, kadar, pendapatan, dan tempoh bayaran yang mendasari yang diperlukan untuk mengesahkan pengiraan jamian bagi pekerja yang diliputi.
Soalan lazim
Soalan mengenai cara menginvois untuk jam yang dikerjakan
Berapa banyak butiran lembaran masa yang perlu menyertai invois?
Sediakan butiran yang diperlukan oleh perjanjian dan maklumat yang cukup untuk mengesahkan caj. Kekalkan komen dalaman dan maklumat klien yang tidak berkaitan sebagai rahsia.
Bolehkah beberapa kadar jamian muncul pada satu invois?
Ya. Gunakan baris berasingan untuk setiap perkhidmatan atau peranan dan tunjukkan jam yang sepadan serta kadar yang diterima dengan jelas.
Bagaimana jika jam melebihi anggaran?
Terangkan perbezaan dan dapatkan kelulusan sebelum meneruskan melebihi had yang bersetuju. Jangan mengejutkan klien dengan jam berlebihan yang tidak diluluskan pada invois akhir.