Bagaimana menagih untuk perkhidmatan

Kumpulkan maklumat yang diperlukan

Mula dengan nama undang-undang atau nama dagangan anda, alamat perniagaan, butiran hubungan, maklumat cukai atau pendaftaran yang diperlukan di lokasi anda, dan arahan pembayaran. Tambahkan nama dan alamat penagihan pelanggan yang betul, bukan hanya nama kontak harian anda.

Tetapkan nombor invois yang unik dan rekodkan tarikh isu, tempoh perkhidmatan, serta tarikh matang. Jika pelanggan memerlukan pesanan belian, jabatan, kod projek, atau pengenal pasti pembekal, masukkan ia dengan tepat. Sahkan keperluan tersebut sebelum kerja tamat, bukan selepas penghantaran.

• Butiran pembekal dan pelanggan
• Nombor invois unik dan tarikh dikeluarkan
• Tempoh perkhidmatan dan tarikh luput
• Pesanan belian atau rujukan projek

Terangkan perkhidmatan dengan jelas

Gunakan penerangan yang boleh difahami oleh orang di luar projek. "Perkhidmatan reka bentuk" adalah kabur. "Reka bentuk halaman utama, fasa 2 yang diluluskan, termasuk susun atur desktop dan mudah alih" menghubungkan caj kepada hasil. Untuk kerja berulang, sertakan bulan atau tempoh perkhidmatan.

Jika menagih mengikut jam, nyatakan peranan atau tugas, bilangan jam, kadar, dan jumlah baris. Jika menagih yuran tetap, nyatakan fasa atau hasil yang disepakati dan jumlah yang dipersetujui. Kumpulkan butiran secara logik; invois harus telus tanpa menjadi salinan setiap nota projek.

• Namakan hasil kerja atau tugas
• Tunjukkan kuantiti, jam, atau titik penting
• Guna kadar atau harga yang dipersetujui
• Rujuk perubahan yang diluluskan secara berasingan

Kira jumlah dan terma pembayaran

Kira setiap baris, jumlah sementara, diskaun, cukai nilai ditambah yang berkenaan, kredit atau deposit, dan baki akhir. Semak pembundaran dan mata wang. Peraturan cukai berbeza, jadi gunakan kadar dan penyajian yang diperlukan untuk transaksi tersebut dan rujuk penasihat perakaunan yang berkelayakan apabila rawatan tidak pasti.

Nyatakan kaedah pembayaran yang diterima, arahan pembayaran, tarikh matang, dan sebarang terma pembayaran lewat yang telah dipersetujui. Jangan tambah penalti yang tidak pernah didedahkan. Jika pembayaran perlu dibuat dalam bilangan hari tertentu, tunjukkan tarikh matang kalendar yang sebenar supaya pelanggan tidak perlu mengira sendiri.

• Subjumlah sebelum cukai
• Diskaun, deposit, dan kredit
• Cukai yang berkenaan dan jumlah akhir yang perlu dibayar
• Kaedah pembayaran, tarikh luput, dan terma yang dipersetujui

Hantar, rekod, dan ikuti

Hantar invois kepada kontak penagihan melalui saluran yang diterima dan sertakan mesej ringkas yang menamakan projek, jumlah, dan tarikh matang. Simpan salinan PDF atau versi elektronik yang tepat yang dihantar. Rekodkan bila ia dihantar dan sebarang respons.

Semak invois yang belum dibayar mengikut jadual yang ditetapkan. Hantar peringatan yang sopan sebelum atau segera selepas tarikh matang, kemudian ikuti proses eskalasi yang telah dipersetujui. Dengan Pocket Invoice, anda boleh menyimpan butiran pelanggan, menyenaraikan perkhidmatan secara terperinci, mengeksport PDF yang disesuaikan, dan menguruskan invois dari iOS, Android, atau Web.

• Sahkan penerima pengebilan yang betul
• Simpan versi akhir dan rekod penghantaran
• Rekod pembayaran terhadap invois
• Ikuti secara konsisten baki yang tertunggak

Ikuti cara harga yang dipersetujui

Untuk kadar sejam, tunjukkan jam diluluskan dan kadar. Untuk harga tetap, kenal pasti hasil atau peringkat. Untuk caj berulang, nyatakan tempoh dan liputan.

Rekod masa dalaman tidak menukar projek harga tetap kepada caj sejam. Kerja tambahan di luar perkhidmatan bulanan juga perlu melalui persetujuan yang sesuai.

Gantikan nama umum dengan hasil yang dikenali

Daripada “konsultasi”, nyatakan dua sesi dan laporan dipersetujui. Untuk penyelenggaraan, kenal pasti bulan, lokasi atau sistem serta kerja termasuk.

Kumpulkan tugas jika butirannya terlalu banyak. Lampiran mesti sepadan dengan jumlah dan tidak mendedahkan nota dalaman atau pelanggan lain.

Semak contoh caj mengikut jam

Empat jam reka bentuk pada 220 menghasilkan 880; 1.5 jam mesyuarat pada kadar dipersetujui 180 menghasilkan 270. Subjumlah contoh ialah 1,150 sebelum cukai.

Asingkan kadar berbeza. Jika mesyuarat sudah termasuk dalam harga tetap, jangan gunakan contoh ini untuk mengenakan caj sekali lagi.

Paparkan kos, deposit dan kerja tambahan

Perjalanan, bahan atau pihak ketiga yang diluluskan boleh disenaraikan berasingan. Persetujui sama ada termasuk dalam harga, dicaj pada kos atau mengikut kaedah lain.

Tolak deposit sekali sahaja. Rujuk kelulusan kerja tambahan dan kesannya pada harga. Invois tidak sepatutnya menjadi pemberitahuan pertama tentang caj baharu.

Mudahkan bahagian akaun pelanggan

Dapatkan kenalan pengebilan, pesanan belian dan proses kelulusan lebih awal. Sertakan tempoh dan rujukan supaya orang lain boleh memprosesnya jika kenalan biasa tiada.

Lampirkan rekod masa atau kelulusan yang diperlukan tanpa menghantar seluruh arkib projek. Berikan apa yang membantu mereka menyemak dan membayar.

Selesaikan pertanyaan pada baris berkenaan

Tanya tugas, tarikh, kuantiti atau kadar yang dipersoalkan. Bandingkan dengan persetujuan, betulkan kesilapan dan bincang bahagian tidak dipertikai secara berasingan jika sesuai.

Simpan keputusan serta kemas kini baki dan peringatan. Gunakan pengalaman itu untuk menjelaskan mesyuarat atau semakan tambahan dalam tawaran seterusnya.