Invois pertama sering mengambil masa lebih lama daripada jangkaan. Jumlahnya mudah dikira, tetapi anda masih perlu memilih penerangan, tarikh dan maklumat yang pelanggan perlukan.
Gunakan persetujuan kerja sebagai permulaan. Kumpulkan harga, butiran pelanggan dan jadual bayaran dahulu supaya proses ini mudah diulang untuk kerja berikutnya.
1. Kenal pasti dokumen dan pihak
Nyatakan bahawa dokumen ialah invois, berikan nombor unik serta tarikh terbit dan akhir. Gunakan urutan yang konsisten supaya setiap dokumen mudah dikesan.
Masukkan nama, alamat, hubungan dan nombor cukai yang diperlukan bagi syarikat serta pelanggan. Tambahkan rujukan projek, pesanan atau anggaran jika berkaitan.
- Tajuk dan nombor invois
- Tarikh terbit serta akhir
- Butiran lengkap pembekal
- Butiran pelanggan dan rujukan
2. Perincikan dan kira transaksi
Bina baris bagi setiap produk, perkhidmatan, fasa atau tempoh. Tulis perihalan, kuantiti, unit dan kadar supaya pelanggan dapat mengesahkan pengiraan.
Kira subjumlah, diskaun, cukai, kredit dan jumlah dalam mata wang yang betul. Semak item luar biasa walaupun aplikasi melakukan pengiraan.
- Perihalan baris yang khusus
- Kuantiti, unit dan kadar
- Subjumlah, diskaun dan cukai
- Jumlah serta mata wang
3. Nyatakan bayaran, semak dan hantar
Berikan tarikh akhir khusus, kaedah yang diterima dan maklumat untuk membuat bayaran. Deposit, ansuran, diskaun atau caj lewat perlu dipersetujui dan mematuhi peraturan.
Semak butiran, tarikh, nombor, baris dan jumlah, kemudian pratonton PDF. Hantar kepada penerima yang dipersetujui dan simpan versi yang sama.
- Tarikh akhir dalam bentuk tarikh sebenar
- Arahan pembayaran lengkap
- Semakan PDF akhir
- Rekod penghantaran dan simpanan
Sediakan maklumat sebelum membuka templat
Sediakan sebut harga atau kontrak diterima, nama dan alamat pengebilan, pesanan belian, butiran perniagaan serta syarat bayaran. Untuk caj mengikut jam, gunakan rekod diluluskan; untuk barang, semak kuantiti dibekalkan.
Jangan meneka maklumat semata-mata untuk menyiapkan dokumen. Jika kenalan projek tidak tahu rujukan yang diperlukan, dapatkan daripada pihak berkaitan sebelum invois dipulangkan oleh bahagian akaun.
Bina jumlah daripada baris yang boleh disemak
Contoh kerja reka bentuk: 12 jam pada kadar 300 dan empat jam pengeluaran pada kadar 300 menghasilkan 4,800. Selepas deposit 1,800, baki sebelum pelarasan cukai ialah 3,000. Nyatakan mata wang.
Jangan sembunyikan deposit dengan mengurangkan harga satu baris perkhidmatan. Harga kerja, diskaun, cukai dan bayaran diterima perlu menerangkan bagaimana baki diperoleh.
| Contoh | Kiraan | Jumlah |
|---|---|---|
| Reka bentuk | 12 × 300 | 3,600 |
| Pengeluaran | 4 × 300 | 1,200 |
| Subjumlah sebelum cukai | 3,600 + 1,200 | 4,800 |
| Deposit diterima | Tolak sekali | 1,800 |
| Baki contoh sebelum pelarasan cukai | 4,800 − 1,800 | 3,000 |
Tulis penerangan untuk orang yang tidak mengikuti projek
Gantikan “perkhidmatan” dengan hasil atau tempoh yang dikenali. “Penyelenggaraan laman web September, termasuk kemas kini dan sokongan dipersetujui” membantu pelanggan memadankan caj dengan pembelian.
Jika rekod banyak, kumpulkan kerja yang sesuai dan sertakan butiran sebagai lampiran. Jumlah mesti sepadan dan lampiran tidak boleh mengandungi maklumat pelanggan lain atau nota dalaman.
Bezakan tarikh invois, tempoh kerja dan tarikh akhir
Tarikh dikeluarkan mengenal pasti dokumen, tempoh kerja menjelaskan perkhidmatan, dan tarikh akhir menyatakan bila bayaran dijangka. Ketiga-tiganya tidak semestinya sama.
Kira tarikh akhir mengikut persetujuan dan paparkan tarikh sebenar. Jika kelulusan menjadi titik mula, terangkan. Peraturan cukai tentang masa bekalan perlu disemak apabila berkenaan.
Semak fail yang benar-benar akan dihantar
Baca nama pelanggan, nombor, mata wang, jumlah, deposit, baki dan arahan bayaran dalam PDF eksport. Buang nama contoh atau syarat yang tidak berkaitan.
Gunakan nama fail dengan rujukan dan simpan versi dihantar. Pembetulan kemudian perlu dikenal pasti dan dikaitkan dengan asal, bukan menggantikan fail secara senyap.
Sertakan e-mel yang ringkas
Anda tidak perlu mengulang seluruh invois. Nyatakan projek, baki dan tarikh akhir, kemudian berikan cara untuk meminta penjelasan.
Hai [nama], saya lampirkan invois [nombor] untuk [projek atau tempoh]. Baki [jumlah dan mata wang] perlu dibayar pada [tarikh]. Butiran pembayaran terdapat dalam invois. Sila maklumkan jika bahagian akaun memerlukan rujukan atau dokumen tambahan. Terima kasih.
Soalan lain yang mungkin timbul
Bolehkah invois dibuat tanpa nombor?
Nombor unik ialah amalan penting dan mungkin diwajibkan. Semak urutan serta syarat yang dikenakan kepada perniagaan anda.
Bilakah invois perlu dihantar?
Hantar pada titik yang dipersetujui, contohnya selepas penghantaran, pada fasa projek atau pada awal tempoh bil.
Perlukah salinan invois disimpan?
Ya. Simpan versi yang dihantar dan dokumen sokongan selama tempoh yang dikehendaki oleh peraturan perakaunan dan cukai.