Penjejaman jam boleh ditagih paling berguna apabila ia menjawab dua soalan: kerja apa yang diterima klien, dan bagaimana caj dikira? Pengapit masa boleh menangkap tempoh, tetapi projek, tugas, tarikh, kadar, dan penerangan memberikan makna perniagaan kepada tempoh tersebut.
Tetapkan peraturan pengebilan sebelum kerja bermula. Takrifkan aktiviti mana yang boleh ditagih, saiz pengebilan terkecil, sebarang perbezaan kadar, dan sama ada klien mesti meluluskan lembaran masa. Peraturan yang konsisten menjadikan entri lebih mudah disemak dan invois lebih mudah dijelaskan.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Takrifkan apa yang dikira sebagai masa boleh ditagih | Sahkan perkhidmatan yang diliputi secara bertulis |
| Rekod masa dengan konteks yang berguna | Tetapkan setiap rekod kepada satu projek |
| Semak jam boleh ditagih setiap hari | Tutup pengimbas terbuka atau berganda |
| Sediakan jam untuk pengebilan | Luluskan rekod sebelum pengebilan |
Takrifkan apa yang dikira sebagai masa boleh ditagih
Masa yang boleh ditagih adalah kerja yang telah bersetuju dibayar oleh klien di bawah perjanjian. Ia mungkin termasuk pengeluaran, mesyuarat, penyelidikan, pembetulan, atau perjalanan, tetapi jawapannya bergantung pada kontrak berbanding senarai universal.
Tulis dasar pengebilan mudah untuk setiap projek. Pisahkan kerja yang termasuk daripada kos am, tetapkan had untuk pembetulan atau mesyuarat, dan dokumentasikan sebarang aktiviti yang memerlukan kelulusan awal sebelum ia boleh ditagih.
- Sahkan perkhidmatan yang diliputi secara bertulis
- Rekod kadar sejam yang dipersetujui
- Tentukan increment pengebilan dan pembundaran
- Kenal pasti kerja yang memerlukan kelulusan terlebih dahulu
Rekod masa dengan konteks yang berguna
Mula pengiraan masa apabila anda memulakan tugas yang fokus, atau buat rekod manual pada titik semula jadi. Pilih satu kaedah untuk setiap aliran kerja supaya aktiviti yang sama tidak direkodkan dua kali.
Satu rekod yang berguna menamakan hasil, bukan sekadar alat yang digunakan. Gantikan "kerja reka bentuk" dengan penerangan seperti "pembetulan reka bentuk halaman utama selepas semakan klien" supaya klien dapat mengaitkan masa dengan kemajuan.
- Tetapkan setiap rekod kepada satu projek
- Gunakan huraian tugas yang khusus
- Tangkap masa mula, henti, dan tempoh
- Tambah nota untuk kerja luar biasa
Semak jam boleh ditagih setiap hari
Semakan harian menangkap rekod yang terlepas sementara kerja masih mudah diingati. Cari pengiraan masa yang bertindih, blok masa panjang tanpa penjelasan, rekod pada projek yang salah, dan nota yang akan mengelirukan sesiapa di luar pasukan.
Bandingkan jumlah berjalan dengan anggaran atau had projek. Apabila jam menghampiri had, beritahu klien sebelum meneruskan dan dokumentasikan sebarang perubahan yang diluluskan kepada skop, bajet, atau jadual.
- Tutup pengimbas terbuka atau berganda
- Tetapkan tugasan projek dan tugas dengan tepat
- Semak kemajuan terhadap bajet
- Jaga rekod masa yang diluluskan
Sediakan jam untuk pengebilan
Sebelum mengebil, kumpulankan rekod yang diluluskan mengikut perkhidmatan, fasa, atau peranan mengikut perjanjian. Kira setiap baris daripada jam yang diterima dan kadar, kemudian semak bahawa rekod terperinci sama dengan jumlah invois.
Tunjukkan cukup butiran supaya klien dapat mengesahkan caj tanpa mendedahkan nota dalaman. Sertakan tempoh perkhidmatan, penerangan, jam, kadar, jumlah baris, terma pembayaran, dan lampiran lembaran masa jika penglibatan memerlukan satu.
- Luluskan rekod sebelum pengebilan
- Selaraskan jam dengan baris invois
- Nyatakan tempoh perkhidmatan yang diliputi
- Simpan rekod masa asas
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- IRS: Penyimpanan Rekod PerniagaanMenyokong mengekalkan rekod transaksi tepat pada masanya dan dokumen yang diperlukan untuk menyokong pendapatan dan perbelanjaan.
- Jabatan Buruh Amerika: Rekod Penghantaran JamMemaparkan butiran harian, mingguan, kadar bayaran, dan tempoh bayaran yang digunakan dalam rekod jam formal untuk pekerja yang dilindungi.
Soalan lazim
Soalan tentang cara merekodkan jam yang boleh ditagih
Maklumat apa yang harus disertakan dalam rekod masa yang boleh ditagih?
Sertakan tarikh, klien, projek, tugas, tempoh, dan penerangan ringkas tentang hasil. Tambahkan kadar yang berkenaan atau kategori pengebilan apabila kadar berbeza.
Adakah jam boleh ditagih perlu dibundarkan?
Gunakan increment yang bersetuju dengan klien dan aplikasikan secara konsisten. Elakkan memperkenalkan peraturan pembundaran selepas kerja telah selesai.
Bila klien harus menerima lembaran masa?
Hantar satu apabila kontrak memerlukannya atau apabila sokongan terperinci akan membantu klien menyemak invois. Invois tersebut masih harus meringkaskan caj dengan jelas.