Petang panjang menyiapkan projek mudah diingati. Panggilan sepuluh minit dan semakan tambahan lebih mudah hilang daripada rekod.
Catat kerja sebenar dahulu, kemudian gunakan persetujuan caj. Tidak semua aktiviti secara automatik menjadi masa yang boleh dibil.
Takrifkan apa yang dikira sebagai masa boleh ditagih
Masa yang boleh ditagih adalah kerja yang telah bersetuju dibayar oleh pelanggan di bawah perjanjian. Ia mungkin termasuk pengeluaran, mesyuarat, penyelidikan, pembetulan, atau perjalanan, tetapi jawapannya bergantung pada kontrak berbanding senarai universal.
Tulis dasar pengebilan mudah untuk setiap projek. Pisahkan kerja yang termasuk daripada kos am, tetapkan had untuk pembetulan atau mesyuarat, dan dokumentasikan sebarang aktiviti yang memerlukan kelulusan awal sebelum ia boleh ditagih.
- Sahkan perkhidmatan yang diliputi secara bertulis
- Rekod kadar sejam yang dipersetujui
- Tentukan increment pengebilan dan pembundaran
- Kenal pasti kerja yang memerlukan kelulusan terlebih dahulu
Rekod masa dengan konteks yang berguna
Mula pengiraan masa apabila anda memulakan tugas yang fokus, atau buat rekod manual pada titik semula jadi. Pilih satu kaedah untuk setiap aliran kerja supaya aktiviti yang sama tidak direkodkan dua kali.
Satu rekod yang berguna menamakan hasil, bukan sekadar alat yang digunakan. Gantikan "kerja reka bentuk" dengan penerangan seperti "pembetulan reka bentuk halaman utama selepas semakan pelanggan" supaya pelanggan dapat mengaitkan masa dengan kemajuan.
- Tetapkan setiap rekod kepada satu projek
- Gunakan huraian tugas yang khusus
- Tangkap masa mula, henti, dan tempoh
- Tambah nota untuk kerja luar biasa
Semak jam boleh ditagih setiap hari
Semakan harian menangkap rekod yang terlepas sementara kerja masih mudah diingati. Cari pengiraan masa yang bertindih, blok masa panjang tanpa penjelasan, rekod pada projek yang salah, dan nota yang akan mengelirukan sesiapa di luar pasukan.
Bandingkan jumlah berjalan dengan anggaran atau had projek. Apabila jam menghampiri had, beritahu pelanggan sebelum meneruskan dan dokumentasikan sebarang perubahan yang diluluskan kepada skop, bajet, atau jadual.
- Tutup pengimbas terbuka atau berganda
- Tetapkan tugasan projek dan tugas dengan tepat
- Semak kemajuan terhadap bajet
- Jaga rekod masa yang diluluskan
Sediakan jam untuk pengebilan
Sebelum mengebil, kumpulankan rekod yang diluluskan mengikut perkhidmatan, fasa, atau peranan mengikut perjanjian. Kira setiap baris daripada jam yang diterima dan kadar, kemudian semak bahawa rekod terperinci sama dengan jumlah invois.
Tunjukkan cukup butiran supaya pelanggan dapat mengesahkan caj tanpa mendedahkan nota dalaman. Sertakan tempoh perkhidmatan, penerangan, jam, kadar, jumlah baris, terma pembayaran, dan lampiran lembaran masa jika penglibatan memerlukan satu.
- Luluskan rekod sebelum pengebilan
- Selaraskan jam dengan baris invois
- Nyatakan tempoh perkhidmatan yang diliputi
- Simpan rekod masa asas
Persetujui kelayakan sebelum bermula
Bincangkan mesyuarat, kajian, semakan, perjalanan dan kerja semula. Sahkan kadar, bajet serta minimum atau pembundaran.
Membaiki kesilapan sendiri tidak semestinya sama dengan permintaan baharu pelanggan. Rekod masa ialah bukti aktiviti, bukan hak caj dengan sendirinya.
Tulis penerangan ketika menukar tugas
Catat pelanggan, projek, tarikh, tempoh dan tindakan. “Membaiki penghantaran borang mudah alih” lebih mudah difahami daripada “pembangunan”.
Gunakan nama projek konsisten dan penerangan cukup untuk dikenali kemudian. Tidak perlu menulis laporan panjang bagi setiap blok kerja.
Simpan minit sebelum aturan pengebilan
Tugas 20, 35 dan 50 minit berjumlah 105 minit atau 1.75 jam. Pembundaran setiap tugas boleh memberikan jumlah berbeza.
Gunakan kaedah diterima dan asingkan masa sebenar daripada dicaj jika diperlukan. Jangan memilih pembundaran selepas melihat jumlah yang paling tinggi.
Maklumkan bajet ketika pilihan masih ada
Jika bajet sepuluh jam sudah menggunakan lapan dan lima lagi diperlukan, terangkan hasil siap, baki kerja dan tambahan dijangka.
Pelanggan boleh menambah bajet, mengecilkan skop atau menangguhkan. Invois tiga belas jam tanpa notis boleh mengejutkan orang yang menjangka sepuluh.
Semak kesilapan biasa
Cari tempoh bertindih, pemasa semalaman, rehat tidak disengajakan, kadar salah dan jam sudah dibil. Betulkan fakta, bukan sasaran jumlah.
Jika pembetulan menyentuh masa diluluskan, jelaskan melalui proses berkaitan dan simpan perubahan yang membantu semakan.
Bentangkan ringkasan dengan bukti berkaitan
Kumpulkan tugas dan kadar pada invois. Jam perlu berpaut kepada kerja yang dikenali dan jumlah kepada pengiraan jelas.
Keluarkan maklumat pelanggan lain serta nota peribadi daripada lampiran. Simpan versi menyokong caj dan tandakan rekod yang telah digunakan.
Soalan lain yang mungkin timbul
Maklumat apa yang harus disertakan dalam rekod masa yang boleh ditagih?
Sertakan tarikh, pelanggan, projek, tugas, tempoh, dan penerangan ringkas tentang hasil. Tambahkan kadar yang berkenaan atau kategori pengebilan apabila kadar berbeza.
Adakah jam boleh ditagih perlu dibundarkan?
Gunakan increment yang bersetuju dengan pelanggan dan aplikasikan secara konsisten. Elakkan memperkenalkan peraturan pembundaran selepas kerja telah selesai.
Bila pelanggan harus menerima lembaran masa?
Hantar satu apabila kontrak memerlukannya atau apabila sokongan terperinci akan membantu pelanggan menyemak invois. Invois tersebut masih harus meringkaskan caj dengan jelas.