Cara merekod masa untuk pekerja bebas

Putuskan apa yang mesti dijawab oleh rekod

Untuk pengebilan, rekod yang diperlukan untuk proses pengebilan yang boleh dipercayai harus mengenal pasti pelanggan, projek, tugas, tarikh, tempoh, kategori kadar, dan penerangan yang berguna. Untuk penganggaran, ia harus membezakan kerja yang mungkin diulang oleh projek masa depan. Untuk keuntungan, ia harus memasukkan masa penghantaran penting yang tidak boleh ditagih serta jam yang ditagih.

Elak mengumpul data aktiviti sensitif tanpa tujuan yang sah. Jika pekerja terlibat, terangkan apa yang direkodkan, mengapa, siapa yang boleh mengaksesnya, dan peraturan tempat kerja serta privasi yang terpakai. Dapatkan nasihat perakaunan untuk keperluan pemantauan atau gaji.

• Masa boleh ditagih mengikut pelanggan dan projek
• Penghantaran dan pentadbiran yang tidak boleh ditagih
• Perbandingan anggaran versus data sebenar
• Semakan kapasiti dan keuntungan

Cipta projek mudah dan label tugas

Gunakan nama yang sepadan dengan cadangan dan invois. Satu projek boleh mewakili satu penglibatan, manakala tugas mewakili kerja bermakna seperti penemuan, reka bentuk, pelaksanaan, mesyuarat, atau perjalanan yang boleh ditagih. Terlalu banyak label melambatkan kemasukan dan menghasilkan data yang tidak konsisten.

Tentukan pembundaran, increment minimum, rehat, perjalanan, pembetulan, dan kelulusan. Jika tugas tidak boleh ditagih, putuskan sama ada ia masih perlu direkodkan untuk analisis dalaman. Kekalkan peraturan yang ditulis supaya kerja yang sama direkodkan secara konsisten.

• Konvensyen penamaan pelanggan dan projek
• Senarai tugas kecil yang stabil
• Peraturan masa boleh ditagih dan tidak boleh ditagih
• Dasar pembundaran dan pembetulan

Tangkap masa hampir dengan kerja

Mula dan hentikan pencatatan masa apabila praktikal, atau masukkan masa pada titik semula jadi. Menunggu sehingga akhir minggu meningkatkan kebarangkalian peralihan terlupa dan penerangan kabur. Tambah nota semasa tugas masih jelas.

Semak entri harian untuk pertindihan, tempoh tidak aktif yang panjang, projek yang salah, dan penerangan yang hilang. Langkah kelulusan pengurus atau pelanggan mungkin berguna untuk pasukan besar atau kerja sensitif kos. Kunci atau simpan rekod yang diluluskan supaya edit invois kemudian tidak mengubah sumber secara senyap.

• Pengimput masa atau ajukan entri manual
• Nota tugas dan hasil pendek
• Semakan ralat harian
• Kelulusan sebelum pengebilan apabila diperlukan

Tukar masa yang diluluskan menjadi invois

Ringkaskan masa pada tahap yang disyaratkan oleh perjanjian. Tunjukkan tempoh perkhidmatan, tugas atau peranan, jam yang diluluskan, kadar, dan jumlah baris. Lampirkan lembaran masa terperinci hanya apabila dijangka; invois itu sendiri harus masih menyediakan konteks yang cukup untuk memahami caj tersebut.

Selepas pengebilan, bandingkan masa sebenar dengan anggaran dan kadar berkesan. Cari koordinasi, semakan, perjalanan, atau pentadbiran yang berulang tetapi tidak ditagih. Gunakan bukti itu untuk meningkatkan skop dan harga masa depan. Pocket Invoice kemudian boleh membuat invois PDF beritem bernombor di Web, iOS, dan Android.

• Semak dan luluskan entri masa
• Guna kadar yang dipersetujui
• Cipta item baris invois yang jelas
• Gunakan data sebenar untuk meningkatkan anggaran masa depan

Pilih kaedah yang boleh dikekalkan

Pemasa sesuai jika anda ingat menukar tugas. Lembaran manual membantu kerja dalam blok jelas; rekod aktiviti automatik masih memerlukan penentuan projek.

Cuba sepanjang minggu biasa. Semak catatan tertinggal, gangguan dan kemudahan menyediakan ringkasan pelanggan. Rekod ringkas konsisten lebih berguna daripada data terperinci yang tidak disemak.

Bandingkan alat mengikut kerja diperlukan

Produk berikut memberi arah berbeza bagi individu, pengebilan, tugas dan jadual pekerja. Semak ciri, pelan dan negara semasa melalui laman rasmi.

Gunakan beberapa kategori berguna

Asingkan kerja pelanggan, komunikasi, jualan, pentadbiran dan pembelajaran apabila relevan. Kategori tidak menentukan kelayakan caj tanpa persetujuan.

Semak perkara mengejutkan setiap minggu. Tugas dua jam yang menjadi empat atau mesej berselerak boleh membantu memperbaiki anggaran dan jadual.

Jejaki projek harga tetap untuk perancangan

Projek 3,000 selama 15 jam bersamaan 200 sejam sebelum kos lain; 30 jam menjadi 100. Pelanggan tetap membayar harga diterima.

Cari sebab beza: skop kabur, semakan, input hilang atau pembelajaran. Menaikkan harga bukan satu-satunya tindakan apabila proses boleh diperbaiki.

Tukar rekod kepada invois mudah dibaca

Kumpulkan masa diluluskan mengikut projek, tugas dan kadar. Lampirkan lembaran berkaitan apabila perlu, bukan setiap mesej kecil pada halaman utama.

Semak pertindihan, pemasa terlupa, rehat dan masa pernah dibil. Bezakan tempoh sebenar daripada pembundaran dipersetujui serta tandakan rekod digunakan.

Terangkan tujuan kepada pasukan

Jika tujuan ialah bajet dan pengebilan, kumpulkan maklumat itu. Tangkapan skrin atau lokasi menimbulkan isu tambahan dan tidak perlu diaktifkan hanya kerana tersedia.

Jelaskan akses, pembetulan, penyimpanan dan kegunaan untuk gaji atau caj. Masa bekerja, masa boleh dibil dan tempoh projek boleh berbeza.