Penjejak masa harus memberikan keputusan yang lebih baik tanpa menjadi kerja kedua. Seorang profesional yang bekerja sendiri mungkin memerlukan jam boleh ditagih mengikut klien dan tugas; perniagaan kecil mungkin juga memerlukan kapasiti pasukan, input gaji, kos projek, dan rekod pematuhan. Tentukan tujuan sebelum memilih penjejak masa.
Pocket Invoice tidak mendakwa mempunyai penjejak masa terbina dalam. Anda boleh menggunakan alat masa khusus atau proses dokumen mudah, kemudian masukkan jam dan kadar yang diluluskan sebagai item baris invois. Kuncinya ialah penghantaran yang boleh dipercayai daripada rekod masa ke bill klien.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Putuskan apa yang mesti dijawab oleh rekod | Masa boleh ditagih mengikut klien dan projek |
| Cipta projek mudah dan label tugas | Konvensyen penamaan klien dan projek |
| Tangkap masa hampir dengan kerja | Pengimput masa atau ajukan entri manual |
| Tukar masa yang diluluskan menjadi invois | Semak dan luluskan entri masa |
Putuskan apa yang mesti dijawab oleh rekod
Untuk pengebilan, rekod yang diperlukan untuk proses pengebilan yang boleh dipercayai harus mengenal pasti klien, projek, tugas, tarikh, tempoh, kategori kadar, dan penerangan yang berguna. Untuk penganggaran, ia harus membezakan kerja yang mungkin diulang oleh projek masa depan. Untuk keuntungan, ia harus memasukkan masa penghantaran penting yang tidak boleh ditagih serta jam yang ditagih.
Elak mengumpul data aktiviti sensitif tanpa tujuan yang sah. Jika pekerja terlibat, terangkan apa yang direkodkan, mengapa, siapa yang boleh mengaksesnya, dan peraturan tempat kerja serta privasi yang terpakai. Dapatkan nasihat perakaunan untuk keperluan pemantauan atau gaji.
- Masa boleh ditagih mengikut klien dan projek
- Penghantaran dan pentadbiran yang tidak boleh ditagih
- Perbandingan anggaran versus data sebenar
- Semakan kapasiti dan keuntungan
Cipta projek mudah dan label tugas
Gunakan nama yang sepadan dengan cadangan dan invois. Satu projek boleh mewakili satu penglibatan, manakala tugas mewakili kerja bermakna seperti penemuan, reka bentuk, pelaksanaan, mesyuarat, atau perjalanan yang boleh ditagih. Terlalu banyak label melambatkan kemasukan dan menghasilkan data yang tidak konsisten.
Tentukan pembundaran, increment minimum, rehat, perjalanan, pembetulan, dan kelulusan. Jika tugas tidak boleh ditagih, putuskan sama ada ia masih perlu direkodkan untuk analisis dalaman. Kekalkan peraturan yang ditulis supaya kerja yang sama direkodkan secara konsisten.
- Konvensyen penamaan klien dan projek
- Senarai tugas kecil yang stabil
- Peraturan masa boleh ditagih dan tidak boleh ditagih
- Dasar pembundaran dan pembetulan
Tangkap masa hampir dengan kerja
Mula dan hentikan pengimputan masa apabila praktikal, atau masukkan masa pada titik semula jadi. Menunggu sehingga akhir minggu meningkatkan kebarangkalian peralihan terlupa dan penerangan kabur. Tambah nota semasa tugas masih jelas.
Semak entri harian untuk pertindihan, tempoh tidak aktif yang panjang, projek yang salah, dan penerangan yang hilang. Langkah kelulusan pengurus atau klien mungkin berguna untuk pasukan besar atau kerja sensitif kos. Kunci atau simpan rekod yang diluluskan supaya edit invois kemudian tidak mengubah sumber secara senyap.
- Pengimput masa atau ajukan entri manual
- Nota tugas dan hasil pendek
- Semakan ralat harian
- Kelulusan sebelum pengebilan apabila diperlukan
Tukar masa yang diluluskan menjadi invois
Ringkaskan masa pada tahap yang disyaratkan oleh perjanjian. Tunjukkan tempoh perkhidmatan, tugas atau peranan, jam yang diluluskan, kadar, dan jumlah baris. Lampirkan lembaran masa terperinci hanya apabila dijangka; invois itu sendiri harus masih menyediakan konteks yang cukup untuk memahami caj tersebut.
Selepas pengebilan, bandingkan masa sebenar dengan anggaran dan kadar berkesan. Cari koordinasi, semakan, perjalanan, atau pentadbiran yang berulang tetapi tidak ditagih. Gunakan bukti itu untuk meningkatkan skop dan harga masa depan. Pocket Invoice kemudian boleh membuat invois PDF beritem bernombor di Web, iOS, dan Android.
- Semak dan luluskan entri masa
- Guna kadar yang dipersetujui
- Cipta item baris invois yang jelas
- Gunakan data sebenar untuk meningkatkan anggaran masa depan
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- IRS: Penyimpanan Rekod PerniagaanMembolehkan sistem rekod yang sesuai dengan perniagaan sambil memerlukan rekod yang menyokong pendapatan dan perbelanjaan.
- IRS: Kumpulkan Dokumen untuk Pekerjaan SendiriSenaraikan penyata pembayaran, resit, log perjalanan, dan rekod pendapatan serta perbelanjaan lain yang perlu dikumpulkan oleh profesional yang bekerja sendiri.
Soalan lazim
Soalan tentang bagaimana profesional yang bekerja sendiri mengimputkan masa?
Adakah profesional yang bekerja sendiri perlu mengimputkan setiap minit?
Tidak. Rekodkan butiran yang diperlukan untuk pengebilan dan keputusan. Tahap yang betul bergantung pada persetujuan, model harga, risiko projek, dan kos pentadbiran.
Seberapa kerap entri masa perlu disemak?
Semak mereka setiap hari apabila mungkin dan kelulusan sebelum pengebilan. Semakan kerap menangkap ralat semasa kerja masih mudah diingati.
Bolehkah pengimputan masa membantu projek kadar tetap?
Ya. Rekod masa dalaman mendedahkan kadar berkesan, ketepatan anggaran, perubahan skop berulang, dan perkhidmatan mana yang memerlukan harga berbeza.