Pelacakan perbelanjaan bukan sahaja tugas musim cukai. Ia menunjukkan berapa kos operasi perniagaan, klien atau perkhidmatan mana yang menguntungkan, apabila tunai semakin ketat, dan sama ada harga masih mencerminkan realiti. Proses ini boleh menjadi mudah apabila transaksi dipisahkan dan disemak secara berkala.
Jabatan Cukai Amerika Syarikat (IRS) menyatakan bahawa sistem rekod perlu menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan dengan jelas, dan rekod elektronik mematuhi prinsip asas yang sama seperti rekod kertas. Pilih sistem yang anda akan kekalkan. Satu spreadsheet, platform pembukuan, atau buku besar yang dikendalikan oleh perakaun boleh berfungsi apabila dokumen sumber dan tujuan perniagaan kekal jelas.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Pisahkan transaksi perniagaan. | Gunakan akaun pembayaran perniagaan khusus. |
| Cipta kategori perbelanjaan yang berguna. | Gunakan kategori berdasarkan tujuan kos. |
| Tangkap dokumen sokongan yang lengkap. | Penerima bayaran dan tarikh transaksi |
| Lakukan pengiraan semula dan semakan setiap bulan. | Padankan akaun dengan penyata. |
Pisahkan transaksi perniagaan.
Gunakan akaun bank perniagaan dan kad pembayaran khusus yang sesuai untuk entiti dan lokasi anda. Pemisahan mengurangkan bilangan transaksi peribadi yang perlu disemak dan memudahkan pengiraan semula. Ia juga memberikan gambaran yang lebih jelas tentang tunai operasi.
Apabila pembelian bercampur tidak dapat dielakkan, rekod bahagian perniagaan dan peribadi secara eksplisit. Jangan masukkan keseluruhan transaksi sebagai perniagaan dan harapkan anda dapat mengingat pembahagian itu kemudian. Untuk pemindahan, sumbangan pemilik, pampasan, atau pengeluaran, gunakan kategori yang membezakannya daripada pendapatan dan perbelanjaan.
- Gunakan akaun pembayaran perniagaan khusus.
- Rekodkan peruntukan penggunaan campuran apabila transaksi berlaku.
- Pisahkan pemindahan daripada pendapatan dan perbelanjaan.
- Hadkan pembelian tunai yang sukar untuk ditjejak.
Cipta kategori perbelanjaan yang berguna.
Kategori mesti menyokong pengurusan dan penyediaan cukai. Mulakan dengan senarai akaun yang disyorkan untuk jenis perniagaan anda, kemudian kekalkan label yang konsisten. Kumpulan biasa termasuk pengiklanan, yuran, insurans, kos pejabat, perkhidmatan profesional, sewa, pembaikan, perisian, bekalan, perjalanan, utiliti, dan kos kenderaan.
Elakkan mencipta kategori baharu untuk setiap pembekal. Kategori mesti menjelaskan sifat kos, manakala medan pembekal merekodkan siapa yang dibayar. Tanya pembukuan atau profesional cukai anda bagaimana keperluan pelaporan semasa dipetakan ke akaun anda, bukan menyusun semula semuanya hanya apabila penyata cukai disediakan.
- Gunakan kategori berdasarkan tujuan kos.
- Rekod pembekal secara berasingan daripada kategori.
- Pisahkan kos kerja terus daripada kos am.
- Dokumenkan sebarang definisi kategori khusus.
Tangkap dokumen sokongan yang lengkap.
Lembaga Hasil Dalam Negeri (IRS) mengenal pasti invois, resit, penyata, cek dibatalkan, dan dokumen lain sebagai sokongan untuk entri perniagaan. Bukti harus mengenal pasti penerima, jumlah, bukti pembayaran, tarikh, dan penerangan yang menunjukkan sifat perniagaan barang atau perkhidmatan tersebut.
Cipta proses digital yang konsisten. Imbas atau ambil gambar resit, gunakan nama fail dengan tarikh dan pembekal, dan simpan fail dalam tahun dan kategori yang sama seperti entri buku besar. Lindungi rekod sensitif dengan keselamatan akaun dan sandaran yang sesuai. Kekalkan salinan asal apabila peraturan lain atau keperluan praktikal menginginkannya.
- Penerima bayaran dan tarikh transaksi
- Perihalan barang atau perkhidmatan
- Jumlah dan bukti pembayaran.
- Tujuan perniagaan dan projek atau klien.
Lakukan pengiraan semula dan semakan setiap bulan.
Penyelarasan membandingkan buku besar dengan kenyataan bank dan kad. Padankan setiap baki dan siasat salinan, pengabaian, bayaran balik, pemindahan, atau item yang tidak dikategorikan. Lakukan ini segera selepas akhir bulan sementara resit yang hilang dan caj luar biasa masih boleh diselesaikan.
Kemudian, semak jumlah tersebut sebagai pemilik perniagaan. Bandingkan perbelanjaan dengan bajet, bulan sebelum ini, dan pendapatan. Cari pembaharuan, kenaikan harga, perkhidmatan yang tidak digunakan, kos projek yang meningkat, dan pembayaran pelanggan yang lewat. Rekod yang baik mewujudkan sistem amaran awal, bukan arkib sejarah yang dibuka sekali setahun.
- Padankan akaun dengan penyata.
- Selesaikan transaksi yang hilang dan berulang.
- Semak jumlah kategori dan kedudukan tunai.
- Hantar rekod yang tersusun kepada perunding perakaunan mengikut jadual.
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Lembaga Hasil Dalam Negeri: Pengekalan rekodMenjelaskan bahawa rekod perniagaan mesti menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan dengan jelas serta mengekalkan dokumen transaksi sokongan.
- IRS: Rekod apa yang perlu saya kekalkan?Mengenal pasti resit, invois, rekod pembayaran, dan dokumen lain yang digunakan untuk menyokong entri buku besar.
Soalan lazim
Soalan mengenai cara mengesan perbelanjaan perniagaan
Bolehkah saya mengesan perbelanjaan perniagaan dalam spreadsheet?
Ya, apabila spreadsheet merekodkan dengan jelas tarikh, pembekal, jumlah, kategori, tujuan perniagaan, akaun pembayaran, dan pautan atau rujukan kepada bukti sokongan.
Seberapa kerap perbelanjaan perlu direkodkan?
Tangkap bukti serta-merta dan semak transaksi sekurang-kurangnya setiap minggu. Lakukan pengiraan semula setiap akaun bank dan kad perniagaan setiap bulan.
Adakah resit elektronik dikira sebagai rekod?
IRS menyatakan bahawa sistem elektronik mengikuti prinsip pengurusan rekod asas yang sama seperti rekod salinan keras. Pastikan rekod boleh dibaca, lengkap, selamat, dan tersedia untuk tempoh yang diperlukan.