Kontraktor sering menyeimbangkan kerja tapak, perjalanan, bahan, subkontraktor, dan perubahan klien merentasi beberapa kerja. Sistem masa yang berguna menangkap kerja hampir dengan tapak kerja tanpa menjadikan setiap entri sebagai beban pentadbiran.
Mula dengan rekod yang diperlukan untuk proses pengebilan yang boleh dipercayai. Kewajipan pengebilan klien, pembayaran pekerja, kos kerja, dan rekod peraturan mungkin mempunyai keperluan berbeza. Sahkan kewajipan pekerjaan dan penyimpanan rekod dengan pihak berkuasa atau penasihat perakaunan yang sesuai untuk setiap wilayah. Dokumentasikan kawalan rekod bagi setiap proses supaya invois klien tidak dianggap sebagai ganti untuk rekod pekerja yang diperlukan secara undang-undang.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Reka struktur projek | Pengenal pasti klien dan projek yang unik |
| Tangkap masa lapangan dengan tepat | Rekodkan masa hampir dengan kerja |
| Pisahkan burang daripada kos lain | Jam burang mengikut kadar |
| Hubungkan masa kepada kos projek dan invois | Bandingkan burang anggaran dan burang sebenar |
Reka struktur projek
Buat projek unik untuk setiap kerja dan bahagikannya kepada fasa atau kod kos yang berguna. Struktur harus cukup sepadan dengan anggaran untuk membandingkan buruh yang dirancang dan sebenar.
Kekalkan nama yang stabil merentasi anggaran, rekod masa, perintah perubahan, dan invois. Ini mengelakkan kerja yang sama tersebar di bawah label yang sedikit berbeza apabila kerja disemak.
- Pengenal pasti klien dan projek yang unik
- Fasa, perdagangan, atau kod kos
- Tetapan pekerja atau subkontraktor
- Kategori kadar standard dan khas
Tangkap masa lapangan dengan tepat
Rekodkan masa pada ketibaan, kepulangan, atau titik semak kerja lain yang dipersetujui. Sertakan lokasi kerja dan tugas, sambil mengumpul data lokasi hanya apabila ia diperlukan, didedahkan, dan ditangani mengikut peraturan yang berkenaan.
Penyelia harus menyemak tepat masa yang terlepas, pertindihan, perjalanan, rehat, dan lembaga yang tidak dijangka. Pembetulan harus kekal kelihatan dan diluluskan oleh individu yang bertanggungjawab atas rekod tersebut.
- Rekodkan masa hampir dengan kerja
- Tetapkan projek dan tugas yang betul
- Huraikan aktiviti yang telah disiapkan
- Semak pembetulan dan pengecualian
Pisahkan burang daripada kos lain
Rekod masa harus membezakan buruh daripada bahan, peralatan, perjalanan, dan perbelanjaan yang boleh diganti. Setiap kos kemudian boleh mengikuti kaedah harga dan kelulusan dalam perjanjian.
Kenal pasti panggilan balik yang tidak boleh ditagih, latihan, penganggaran, dan pentadbiran walaupun ia tidak dipaparkan kepada klien. Kos ini menjejaskan margin dan boleh mendedahkan isu berkala dalam kualiti atau perancangan.
- Jam burang mengikut kadar
- Bahan dan peralatan secara berasingan
- Perjalanan atau mil yang diluluskan
- Kerja semula yang tidak boleh ditagih dan overhead
Hubungkan masa kepada kos projek dan invois
Bandingkan jam buruh sebenar dengan anggaran mengikut fasa. Semak perbezaan semasa kerja aktif supaya perubahan skop, isu produktiviti, atau andaian yang salah dapat diselesaikan sebelum invois akhir.
Gunakan masa yang boleh ditagih kepada klien yang diluluskan untuk membuat baris invois dan kekalkan butiran asas. Jangan anda anggap setiap jam kerja yang dibayar secara automatik boleh ditagih kepada klien; ikuti kontrak dan perubahan yang diluluskan.
- Bandingkan burang anggaran dan burang sebenar
- Luluskan entri yang boleh ditagih kepada klien
- Cipta baris invois terperinci
- Semak margin selepas siap
Terapkan panduan ini dalam amalan
Templat dan alat untuk aliran kerja ini
Gunakan sumber yang sepadan dengan kerja yang anda perlu anggaran, dokumentasikan, atau invois.
Templat invois perkhidmatan mengikut jam
Tukar jam yang direkodkan kepada item baris yang jelas dengan kadar, kuantiti, cukai, dan jumlah.
Sumber terbuka Templat invoisTemplat invois paip
Gunakan masa lapangan yang direkodkan untuk kerja paip bersama kos bahagian dan caj panggilan servis.
Sumber terbuka Templat invoisTemplat invois juruelektrik
Tukar masa buruh elektrik dan bahan kepada invois yang siap untuk klien.
Sumber terbukaSumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Jabatan Buruh Amerika: Rekod Penghantaran JamMenerapkan jam kerja harian teras, jam mingguan, kadar, dan rekod pendapatan yang diperlukan untuk pekerja yang dilindungi.
- Peraturan Perolehan Persekutuan: Pembayaran Kemajuan PembinaanMenghubungkan permintaan pembayaran pembinaan kepada kerja terperinci, jumlah subkontraktor, data sokongan, dan kemajuan yang diluluskan.
Soalan lazim
Soalan tentang penjejak masa untuk kontraktor
Adakah kontraktor perlu merekodkan masa perjalanan?
Sokong rekod pekerja, kos projek, dan pengebilan klien. Sama ada ia boleh dibayar atau dikenakan bergantung pada peraturan dan perjanjian yang berkenaan.
Bolehkah seorang pekerja merekodkan masa pada beberapa projek?
Ya. Setiap blok kerja perlu ditetapkan kepada projek dan tugas yang betul supaya jam tidak diduplikasi dan kos projek kekal tepat.
Seberapa kerap masa kontraktor perlu diluluskan?
Semak pengecualian setiap hari dan lengkapkan kelulusan formal sebelum pembayaran gaji atau pengebilan. Jadual harus meninggalkan masa untuk membetulkan rekod tanpa menunda pembayaran.