Folder penuh dengan imej belum merupakan rekod resit yang tersusun. Anda perlu menyambungkan setiap dokumen kepada tarikh, pembekal, jumlah, pembayaran, kategori, dan tujuan perniagaan supaya ia boleh menyokong pembukuan atau menjawab pertanyaan kemudian.
Lembaga Cukai Dalam Negeri (IRS) membenarkan sistem penyimpanan rekod yang sesuai dengan perniagaan apabila ia menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan dengan jelas, tetapi rekod khusus dan tempoh penyimpanan bergantung pada peristiwa dan peraturan yang terpakai. Sahkan keperluan untuk lokasi dan jenis perniagaan anda.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Tangkap resit pada masa pembelian | Tangkap dokumen yang lengkap |
| Padankan resit dengan transaksi | Padankan tarikh, pembekal, dan jumlah |
| Namakan dan kategorikan fail resit | Guna format tarikh yang konsisten |
| Semak dan simpan rekod | Semak dokumen yang hilang setiap bulan |
Tangkap resit pada masa pembelian
Simpan resit elektronik atau gambar dokumen kertas sebelum ia hilang. Pastikan vendor, tarikh, item, jumlah, cukai, dan maklumat pembayaran boleh dibaca.
Untuk makanan, perjalanan, hadiah, atau kos lain di mana konteks penting, tambah tujuan perniagaan dan peserta yang relevan serta-merta. Jangan bergantung pada ingatan pada akhir bulan.
- Tangkap dokumen yang lengkap
- Semak bahawa setiap medan boleh dibaca
- Rekodkan tujuan perniagaan
- Lindungi maklumat pembayaran yang sensitif
Padankan resit dengan transaksi
Sambungkan setiap resit dengan transaksi berkaitan seperti bank, kad, tunai, atau bayaran balik. Semak jumlah dan tarikh, dengan mengambil kira tip, penukaran mata wang, atau penyelesaian kad yang tertangguh jika perlu.
Pernyataan kad membuktikan bahawa pembayaran telah berlaku, tetapi mungkin tidak menunjukkan apa yang dibeli atau mengapa. Simpan resit yang terperinci apabila butiran tersebut menyokong pengelasan, bayaran balik kepada klien, jaminan, atau pelaporan.
- Padankan tarikh, pembekal, dan jumlah
- Selesaikan caj yang berulang atau hilang
- Rekodkan pembayaran tunai secara berasingan
- Simpan butiran pembelian terperinci
Namakan dan kategorikan fail resit
Gunakan nama fail yang konsisten mengandungi tarikh, pembekal, dan jumlah atau pengenal pasti transaksi. Simpan resit sekali, kemudian gunakan tag atau pautan untuk kategori, projek, dan klien, bukan membuat beberapa salinan yang tidak terkawal.
Gunakan kategori perbelanjaan yang sama seperti yang digunakan dalam rekod perakaunan. Apabila resit merangkumi beberapa kategori atau projek, bahagikan transaksi tersebut dan kekalkan satu dokumen sumber yang disambungkan kepada setiap peruntukan.
- Guna format tarikh yang konsisten
- Sertakan pengenal pasti pembekal dan transaksi
- Tandakan kategori, projek, dan klien
- Dokumenkan sebarang peruntukan terbahagi
Semak dan simpan rekod
Semak transaksi yang tidak sepadan dan resit yang tidak boleh dibaca sekurang-kurangnya setiap bulan. Sahkan bahawa bayaran balik, pulangan, kredit, dan pembelian yang dibatalkan disambungkan kepada rekod asal, bukan dianggap sebagai aktiviti yang tidak berkaitan.
Simpan rekod dengan selamat menggunakan kawalan akses dan sandaran yang sesuai dengan maklumat tersebut. Tempoh retensi berbeza, jadi ikuti peraturan yang dikaitkan dengan pulangan, aset, rekod pekerja, kontrak, atau peristiwa lain yang disokong oleh resit tersebut.
- Semak dokumen yang hilang setiap bulan
- Pautkan pulangan kepada pembelian asal
- Hadkan akses kepada rekod kewangan
- Guna jadual penyimpanan yang betul
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Penyimpanan Rekod IRS untuk Perniagaan KecilMengenal pasti resit, invois, dan dokumen sokongan lain sebagai rekod yang dijana oleh transaksi perniagaan.
- Penerbitan IRS 583: Memulakan Perniagaan dan Mengekalkan RekodMemberikan panduan utama tentang menyusun buku dan mengekalkan dokumen sumber untuk perniagaan kecil.
Soalan lazim
Soalan tentang cara menyusun resit perniagaan
Adakah salinan digital resit perniagaan boleh diterima?
Selalunya mereka boleh, tetapi salinan mesti kekal tepat, boleh dibaca, dan tersedia mengikut peraturan yang berkenaan. Semak keperluan khusus mengikut bidang kuasa dan industri.
Apakah yang perlu saya lakukan apabila resit perniagaan hilang?
Minta penggantian daripada vendor dan dokumentasikan transaksi serta tujuan perniagaan. Jangan cipta atau ubah dokumen supaya kelihatan seperti resit asal.
Berapa lama resit perniagaan perlu disimpan?
Tempoh bergantung kepada apa yang disokong oleh resit tersebut dan undang-undang yang berkenaan. Untuk rekod cukai persekutuan Amerika Syarikat, IRS mengatakan untuk mengekalkan rekod selama yang diperlukan untuk membuktikan item dalam penyata cukai.