Panduan ini menumpukan pada penyimpanan rekod persekutuan Amerika Syarikat untuk individu yang bekerja sendiri. Keperluan negeri, tempatan, antarabangsa, pekerjaan, lesen, geran, kontrak, dan industri mungkin memerlukan dokumen yang berbeza atau tempoh yang lebih lama.
Sistem rekod boleh berupa kertas atau elektronik apabila ia jelas menunjukkan pendapatan dan perbelanjaan serta mengekalkan bukti yang diperlukan. Ini adalah pendidikan umum, bukan keputusan penyimpanan atau cadangan cukai untuk seorang profesional yang bekerja sendiri.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Rekod pendapatan dan pelanggan | Invois dan rekod jualan |
| Rekod perbelanjaan dan tujuan perniagaan | Bukti resit terperinci dan pembayaran |
| Aset, bayaran cukai, dan penyata | Bukti pembelian dan penambahbaikan aset |
| Pilih kawalan dan storan tempoh simpanan | Tempoh simpanan dikaitkan dengan tujuan setiap rekod |
Rekod pendapatan dan pelanggan
Simpan invois, resit, laporan pemproses pembayaran, deposit bank, kontrak, dan kenyataan pelanggan yang mengenal pasti sumber dan jumlah pendapatan perniagaan. Selaraskan mereka supaya deposit, yuran, bayaran balik, dan pemindahan tidak disalah anggap antara satu sama lain.
Simpan Borang 1099 dan kenyataan maklumat lain, tetapi jangan anda anggap ia rekod pendapatan yang lengkap. Buku perniagaan harus mencerminkan semua pendapatan yang boleh dilaporkan di bawah peraturan yang berkenaan, termasuk jumlah yang tidak ditunjukkan pada borang.
- Invois dan rekod jualan
- Penyata bank dan pemproses
- Kontrak, kredit, dan bayaran balik
- Borang 1099 dan rekonsiliasi
Rekod perbelanjaan dan tujuan perniagaan
Simpan resit terperinci, bil, kenyataan, cek dibatalkan, laporan perbelanjaan, dan bukti pembayaran. Rekodkan tarikh, jumlah, pembekal, kategori, tujuan perniagaan, dan klien atau projek apabila relevan.
Sesetengah perbelanjaan memerlukan fakta tambahan, seperti jarak perjalanan, tujuan perjalanan, peserta, penggunaan perniagaan, atau pengagihan antara aktiviti peribadi dan perniagaan. Gunakan panduan terkini daripada pihak berkuasa yang berkaitan untuk item khusus tersebut daripada bergantung pada resit sahaja.
- Bukti resit terperinci dan pembayaran
- Tujuan perniagaan dan kategori
- Maklumat perjalanan dan jarak perjalanan
- Alokasi peribadi dan perniagaan
Aset, bayaran cukai, dan penyata
Simpan rekod pembelian, penambahbaikan, susut nilai, penggunaan perniagaan, jualan, dan pelupusan untuk peralatan, kenderaan, dan aset lain. Rekod ini boleh kekal relevan melebihi tahun pembelian kerana ia menyokong asas dan pengiraan kemudian.
Simpan pengesahan cukai anggaran, pembayaran lanjutan, borang yang dikemukakan, jadual, pilihan, pindaan, notis, dan koresponden. Simpan salinan yang dikemukakan secara akhir dan rekod yang digunakan untuk menyediakannya, bukan hanya draf daripada perisian cukai.
- Bukti pembelian dan penambahbaikan aset
- Rekod susut nilai dan kegunaan perniagaan
- Bayaran cukai anggaran dan lain-lain
- Penyata yang dikemukakan, notis, dan pindaan
Pilih kawalan dan storan tempoh simpanan
Pihak berkuasa menyatakan bahawa tempoh penyimpanan bergantung pada tindakan, perbelanjaan, atau peristiwa yang direkodkan oleh dokumen tersebut, dan rekod harus disimpan selama yang diperlukan untuk membuktikan pendapatan atau peruntukan. Rekod pekerjaan, aset, dan rekod lain boleh mengikuti garis masa yang berbeza.
Gunakan jadual yang didokumenkan selepas menyemak semua pihak berkuasa yang berkaitan dan perkara yang terbuka. Lindungi pengenal pasti pembayar cukai dan data kewangan dengan kawalan akses, sandaran yang boleh dipercayai, dan proses yang memastikan rekod elektronik kekal boleh dibaca sepanjang tempoh penyimpanan.
- Tempoh simpanan dikaitkan dengan tujuan setiap rekod
- Tempoh lebih lama untuk aset apabila diperlukan
- Akses terhad dan storan selamat
- Proses sandaran dan pemulihan yang diuji
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Penyimpanan Rekod IRS untuk Perniagaan KecilMenjelaskan rekod yang diperlukan untuk menunjukkan pendapatan perniagaan, perbelanjaan, aset, dan transaksi gaji.
- Penerbitan IRS 583: Memulakan Perniagaan dan Mengekalkan RekodMenyediakan panduan terperinci mengenai buku, dokumen sumber, tempoh akaun, dan penyimpanan rekod untuk perniagaan baharu.
- Panduan Jadual C IRSMengenal pasti maklumat pendapatan, kos, dan perbelanjaan yang dilaporkan oleh pemilik tunggal pada Jadual C.
Soalan lazim
Soalan mengenai rekod cukai yang perlu dikekalkan oleh freelancer
Adakah penyata bank mencukupi untuk membuktikan perbelanjaan freelancer?
Ia menunjukkan aktiviti pembayaran tetapi mungkin tidak mengenal pasti apa yang dibeli atau tujuan perniagaannya. Simpan resit terperinci dan fakta sokongan lain apabila diperlukan.
Adakah freelancer perlu menyimpan invois selepas pembayaran?
Ya. Invois membantu mengenal pasti sumber pendapatan, aktiviti pelanggan, kredit, dan rekonsiliasi pembayaran serta boleh menyokong jumlah yang dilaporkan.
Berapa lama freelancer perlu menyimpan rekod cukai?
Ia bergantung pada apa yang disokong oleh setiap rekod dan peraturan persekutuan, negeri, tempatan, dan peraturan lain yang berkenaan. Semak panduan pihak berkuasa terkini untuk dokumen khusus tersebut.