Rekod cukai yang perlu disimpan oleh profesional yang bekerja sendiri

Rekod pendapatan dan pelanggan

Simpan invois, resit, laporan pemproses pembayaran, deposit bank, kontrak, dan kenyataan pelanggan yang mengenal pasti sumber dan jumlah pendapatan perniagaan. Selaraskan mereka supaya deposit, yuran, bayaran balik, dan pemindahan tidak disalah anggap antara satu sama lain.

Simpan Borang 1099 dan kenyataan maklumat lain, tetapi jangan anda anggap ia rekod pendapatan yang lengkap. Buku perniagaan harus mencerminkan semua pendapatan yang boleh dilaporkan di bawah peraturan yang berkenaan, termasuk jumlah yang tidak ditunjukkan pada borang.

• Invois dan rekod jualan
• Penyata bank dan pemproses
• Kontrak, kredit, dan bayaran balik
• Borang 1099 dan rekonsiliasi

Rekod perbelanjaan dan tujuan perniagaan

Simpan resit terperinci, bil, kenyataan, cek dibatalkan, laporan perbelanjaan, dan bukti pembayaran. Rekodkan tarikh, jumlah, pembekal, kategori, tujuan perniagaan, dan pelanggan atau projek apabila relevan.

Sesetengah perbelanjaan memerlukan fakta tambahan, seperti jarak perjalanan, tujuan perjalanan, peserta, penggunaan perniagaan, atau pengagihan antara aktiviti peribadi dan perniagaan. Gunakan panduan terkini daripada pihak berkuasa yang berkaitan untuk item khusus tersebut daripada bergantung pada resit sahaja.

• Bukti resit terperinci dan pembayaran
• Tujuan perniagaan dan kategori
• Maklumat perjalanan dan jarak perjalanan
• Alokasi peribadi dan perniagaan

Aset, bayaran cukai, dan penyata

Simpan rekod pembelian, penambahbaikan, susut nilai, penggunaan perniagaan, jualan, dan pelupusan untuk peralatan, kenderaan, dan aset lain. Rekod ini boleh kekal relevan melebihi tahun pembelian kerana ia menyokong asas dan pengiraan kemudian.

Simpan pengesahan cukai anggaran, pembayaran lanjutan, borang yang dikemukakan, jadual, pilihan, pindaan, notis, dan koresponden. Simpan salinan yang dikemukakan secara akhir dan rekod yang digunakan untuk menyediakannya, bukan hanya draf daripada perisian cukai.

• Bukti pembelian dan penambahbaikan aset
• Rekod susut nilai dan kegunaan perniagaan
• Bayaran cukai anggaran dan lain-lain
• Penyata yang dikemukakan, notis, dan pindaan

Pilih kawalan dan storan tempoh simpanan

Pihak berkuasa menyatakan bahawa tempoh penyimpanan bergantung pada tindakan, perbelanjaan, atau peristiwa yang direkodkan oleh dokumen tersebut, dan rekod harus disimpan selama yang diperlukan untuk membuktikan pendapatan atau peruntukan. Rekod pekerjaan, aset, dan rekod lain boleh mengikuti garis masa yang berbeza.

Gunakan jadual yang didokumenkan selepas menyemak semua pihak berkuasa yang berkaitan dan perkara yang terbuka. Lindungi pengenal pasti pembayar cukai dan data kewangan dengan kawalan akses, sandaran yang boleh dipercayai, dan proses yang memastikan rekod elektronik kekal boleh dibaca sepanjang tempoh penyimpanan.

• Tempoh simpanan dikaitkan dengan tujuan setiap rekod
• Tempoh lebih lama untuk aset apabila diperlukan
• Akses terhad dan storan selamat
• Proses sandaran dan pemulihan yang diuji

Gunakan struktur yang mudah dikekalkan

Asingkan pendapatan, perbelanjaan, aset, penyata dan bayaran cukai serta soalan belum selesai. Gunakan rujukan projek apabila membantu.

Hubungkan setiap ringkasan kepada invois, resit atau penyata supaya pengurus akaun tidak perlu meminta carian e-mel bagi setiap baris.

Terangkan hasil kasar dan bayaran bersih

Pelanggan membayar 1,000, platform menolak 30 dan bank menerima 970. Simpan pesanan, penyelesaian platform dan bank untuk menunjukkan keseluruhan transaksi.

Pulangan, pertikaian, pendahuluan serta pertukaran mata wang juga memerlukan bukti. Gunakan asas akaun berkaitan apabila tarikh servis dan penerimaan berbeza.

Catat tujuan perbelanjaan

Simpan dokumen pembekal, bayaran dan penggunaan. Asingkan tuntutan pelanggan daripada kos sendiri; resit tidak semestinya menerangkan kaitan perniagaan.

Untuk penggunaan bercampur, simpan asas pembahagian. Kad pembayaran tidak menentukan potongan, dan sedikit penggunaan kerja tidak menjadikan keseluruhan kos peribadi layak.

Simpan rekod peralatan berterusan

Catat tarikh, kos, kos tambahan berkaitan, mula digunakan, tujuan dan pelupusan. Peralatan jangka panjang boleh memerlukan rekod melebihi tahun pembelian.

Simpan fakta dahulu. Layanan sebagai kos semasa, aset atau peruntukan khusus bergantung pada peraturan, bukan kategori yang paling mudah diisi.

Selaraskan persoalan kecil secara berkala

Bandingkan bank dan platform dengan transaksi. Cari bukti hilang, hasil tidak jelas, pendua dan pulangan yang belum dihubungkan.

Masa semakan bergantung pada aktiviti. Semak ketika konteks masih segar dan jangan menyembunyikan persoalan dalam kategori rawak.

Beritahu perubahan sepanjang tahun

Pekerja baharu, pelanggan luar negara, platform, peralatan, perpindahan atau kerja sampingan boleh mengubah maklumat diperlukan. Sertakan ringkasan perubahan bersama rekod.

Nyatakan fakta tidak pasti. Gunakan panduan IRS untuk keadaan AS atau sumber tempatan yang sesuai, bukan memindahkan had serta tempoh negara lain secara automatik.