Ce guide porte sur la tenue de comptes fédérale aux États-Unis pour les travailleurs indépendants. Les exigences des États, des collectivités locales, internationales, de l'emploi, des licences, des subventions, des contrats et des secteurs d'activité peuvent exiger des documents différents ou des périodes plus longues.
Un système de tenue de comptes peut être papier ou électronique dès lors qu'il montre clairement les revenus et les dépenses et préserve les preuves requises. Ceci est une information générale et ne constitue ni une décision de conservation ni une recommandation fiscale pour un travailleur indépendant.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Revenus et dossiers clients | Factures et dossiers de vente |
| Dossiers de dépenses et d'objectif professionnel | Preuves de reçus détaillés et de paiements |
| Actifs, paiements fiscaux et déclarations | Preuves d'achat et d'amélioration d'actifs |
| Choisir les contrôles de conservation et de stockage | Durée de conservation liée à l'objectif de chaque dossier |
Revenus et dossiers clients
Conservez les factures, reçus, rapports des processeurs de paiement, dépôts bancaires, contrats et relevés clients identifiant l'origine et le montant des revenus d'activité. Réconciliez-les pour éviter de confondre les dépôts, les frais, les remboursements et les virements.
Conservez les formulaires 1099 et autres états d'information, mais ne supposez pas qu'ils constituent un registre complet des revenus. Les livres de votre entreprise doivent refléter tous les revenus imposables selon les règles applicables, y compris les montants non figurant sur un formulaire.
- Factures et dossiers de vente
- Relevés bancaires et des processeurs de paiement
- Contrats, crédits et remboursements
- Formulaires 1099 et réconciliations
Dossiers de dépenses et d'objectif professionnel
Conservez les reçus détaillés, factures, relevés, chèques annulés, rapports de dépenses et preuves de paiement. Enregistrez la date, le montant, le fournisseur, la catégorie, l'objet professionnel et le client ou le projet, le cas échéant.
Certaines dépenses nécessitent des éléments complémentaires, tels que les kilomètres parcourus, l'objet du déplacement, les participants, l'usage professionnel ou la répartition entre usage personnel et professionnel. Consultez les directives fiscales en vigueur pour chaque poste plutôt que de vous fier uniquement au reçu.
- Preuves de reçus détaillés et de paiements
- Objectif professionnel et catégorie
- Détails sur les kilomètres et les déplacements
- Répartition entre usage personnel et professionnel
Actifs, paiements fiscaux et déclarations
Pour les équipements, véhicules et autres actifs, conservez les dossiers d'achat, d'amélioration, d'amortissement, d'usage professionnel, de vente et de cession. Ces documents restent pertinents au-delà de l'année d'achat car ils justifient la base comptable et les calculs ultérieurs.
Gardez les confirmations d'acomptes provisionnels, les paiements de report, les déclarations déposées, les annexes, les options fiscales, les amendements, les avis et la correspondance. Conservez la copie finale déposée et les dossiers utilisés pour sa préparation, et non uniquement un brouillon généré par le logiciel de déclaration.
- Preuves d'achat et d'amélioration d'actifs
- Amortissement et dossiers d'utilisation professionnelle
- Paiements estimés et autres paiements fiscaux
- Déclarations déposées, avis et amendements
Choisir les contrôles de conservation et de stockage
L'administration fiscale indique que la durée de conservation dépend de l'action, de la dépense ou de l'événement documenté et que les dossiers doivent être conservés aussi longtemps que nécessaire pour justifier les revenus ou les déductions. Les dossiers relatifs à l'emploi, aux actifs et autres catégories peuvent suivre des délais différents.
Établissez un calendrier documenté après avoir consulté toutes les autorités compétentes et les dossiers en cours. Protégez les identifiants du contribuable et les données financières par des contrôles d'accès, des sauvegardes fiables et un processus garantissant la lisibilité des enregistrements électroniques durant toute la période de conservation.
- Durée de conservation liée à l'objectif de chaque dossier
- Période plus longue pour les actifs si nécessaire
- Accès restreint et stockage sécurisé
- Processus de sauvegarde et de récupération testé
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Conserver les dossiers pour les petites entreprises (IRS)Explique les documents nécessaires pour justifier les revenus, dépenses, actifs et transactions de paie de votre entreprise.
- Publication 583 de l'IRS : Démarrer une entreprise et tenir des dossiersFournit des directives fédérales détaillées sur les livres comptables, les pièces justificatives, les périodes comptables et la conservation des dossiers pour une nouvelle entreprise.
- Instructions du formulaire IRS Schedule CIdentifie les informations sur les revenus, coûts et dépenses que les entrepreneurs individuels déclarent sur le formulaire Schedule C.
Questions fréquentes
Questions sur les dossiers fiscaux à conserver par les freelances
Les relevés bancaires suffisent-ils à prouver les dépenses d'un travailleur indépendant ?
Ils attestent des paiements mais ne précisent pas ce qui a été acheté ni l'objectif professionnel. Conservez les reçus détaillés et les autres justificatifs lorsque cela est requis.
Les freelances doivent-ils conserver les factures après paiement ?
Oui. Les factures aident à identifier les sources de revenus, l'activité client, les crédits et la réconciliation des paiements, et peuvent étayer les montants déclarés.
Combien de temps les freelances doivent-ils conserver leurs dossiers fiscaux ?
Cela dépend de ce que chaque dossier justifie et des règles fédérales, étatiques, locales et autres applicables. Consultez les directives de l'autorité compétente en vigueur pour le document concerné.