Un total kilométrique sans détails de trajet est difficile à vérifier. Le document utile est une séquence de déplacements professionnels liés à des dates, des lieux, des motifs et des distances, ainsi que les preuves de véhicule et de compteur requises par la méthode applicable.
Ce guide s'appuie sur des exemples de conservation de documents aux États-Unis. L'éligibilité, les règles de déplacement, les taux, les méthodes et les exigences de conservation varient selon la juridiction et l'année fiscale. Consultez les directives officielles en vigueur ou consultez un professionnel qualifié avant de réclamer un montant.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Informations à enregistrer pour chaque trajet | Date du trajet et véhicule |
| Séparez les déplacements professionnels et personnels | Identifiez les trajets domicile-travail ordinaires |
| Justifiez le journal de kilométrage | Compteur kilométrique au départ et à l'arrivée |
| Vérifiez le kilométrage avant de déclarer | Vérifiez les journaux chaque mois |
Informations à enregistrer pour chaque trajet
Notez la date, le point de départ, la destination, le motif professionnel et les kilomètres pour chaque déplacement professionnel. Identifiez le client, le projet, la réunion, la livraison ou toute autre activité qui explique pourquoi le déplacement a eu lieu.
Saisissez l'entrée au moment du déplacement ou peu après. Un calendrier ou une facture peut étayer le motif, mais il doit se connecter à un registre kilométrique complet plutôt que de remplacer les enregistrements de distance au cas par cas.
- Date du trajet et véhicule
- Origine et destination
- Objet professionnel ou projet
- Kilomètres professionnels parcourus
Séparez les déplacements professionnels et personnels
Suivez l'usage personnel et les trajets domicile-travail séparément des déplacements professionnels éligibles selon les règles applicables. Ne classifiez pas tous les trajets effectués durant une journée de travail comme des kilométrages professionnels.
Lorsqu'un trajet combine plusieurs motifs, documentez l'itinéraire et la répartition. Gardez l'explication avec le trajet afin que la classification puisse être réexaminée ultérieurement sans dépendre de la mémoire.
- Identifiez les trajets domicile-travail ordinaires
- Séparez les détours personnels
- Documentez les trajets à double usage
- Appliquez des règles de classification cohérentes
Justifiez le journal de kilométrage
Notez le kilométrage du compteur au début et à la fin de l'année ou de la période d'utilisation professionnelle concernée, lorsque cela est requis. Conservez les documents d'achat, de location, d'entretien, de carburant, d'assurance, de péage et de stationnement qui étayent la méthode choisie.
Les données d'itinéraire ou de GPS peuvent aider à calculer la distance, mais vérifiez-les pour l'exactitude et la confidentialité. Le motif professionnel nécessite toujours une description pertinente, et un itinéraire automatisé ne doit pas écraser silencieusement une entrée approuvée.
- Compteur kilométrique au départ et à l'arrivée
- Dossiers de propriété ou de location du véhicule
- Reçus exigés par la méthode choisie
- Trajet et distance vérifiés
Vérifiez le kilométrage avant de déclarer
Rapprochez mensuellement les kilométrages avec vos calendriers, visites clients, factures et autres documents de voyage. Enquêtez sur les trajets en double, les distances impossibles, les motifs manquants et les longues périodes d'inactivité tant que les détails sont disponibles.
Au moment de la déclaration, appliquez la règle et le taux en vigueur pour la juridiction et l'année concernées. Conservez le registre original, les calculs et les documents justificatifs plutôt que de ne garder que le total final.
- Vérifiez les journaux chaque mois
- Résolvez les objets et distances manquants
- Appliquez l'année et la méthode correctes
- Conservez le calcul et les preuves sources
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Taux standards de l'IRS pour le kilométragePublie les taux standards fédéraux applicables pour le kilométrage par année fiscale et catégorie d'utilisation.
- Publication 463 de l'IRS : Déplacements, cadeaux et frais de voiturePrécisez les justificatifs du kilométrage, les méthodes de déduction des frais de véhicule et les dossiers nécessaires à une facturation récurrente pour les déplacements professionnels.
Questions fréquentes
Des questions sur la manière dont une petite entreprise doit suivre son kilométrage ?
Un journal de kilométrage généré par une application suffit-il à lui seul ?
Cela peut étayer le registre, mais vérifiez les trajets, ajoutez les motifs professionnels, corrigez les classifications et conservez toute autre preuve requise par les règles applicables.
Doit-on inclure les frais de stationnement et de péage dans le kilométrage ?
Gardez-les séparément avec les reçus. Leur traitement peut différer du calcul du kilométrage ; suivez les directives en vigueur pour la méthode choisie.
A quelle fréquence mettre à jour le journal de kilométrage ?
Enregistrez les trajets au moment même et vérifiez-les au moins mensuellement. Attendre la fin de l'année rend la reconstruction précise des itinéraires et des motifs professionnels plus difficile.