Une dépense remboursable survient lorsqu'une partie paie un coût d'entreprise éligible et qu'une autre partie est tenue de le rembourser. Cela inclut les voyages approuvés, les matériaux spécifiques au client, les frais de dossier ou un achat effectué par un prestataire pour un projet.
Le traitement comptable et fiscal dépend de la relation, de la politique et de la juridiction. Ce guide décrit un processus de tenue de registre général, sans conclure sur les revenus, les déductions, la paie ou l'impôt pour une situation spécifique. Maintenez l'identité du payeur initial et de la partie responsable du remboursement visibles tout au long du processus. Cela permet de rapprocher le coût, l'approbation, la facture et le paiement sans traiter le remboursement comme une transaction en double.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Confirmez l’éligibilité avant de dépenser | Catégorie éligible et motif professionnel |
| Saisissez la dépense initiale | Détails complets de la transaction |
| Demandez ou facturez le remboursement | Utilisez le canal de soumission convenu |
| Réconciliez le remboursement avec le coût | Faites correspondre le remboursement à la source |
Confirmez l’éligibilité avant de dépenser
Définissez quelles dépenses sont remboursables, les limites de dépenses, les approbations requises, les normes de reçus, les délais de soumission et l'autorisation éventuelle d'une majoration. Mettez par écrit les exceptions spécifiques au projet.
Lorsque le coût sort du cadre habituel de la politique, obtenez une approbation avant l'achat. L'approbation doit identifier l'article, la raison commerciale, le montant attendu et la personne ou le client responsable du remboursement.
- Catégorie éligible et motif professionnel
- Limite de montant et responsable de l’approbation
- Reçu requis ou autre preuve
- Règles de marge et de soumission
Saisissez la dépense initiale
Enregistrez la date, le fournisseur, l'article, le montant, la devise, la taxe, le mode de paiement, le projet et la raison commerciale. Conservez un reçu détaillé et l'approbation écrite si elle était requise.
Séparez les portions personnelles et les coûts pour différents clients. Une seule charge de carte peut être répartie entre plusieurs dossiers, mais la répartition et le total de la source doivent rester visibles.
- Détails complets de la transaction
- Document source détaillé
- Projet ou affectation client
- Répartition fractionnée documentée
Demandez ou facturez le remboursement
Soumettez le coût via le rapport de dépense convenu ou ajoutez-le à la facture client en tant que ligne distincte. Utilisez la même description et le même montant que la source approuvée, sauf si une règle de majoration ou de conversion acceptée s'applique.
Ne masquez pas les coûts remboursables dans les frais de service lorsque l'accord exige une ventilation. Affichez clairement la période couverte, la référence justificative, le traitement fiscal applicable et le total dû.
- Utilisez le canal de soumission convenu
- Référez-vous au reçu et à l’approbation
- Présentez clairement la conversion ou la marge
- Évitez les demandes de remboursement en double
Réconciliez le remboursement avec le coût
Lorsque le remboursement arrive, faites-le correspondre à la dépense, au rapport ou à la ligne de facture d'origine. Enregistrez les montants partiels, rejetés ou ajustés sans supprimer le coût initial.
Examinez régulièrement les dépenses remboursables en attente. Réglez les preuves manquantes, les soumissions tardives et les litiges clients tant que la transaction reste facile à enquêter, puis conservez le dossier complet.
- Faites correspondre le remboursement à la source
- Enregistrez les montants partiels ou refusés
- Examinez les soldes en attente
- Conservez la preuve du coût et du remboursement
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Publication 583 de l'IRS : Démarrer une entreprise et tenir des dossiersExplique comment les dépenses professionnelles et leurs pièces justificatives doivent être enregistrées et conservées.
Questions fréquentes
Questions sur les dépenses professionnelles remboursables ?
Une dépense remboursée est-elle toujours neutre fiscalement ?
Non. Le traitement dépend du contrat, de la documentation, de la juridiction et des règles applicables. Consultez un conseiller qualifié pour les faits spécifiques.
Une entreprise peut-elle ajouter une marge sur un coût remboursable ?
Uniquement si le contrat le permet. Présentez le calcul clairement et déterminez le traitement comptable et fiscal applicable.
Les dépenses remboursables doivent-elles être justifiées par un reçu ?
Utilisez des reçus détaillés ou d'autres preuves requises selon la politique et les règles applicables. Conservez l'approbation et la raison commerciale avec le document.