Bon de commande vs facture : les différences clés

Qui émet le bon de commande et qui émet la facture ?

L'acheteur crée et approuve un bon de commande avant de l'envoyer au fournisseur. Il identifie le fournisseur, les biens ou services demandés, les quantités, les prix, la livraison et les conditions. Il peut être imputé sur le budget d'un département ou d'un projet.

Le fournisseur émet une facture pour l'acheteur après l'événement de facturation convenu. Elle identifie la transaction, le montant dû, les taxes, les conditions de paiement et les instructions de paiement. Le fournisseur doit faire référence au bon de commande de l'acheteur lorsque cela est requis.

• Bon de commande : l'acheteur l'envoie au fournisseur
• Facture : le vendeur l'envoie à l'acheteur
• Le bon de commande contrôle l'autorisation
• La facture demande le paiement

À quel moment chaque document apparaît-il ?

Un bon de commande intervient généralement avant l'expédition des marchandises ou le début des prestations. Il fournit au fournisseur la preuve d'une commande validée. Toute modification doit être documentée par un bon de commande révisé ou un processus de changement accepté.

Une facture est établie après la livraison, la réalisation d'une prestation, à l'issue d'une période récurrente ou à la validation d'un jalon convenu. Des acomptes ou des avances peuvent être facturés plus tôt si le contrat le permet. Le calendrier doit respecter l'accord commercial.

• Bon de commande : avant l'engagement, la prestation ou la livraison
• Reçu ou approbation du service après livraison
• Facture à l'événement de facturation convenu
• Paiement après correspondance et approbation

Comment faire correspondre les bons de commande et les factures ?

La concordance à deux niveaux compare la facture au bon de commande. La concordance à trois niveaux utilise également les preuves de réception des marchandises ou d'approbation des services. Le vérificateur contrôle le fournisseur, l'article, la quantité, le prix, les taxes, le fret, le total et les références.

Les écarts peuvent être légitimes, comme une modification approuvée ou une livraison partielle, mais ils doivent être documentés. Le fournisseur ne doit pas modifier le bon de commande ; seul l'acheteur contrôle ses propres enregistrements d'autorisation.

• Rapprochez d'abord le fournisseur et la référence du bon de commande
• Correspondance de la quantité et du prix
• Correspondance du reçu ou de l'approbation
• Tolérance documentée ou exception

La facture d'achat diffère-t-elle du bon de commande ?

Oui. La facture d'achat est le document de l'acheteur attestant d'une facture fournisseur reçue pour un achat. Il s'agit toujours d'une facture et non d'un bon de commande. Le fournisseur envoie la facture ; l'acheteur l'enregistre comme facture d'achat ou facture fournisseur dans sa comptabilité fournisseurs.

Le bon de commande intervient en premier et atteste de ce que l'acheteur a approuvé. La facture d'achat indique ce que le fournisseur a facturé. L'acheteur compare la facture reçue au bon de commande et aux preuves de réception avant d'approuver le paiement. Consultez le guide dédié à la facture d'achat pour connaître les champs et le flux de travail à suivre après la réception.

• Bon de commande : autorisation de l'acheteur avant la fourniture
• Facture fournisseur : demande de paiement émanant du vendeur
• Facture d'achat : enregistrement de l'acheteur pour cette facture entrante
• Faire correspondre tous les dossiers avant approbation

Comment relier les dossiers ?

Utilisez des numéros distincts pour les bons de commande et les factures. Conservez ensemble l'ordre approuvé, les révisions, le bon de réception, la facture, le paiement et la correspondance, ou reliez-les par des références. Cela crée un historique traçable de l'achat au paiement.

Tous les petits achats ne nécessitent pas de bon de commande formel, mais les entreprises doivent définir les cas où il est obligatoire. Les fournisseurs doivent interroger les nouveaux clients sur leurs exigences en matière de bons de commande avant de commencer les travaux afin d'éviter le rejet prévisible d'une facture.

• Maintenez des numérotations distinctes et contrôlées pour les bons de commande et les factures.
• Seuil de bon de commande ou politique requis
• La facture fait référence au bon de commande accepté
• Commande liée, reçu, facture et paiement

Regarder tout le parcours d’achat

Le client autorise l’achat et peut émettre un bon de commande. Le fournisseur livre ou réalise la prestation, puis facture. Le client compare l’achat autorisé, ce qui a été reçu et la somme demandée.

Un devis peut précéder le bon de commande. Reliez les références et le périmètre accepté pour que la comptabilité n’ait pas à demander au chef de projet de réexpliquer toute l’opération.

Comprendre le rapprochement entre trois éléments

On compare le bon de commande, la réception et la facture. Si dix chaises sont commandées, huit reçues et dix facturées, il faut expliquer la différence : livraison partielle, erreur ou autre arrangement.

Pour un service, une étape validée ou un compte rendu accepté peut tenir lieu de preuve pertinente. Il n’est pas nécessaire d’inventer un bon de livraison physique pour imiter l’achat de marchandises.

Un bon de commande peut couvrir plusieurs factures

Un projet long ou des livraisons successives peuvent donner lieu à plusieurs demandes de paiement. Chacune doit indiquer la référence et la période, quantité ou étape concernée.

Suivez le montant déjà facturé et l’autorisation restante. Si le système du client exige des lignes ou références particulières, apprenez-le avant l’envoi : une facture exacte peut rester bloquée faute de correspondance.

Faire approuver les changements dans le circuit d’achat

Une modification acceptée par votre contact peut aussi nécessiter un bon de commande révisé ou une autre autorisation interne. Demandez comment le client procède plutôt que de supposer qu’un courriel suffit à tous ses services.

Présentez le supplément et gardez l’accord. Évitez de cacher une charge nouvelle dans une ancienne ligne simplement pour faire correspondre la facture à un document dépassé.

Poser les questions avant de commencer

Le client émet-il un bon de commande ? Qui l’autorise ? Quelle référence faut-il reprendre ? Un enregistrement fournisseur ou un portail est-il nécessaire ? Ces réponses peuvent tenir dans un court échange initial.

Si la mission est urgente et le bon de commande n’est pas prêt, clarifiez l’arrangement autorisé et la suite documentaire. La personne qui demande le travail n’a pas forcément toute l’autorité d’achat nécessaire.

Résoudre la cause d’un retour de facture

Demandez ce qui ne correspond pas : référence, quantité, tarif, validation ou montant encore autorisé. Fournissez la pièce manquante ou corrigez l’erreur réelle.

Si aucun bon de commande n’était prévu, expliquez l’accord et recherchez avec le client le circuit approprié. N’inventez pas une référence pour remplir un champ et ne renvoyez pas simplement le même fichier sans résoudre le problème.