Dans une comparaison entre bon de commande et facture, l'acheteur envoie le bon de commande avant l'achat, tandis que le vendeur émet la facture lors de l'événement de facturation convenu. Les deux documents peuvent lister les mêmes articles et prix, mais le bon de commande enregistre ce que l'acheteur a autorisé et la facture enregistre ce que le vendeur réclame.
Par exemple, le bon de commande PO-104 peut approuver 12 unités à 75 $, soit 900 $ hors taxes. La facture du fournisseur INV-208 doit faire référence au PO-104 et indiquer les 12 unités effectivement livrées, le même prix unitaire de 75 $, les taxes applicables et la date d'échéance du paiement. La confrontation de ces champs permet de détecter les achats non autorisés, les paiements en double et les erreurs de prix ou de quantité.
Bon de commande vs facture
Quelle est la différence entre un bon de commande et une facture ?
Ces documents peuvent lister les mêmes articles, mais l'acheteur et le vendeur les utilisent à des étapes différentes de la transaction.
| Question | Bon de commande | Facture |
|---|---|---|
| Qui l'envoie ? | L'acheteur l'envoie au fournisseur. | Le vendeur l'envoie à l'acheteur. |
| Quand l'utilise-t-on ? | Avant le début des travaux, l'expédition ou l'engagement d'achat. | Après la livraison, un jalon ou un autre événement de facturation convenu. |
| Quel est son objectif ? | Autoriser et définir un achat prévu. | Demander le paiement des marchandises ou services fournis. |
| Que fait-on correspondre ? | Fournisseur approuvé, articles, quantités, prix et conditions de livraison. | Articles réels, taxes, totaux et références aux bons de commande ou aux reçus. |
| Prouve-t-il le paiement ? | Non. | Non. Un reçu ou un enregistrement de paiement confirme le règlement. |
Qui émet le bon de commande et qui émet la facture ?
L'acheteur crée et approuve un bon de commande avant de l'envoyer au fournisseur. Il identifie le fournisseur, les biens ou services demandés, les quantités, les prix, la livraison et les conditions. Il peut être imputé sur le budget d'un département ou d'un projet.
Le fournisseur émet une facture pour l'acheteur après l'événement de facturation convenu. Elle identifie la transaction, le montant dû, les taxes, les conditions de paiement et les instructions de paiement. Le fournisseur doit faire référence au bon de commande de l'acheteur lorsque cela est requis.
- Bon de commande : l'acheteur l'envoie au fournisseur
- Facture : le vendeur l'envoie à l'acheteur
- Le bon de commande contrôle l'autorisation
- La facture demande le paiement
À quel moment chaque document apparaît-il ?
Un bon de commande intervient généralement avant l'expédition des marchandises ou le début des prestations. Il fournit au fournisseur la preuve d'une commande validée. Toute modification doit être documentée par un bon de commande révisé ou un processus de changement accepté.
Une facture est établie après la livraison, la réalisation d'une prestation, à l'issue d'une période récurrente ou à la validation d'un jalon convenu. Des acomptes ou des avances peuvent être facturés plus tôt si le contrat le permet. Le calendrier doit respecter l'accord commercial.
- Bon de commande : avant l'engagement, la prestation ou la livraison
- Reçu ou approbation du service après livraison
- Facture à l'événement de facturation convenu
- Paiement après correspondance et approbation
Comment faire correspondre les bons de commande et les factures ?
La concordance à deux niveaux compare la facture au bon de commande. La concordance à trois niveaux utilise également les preuves de réception des marchandises ou d'approbation des services. Le vérificateur contrôle le fournisseur, l'article, la quantité, le prix, les taxes, le fret, le total et les références.
Les écarts peuvent être légitimes, comme une modification approuvée ou une livraison partielle, mais ils doivent être documentés. Le fournisseur ne doit pas modifier le bon de commande ; seul l'acheteur contrôle ses propres enregistrements d'autorisation.
- Rapprochez d'abord le fournisseur et la référence du bon de commande
- Correspondance de la quantité et du prix
- Correspondance du reçu ou de l'approbation
- Tolérance documentée ou exception
La facture d'achat diffère-t-elle du bon de commande ?
Oui. La facture d'achat est le document de l'acheteur attestant d'une facture fournisseur reçue pour un achat. Il s'agit toujours d'une facture et non d'un bon de commande. Le fournisseur envoie la facture ; l'acheteur l'enregistre comme facture d'achat ou facture fournisseur dans sa comptabilité fournisseurs.
Le bon de commande intervient en premier et atteste de ce que l'acheteur a approuvé. La facture d'achat indique ce que le fournisseur a facturé. L'acheteur compare la facture reçue au bon de commande et aux preuves de réception avant d'approuver le paiement. Consultez le guide dédié à la facture d'achat pour connaître les champs et le flux de travail à suivre après la réception.
- Bon de commande : autorisation de l'acheteur avant la fourniture
- Facture fournisseur : demande de paiement émanant du vendeur
- Facture d'achat : enregistrement de l'acheteur pour cette facture entrante
- Faire correspondre tous les dossiers avant approbation
Comment relier les dossiers ?
Utilisez des numéros distincts pour les bons de commande et les factures. Conservez ensemble l'ordre approuvé, les révisions, le bon de réception, la facture, le paiement et la correspondance, ou reliez-les par des références. Cela crée un historique traçable de l'achat au paiement.
Tous les petits achats ne nécessitent pas de bon de commande formel, mais les entreprises doivent définir les cas où il est obligatoire. Les fournisseurs doivent interroger les nouveaux clients sur leurs exigences en matière de bons de commande avant de commencer les travaux afin d'éviter le rejet prévisible d'une facture.
- Maintenez des numérotations distinctes et contrôlées pour les bons de commande et les factures.
- Seuil de bon de commande ou politique requis
- La facture fait référence au bon de commande accepté
- Commande liée, reçu, facture et paiement
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Règlementation fédérale sur les acquisitions 13.302-1 : Bons de commandeIndique la quantité ou la portée commandée, les délais de livraison et les modalités d'inspection.
- Règlementation fédérale sur les acquisitions 32.905 : Documentation de la factureListe les éléments documentaires de la facture nécessaires pour établir une demande de paiement conforme aux contrats fédéraux.
Questions fréquentes
Questions sur le bon de commande et la facture : principales différences
Peut-on émettre une facture sans bon de commande ?
Oui, sauf si l'acheteur ou le contrat exige un bon de commande. Les fournisseurs doivent confirmer la procédure du client avant d'exécuter la prestation.
Le bon de commande signifie-t-il que le paiement a été effectué ?
Non. Il autorise un achat prévu. Le paiement intervient généralement après la livraison, la réception de la facture, l'examen et l'approbation.
Que faire si la facture dépasse le bon de commande ?
Mettez en pause et résolvez la divergence. L'acheteur peut avoir besoin d'une modification approuvée du bon de commande, tandis que le fournisseur doit fournir les preuves des ajouts autorisés.