Un bon de commande, souvent abrégé en PO, enregistre ce qu'un acheteur autorise : le fournisseur, les articles ou services, les quantités, les prix, la livraison et les conditions. Il fournit une référence au fournisseur et aide l'acheteur à maîtriser les dépenses et à rapprocher les factures ultérieures.
Un modèle doit faciliter l'approbation, pas seulement donner une apparence formelle. Définissez qui peut créer et approuver les bons de commande, comment les numéros sont attribués, quand les modifications nécessitent une révision et comment le document final est archivé.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Concevez l'en-tête du bon de commande | Numéro de bon de commande unique et date d'émission |
| Créez des champs pour les articles et les totaux | Description de l'article ou du service |
| Ajoutez les conditions de livraison et commerciales | Date, lieu et instructions de livraison |
| Contrôlez les validations et la conciliation | Approbateur autorisé et date |
Concevez l'en-tête du bon de commande
Intitulez le document « Bon de commande » et ajoutez un numéro de PO unique, la date d'émission, les coordonnées de l'acheteur, celles du fournisseur, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison et le demandeur. Incluez les codes de contrat, de projet, de département ou de budget utilisés par l'organisation.
Utilisez des champs prédéfinis plutôt que des zones de texte libres pour éviter d'omettre les informations obligatoires. Le nom du fournisseur doit correspondre à celui du fournisseur approuvé. Distinguez l'adresse de livraison de celle où le fournisseur envoie les factures.
- Numéro de bon de commande unique et date d'émission
- Détails de l'acheteur et du fournisseur agréé
- Adresses de facturation et de livraison
- Demandeur, approbateur, projet et département
Créez des champs pour les articles et les totaux
Utilisez des lignes pour la description, le code article du fournisseur si pertinent, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le traitement fiscal et le total. Décrivez les services par un périmètre ou un jalon plutôt que par une libellé vague. Joignez des spécifications ou un cahier des charges si le tableau ne permet pas d'inclure assez de détails.
Affichez le sous-total, les remises, les frais de port, la TVA et le total autorisé. Si le prix est une estimation ou un montant maximum, indiquez-le clairement. Le fournisseur ne doit pas devoir deviner si la quantité ou le prix peut varier.
- Description de l'article ou du service
- Quantité, unité et prix convenu
- Fret, remise, TVA et total
- Devise et limite de prix
Ajoutez les conditions de livraison et commerciales
Indiquez la date et le lieu de livraison souhaités, le mode d'expédition ou les termes commerciaux convenus le cas échéant, le contact désigné et les conditions d'acceptation. Pour les services, précisez les dates de début et de fin, les jalons ou les heures planifiées.
Consignez les conditions de paiement acceptées par le fournisseur, les informations obligatoires sur la facture et la procédure de modification. Un bon de commande ne doit pas modifier silencieusement un contrat négocié. En cas d'accord-cadre, identifiez-le et clarifiez la hiérarchie des documents.
- Date, lieu et instructions de livraison
- Exigences d'acceptation ou d'inspection
- Conditions de paiement convenues
- Références au contrat et aux modifications
Contrôlez les validations et la conciliation
Prévoyez une zone d'approbation avec les noms, les rôles, les dates et les preuves. Ne permettez jamais aux utilisateurs de copier un numéro de PO ou une approbation d'une commande précédente dans une nouvelle commande. Enregistrez les versions révisées et communiquez les modifications au fournisseur avant la livraison.
Lorsque la facture arrive, confrontez le fournisseur, le bon de commande, le reçu ou l'approbation de service, les quantités, les prix, la TVA et le total. Les écarts doivent être résolus plutôt que cachés. Cette relation triangulaire entre la commande, le reçu et la facture garantit un paiement précis.
- Approbateur autorisé et date
- Séquence de numérotation contrôlée
- Historique des révisions
- Conciliation entre le bon de commande, le reçu et la facture
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Règlement fédéral sur les acquisitions : définition du bon de commandeDéfinit le bon de commande comme une offre d'achat de fournitures ou de services selon des modalités et conditions spécifiques.
- Règlement fédéral sur les acquisitions : contenu du bon de commandeExige que les bons de commande précisent la quantité ou la portée, les délais de livraison ou de réalisation, et les modalités d'inspection.
Questions fréquentes
Questions sur la création d'un modèle de bon de commande
Qui établit un bon de commande ?
L'acheteur l'émet pour autoriser un achat. Le fournisseur s'y réfère ensuite sur les documents d'expédition et les factures, lorsque cela est requis.
Un bon de commande est-il une facture ?
Non. Un bon de commande est émis avant l'achat ou la livraison pour les autoriser ; une facture est émise par le fournisseur pour réclamer le paiement.
Peut-on utiliser une feuille de calcul pour les bons de commande ?
Oui, lorsque la numérotation, les approbations, les formules, les accès, les révisions et les documents finals sont contrôlés. Les équipes plus importantes peuvent avoir besoin d'un système d'achats dédié.