Comment créer un modèle de bon de commande

Concevez l'en-tête du bon de commande

Intitulez le document « Bon de commande » et ajoutez un numéro de PO unique, la date d'émission, les coordonnées de l'acheteur, celles du fournisseur, l'adresse de facturation, l'adresse de livraison et le demandeur. Incluez les codes de contrat, de projet, de département ou de budget utilisés par l'organisation.

Utilisez des champs prédéfinis plutôt que des zones de texte libres pour éviter d'omettre les informations obligatoires. Le nom du fournisseur doit correspondre à celui du fournisseur approuvé. Distinguez l'adresse de livraison de celle où le fournisseur envoie les factures.

• Numéro de bon de commande unique et date d'émission
• Détails de l'acheteur et du fournisseur agréé
• Adresses de facturation et de livraison
• Demandeur, approbateur, projet et département

Créez des champs pour les articles et les totaux

Utilisez des lignes pour la description, le code article du fournisseur si pertinent, la quantité, l'unité, le prix unitaire, le traitement fiscal et le total. Décrivez les services par un périmètre ou un jalon plutôt que par une libellé vague. Joignez des spécifications ou un cahier des charges si le tableau ne permet pas d'inclure assez de détails.

Affichez le sous-total, les remises, les frais de port, la TVA et le total autorisé. Si le prix est une estimation ou un montant maximum, indiquez-le clairement. Le fournisseur ne doit pas devoir deviner si la quantité ou le prix peut varier.

• Description de l'article ou du service
• Quantité, unité et prix convenu
• Fret, remise, TVA et total
• Devise et limite de prix

Ajoutez les conditions de livraison et commerciales

Indiquez la date et le lieu de livraison souhaités, le mode d'expédition ou les termes commerciaux convenus le cas échéant, le contact désigné et les conditions d'acceptation. Pour les services, précisez les dates de début et de fin, les jalons ou les heures planifiées.

Consignez les conditions de paiement acceptées par le fournisseur, les informations obligatoires sur la facture et la procédure de modification. Un bon de commande ne doit pas modifier silencieusement un contrat négocié. En cas d'accord-cadre, identifiez-le et clarifiez la hiérarchie des documents.

• Date, lieu et instructions de livraison
• Exigences d'acceptation ou d'inspection
• Conditions de paiement convenues
• Références au contrat et aux modifications

Contrôlez les validations et la conciliation

Prévoyez une zone d'approbation avec les noms, les rôles, les dates et les preuves. Ne permettez jamais aux utilisateurs de copier un numéro de PO ou une approbation d'une commande précédente dans une nouvelle commande. Enregistrez les versions révisées et communiquez les modifications au fournisseur avant la livraison.

Lorsque la facture arrive, confrontez le fournisseur, le bon de commande, le reçu ou l'approbation de service, les quantités, les prix, la TVA et le total. Les écarts doivent être résolus plutôt que cachés. Cette relation triangulaire entre la commande, le reçu et la facture garantit un paiement précis.

• Approbateur autorisé et date
• Séquence de numérotation contrôlée
• Historique des révisions
• Conciliation entre le bon de commande, le reçu et la facture

Partir d’un achat réellement approuvé

Renseignez fournisseur, acheteur, numéro et date, puis les adresses de livraison et de facturation et le contact utile. Si différentes personnes réceptionnent et valident le paiement, précisez les rôles.

Reprendre le devis du fournisseur peut faire gagner du temps, mais vérifiez que les quantités, options et conditions correspondent bien à ce que vous avez décidé d’acheter.

Décrire des lignes vérifiables à la réception

Pour un achat illustratif, dix chaises à 120 et une livraison convenue de 80 donnent 1 280 avant taxes. Le modèle ou les caractéristiques doivent être indiqués si le mot « chaise » ne suffit pas à identifier le produit.

Précisez le montage s’il est inclus et gardez des unités cohérentes. Une boîte de dix n’est pas dix boîtes ; commande, confirmation et facture doivent permettre de comprendre la même quantité.

Indiquer les conditions pratiques de livraison

Ajoutez la date ou la plage convenue, le lieu et les contraintes d’accès utiles. Un fournisseur peut avoir besoin d’un contact sur place, d’informations de déchargement ou d’un préavis.

Si une substitution ou livraison partielle exige un accord, précisez qui peut le donner. Cela évite que la réception accepte un changement que l’acheteur n’avait pas prévu.

Obtenir une confirmation et identifier les révisions

Demandez au fournisseur de confirmer la commande et de signaler les écarts de prix, disponibilité ou délai. L’effet d’un document envoyé mais non accepté dépend de l’accord et du droit applicable.

Pour un changement approuvé, utilisez une version clairement identifiée et conservez l’ancienne. Plusieurs copies non datées avec des quantités différentes peuvent entraîner une livraison ou facturation en double.

Utiliser la commande lors de la réception

Notez ce qui a été reçu, à quelle date et dans quel état. Signalez les manques ou dommages selon la procédure convenue. Pour une prestation, gardez la validation de l’étape ou de la période.

Comparez ensuite facture, commande et réception. Huit chaises reçues sur dix commandées demandent une explication cohérente avec l’arrangement de livraison et de paiement.

Clore l’achat en conservant les points encore ouverts

Rapprochez facture, avoirs et règlements antérieurs, puis gardez la référence du paiement. Le numéro de commande relie les pièces sans remplacer la référence de facture.

Gardez visibles les quantités non livrées, les sommes contestées et les remboursements attendus. Le paiement d’une facture ne signifie pas forcément que toute la commande est terminée.