Factures et reçus peuvent afficher le même fournisseur, client, articles et montant, mais ils répondent à des questions différentes. La facture indique ce qui doit être payé et selon quelles conditions. Le reçu indique ce qui a été payé, quand et par quel moyen.
Les entreprises doivent conserver à la fois la demande et le dossier de paiement. Marquer une facture comme payée peut être utile, mais cela ne doit pas effacer la date d'échéance originale, le montant ou l'historique de la transaction.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Lorsqu'une facture est émise | Envoyé avant que le paiement ne soit complété |
| Lorsqu'un reçu est émis | Émis après le paiement |
| Informations qui diffèrent | Le numéro de facture relie les dossiers |
| Gérez la transaction dans son intégralité | Conservez la facture originale |
Lorsqu'une facture est émise
Le vendeur ou le prestataire de services émet une facture à l'événement de facturation défini dans le contrat. Elle peut suivre la livraison, l'achèvement d'une tâche, un jalon ou une période de service récurrente. Elle comprend un numéro unique, des dates, les parties concernées, des charges détaillées, la TVA, le montant dû et les conditions.
La facture crée un dossier de créances pour le vendeur et un montant à examiner dans le processus de dettes du client. Elle ne prouve pas en soi que l'argent a été reçu.
- Envoyé avant que le paiement ne soit complété
- Demande ou enregistre un montant dû
- Contient les conditions de paiement et la date d'échéance
- Suivi jusqu'à l'apurement ou la correction
Lorsqu'un reçu est émis
Un reçu est émis ou enregistré après le paiement. Il identifie la transaction et confirme le montant, la date et le mode de paiement reçu. Pour les paiements partiels, le dossier doit afficher à la fois le paiement et le solde restant.
Les processeurs de paiement et les banques peuvent générer des confirmations, mais les entreprises doivent décider quel reçu destiné au client est requis. Les règles locales en matière de consommation, de fiscalité et d'industrie peuvent définir le contenu ou le moment de délivrance.
- Émis après le paiement
- Confirme le montant et la date de réception
- Peut indiquer le mode de paiement et la référence
- Peut enregistrer un solde restant
Informations qui diffèrent
Une facture met l'accent sur le paiement à venir : date d'échéance, méthodes acceptées, conditions et solde. Un reçu met l'accent sur le paiement effectué : montant payé, date, méthode, autorisation ou référence, et tout solde restant.
Les deux documents doivent identifier le fournisseur, la transaction et les articles pertinents. Liez-les au numéro de facture. Évitez de créer un reçu distinct qui ne peut pas être retracé jusqu'à la demande initiale.
- Le numéro de facture relie les dossiers
- La facture indique les conditions d'échéance
- Le reçu fait office de preuve de paiement
- Les deux préservent le contexte des articles et des parties
Gérez la transaction dans son intégralité
Conservez la facture telle qu'émise, enregistrez chaque paiement et préservez les références du processeur ou de la banque. Lorsque le solde atteint zéro, mettez à jour le statut sans écraser le document original. Émettez des avoirs ou des corrections via la procédure appropriée.
Fournissez au client un reçu ou une confirmation de paiement lorsque cela est attendu ou requis. Des dossiers de facturation et de paiement organisés aident à résoudre les questions de double paiement, de remboursements, de litiges et de réconciliation comptable.
- Conservez la facture originale
- Enregistrez les paiements partiels et finaux
- Conservez les références de paiement
- Fournissez une confirmation claire de paiement
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- GOV.UK : Vue d'ensemble sur la facturation et l'encaissementIl précise explicitement qu'une facture n'est pas un reçu, qui atteste du paiement.
Questions fréquentes
Questions sur la facture et le reçu : quelle est la différence ?
Une facture acquittée peut-elle servir de reçu ?
Elle peut fournir une confirmation de paiement lorsqu'elle montre clairement le montant et la date payés, mais des exigences locales ou client peuvent exiger un reçu distinct.
Un reçu est-il envoyé avant le paiement ?
Non. Un reçu confirme le paiement. Un devis, une estimation, une facture pro forma, une note ou une facture peuvent être émis avant le paiement.
Doit-on émettre des reçus pour des paiements partiels ?
Enregistrez chaque paiement et affichez le solde restant. Une confirmation aide les deux parties à réconcilier la transaction.