La facture donne aux deux parties une représentation commune de la transaction. Elle identifie le fournisseur, le client, ce qui a été fourni, le calcul du montant, l’échéance et les instructions de paiement.
Elle contribue aussi aux dossiers commerciaux et comptables. Les mentions obligatoires, le traitement fiscal et les règles de correction varient selon le pays, le statut de l’entreprise et le type de transaction.
À quoi sert une facture ?
La facture communique une somme due ou enregistre une vente. Elle peut concerner des produits, des services, un acompte, une étape de projet ou une prestation récurrente.
Elle reprend les éléments de l’accord afin que le client puisse contrôler le périmètre, les quantités, les tarifs, les taxes et l’échéance. Elle n’est généralement pas équivalente au contrat, au bon de commande ou au reçu.
- Demander ou enregistrer un paiement
- Détailler les biens ou services
- Présenter le calcul et l’échéance
- Conserver une trace de la transaction
Quelles informations trouve-t-on sur une facture ?
Les champs courants sont le titre du document, un numéro unique, les dates d’émission et d’échéance, les coordonnées des parties, les lignes, les prix, les taxes, les remises, la devise, le total et les instructions de paiement.
Certaines juridictions exigent des identifiants ou formulations supplémentaires. Vérifiez les règles applicables aux factures fiscales, transactions internationales et secteurs réglementés.
- Numéro unique et dates
- Identité du fournisseur et du client
- Description, quantité et prix
- Taxes, total et conditions
Quel est le cycle de vie d’une facture ?
L’entreprise crée et vérifie la facture au moment prévu, l’envoie au bon destinataire et suit le montant restant dû. Le client contrôle la commande, la livraison, le prix et les informations nécessaires à son approbation.
Après paiement, le règlement est rapproché de la facture et son statut est mis à jour. Les paiements partiels, avoirs, corrections ou remboursements doivent rester reliés au document initial.
- Créer et contrôler
- Envoyer et confirmer la réception
- Approuver et payer
- Rapprocher et archiver
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Une facture prouve-t-elle qu’un paiement a été effectué ?
Non. Elle présente généralement une somme demandée ou due. Un reçu ou une confirmation de paiement prouve que le règlement a eu lieu.
Qui émet une facture ?
Le vendeur, fournisseur, entrepreneur ou prestataire l’émet à destination de son client ou acheteur.
Peut-on modifier une facture déjà envoyée ?
Une correction doit suivre la procédure applicable et préserver la trace du document initial, par exemple au moyen d’une facture rectificative ou d’un avoir.