Commencez par l’accord ou le document approuvé. La facture doit refléter ce qui a réellement été fourni et le prix convenu, y compris les modifications acceptées.
Une méthode constante réduit les erreurs et facilite l’approbation côté client. Les étapes ci-dessous sont générales : adaptez les champs et la procédure aux obligations de votre juridiction.
1. Identifiez le document et les parties
Indiquez clairement qu’il s’agit d’une facture, attribuez un numéro unique et ajoutez les dates d’émission et d’échéance. Utilisez une séquence cohérente qui permet de retrouver le document.
Ajoutez l’identité exacte de l’entreprise émettrice et du client : nom, adresse, contact et identifiants fiscaux requis. Référencez le projet, la commande ou le devis lorsque cela facilite le contrôle.
- Titre et numéro de facture
- Date d’émission et échéance
- Coordonnées du fournisseur
- Coordonnées du client et référence
2. Détaillez et calculez la transaction
Créez une ligne par produit, service, phase ou période utile. Décrivez chaque élément, puis indiquez quantité, unité et prix afin que le calcul soit compréhensible.
Calculez le sous-total, les remises, les taxes, les crédits et le total dans la bonne devise. Contrôlez manuellement les éléments inhabituels, même si l’application effectue les calculs.
- Descriptions précises
- Quantités et tarifs
- Sous-total, remises et taxes
- Total et devise
3. Indiquez le paiement, vérifiez et envoyez
Présentez une échéance explicite, les moyens de paiement acceptés et les informations nécessaires au règlement. Expliquez les acomptes, paiements partiels, remises ou frais uniquement lorsqu’ils sont prévus et licites.
Relisez les coordonnées, dates, numéros, lignes et totaux, puis prévisualisez le PDF. Envoyez-le au destinataire convenu et conservez exactement la version transmise.
- Échéance écrite sous forme de date
- Instructions de paiement complètes
- Aperçu du PDF final
- Preuve d’envoi et archivage
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Puis-je créer une facture sans numéro ?
Une numérotation unique est une pratique essentielle et peut être obligatoire. Vérifiez la séquence et les exigences applicables à votre entreprise.
Quand faut-il envoyer la facture ?
Envoyez-la au moment défini dans l’accord, par exemple à la livraison, à une étape du projet ou au début d’une période de facturation.
Faut-il conserver une copie ?
Oui. Conservez la version envoyée et les documents associés pendant la durée requise par les règles comptables et fiscales applicables.