Commencez par l’accord ou le document approuvé. La facture doit refléter ce qui a réellement été fourni et le prix convenu, y compris les modifications acceptées.
Une méthode constante réduit les erreurs et facilite l’approbation côté client. Les étapes ci-dessous sont générales : adaptez les champs et la procédure aux obligations de votre juridiction.
Points clés
Points clés
| Sujet | À vérifier |
|---|---|
| 1. Choisissez le type de document | Mention « Facture » clairement visible |
| 2. Attribuez un numéro et fixez les dates | Numéro de facture unique |
| 3. Renseignez les coordonnées des deux parties | Nom légal et adresse du fournisseur |
| 4. Décrivez chaque ligne facturée | Description précise du produit ou service |
| 5. Calculez les taxes et les totaux | Sous-total avant ajustements |
| 6. Ajoutez les conditions et moyens de paiement | Échéance et délai de paiement |
| 7. Contrôlez puis envoyez la facture | Vérification des coordonnées et références |
| 8. Archivez la version transmise | Copie identique à la facture envoyée |
1. Choisissez le type de document
Commencez par confirmer que la transaction doit donner lieu à une facture et non à un devis, un reçu, une note de crédit ou un bon de commande. Le titre visible doit éviter toute ambiguïté pour le client et son service comptable.
Appuyez-vous sur l’accord, le devis accepté ou la commande approuvée pour définir le périmètre facturé. Si la facture corrige un document antérieur, indiquez clairement la référence concernée et la nature de la correction.
- Mention « Facture » clairement visible
- Document adapté à l’état de la transaction
- Référence au devis ou au bon de commande
- Lien explicite avec tout document corrigé
2. Attribuez un numéro et fixez les dates
Attribuez un numéro unique selon une séquence stable qui permet de retrouver chaque facture sans doublon. La méthode choisie peut inclure l’année ou un code client, à condition de rester cohérente avec vos obligations comptables.
Ajoutez la date d’émission, la date de livraison ou d’exécution lorsqu’elle est utile, puis une date d’échéance précise. Calculez cette échéance à partir des conditions convenues plutôt que d’utiliser une formule vague.
- Numéro de facture unique
- Séquence de numérotation cohérente
- Date d’émission et date de prestation
- Date d’échéance sans ambiguïté
3. Renseignez les coordonnées des deux parties
Saisissez le nom légal, l’adresse et les coordonnées de l’entreprise qui émet la facture. Ajoutez les numéros d’immatriculation ou identifiants fiscaux exigés dans votre juridiction et vérifiez qu’ils correspondent aux registres de l’entreprise.
Indiquez ensuite l’entité cliente exacte, son adresse de facturation et le contact chargé du règlement. Lorsque le client l’exige, ajoutez le numéro de fournisseur, la référence de commande ou le centre de coûts communiqué.
- Nom légal et adresse du fournisseur
- Identifiants fiscaux requis
- Nom et adresse de facturation du client
- Contact et référence d’achat du client
4. Décrivez chaque ligne facturée
Créez une ligne distincte pour chaque produit, service, phase de projet ou période de travail. Une description concrète aide le client à rapprocher la facture du devis, du contrat ou du livrable accepté.
Pour chaque ligne, indiquez la quantité, l’unité, le tarif et le montant correspondant. Précisez les dates, heures, références ou unités de mesure lorsqu’elles sont nécessaires pour comprendre le calcul.
- Description précise du produit ou service
- Quantité et unité de mesure
- Prix unitaire convenu
- Montant calculé pour chaque ligne
5. Calculez les taxes et les totaux
Additionnez les lignes pour obtenir le sous-total, puis appliquez séparément les remises, acomptes ou crédits prévus. Affichez chaque ajustement de façon lisible afin que le passage du sous-total au montant dû puisse être vérifié.
Appliquez les taxes au taux et à la base appropriés selon les règles qui concernent la transaction. Indiquez la devise et présentez clairement le total des taxes, le total de la facture, les sommes déjà réglées et le solde restant.
- Sous-total avant ajustements
- Remises, acomptes et crédits distincts
- Taux et montant de chaque taxe
- Total, devise et solde à payer
6. Ajoutez les conditions et moyens de paiement
Rappelez la date d’échéance et les conditions de paiement acceptées lors de la commande ou du contrat. Si des frais de retard ou une remise pour paiement anticipé s’appliquent, formulez-les précisément et seulement lorsqu’ils sont convenus et autorisés.
Donnez au client toutes les informations nécessaires pour payer sans échange supplémentaire : coordonnées bancaires, lien de paiement, référence à reprendre ou adresse d’envoi. Ne publiez que les informations utiles au moyen de paiement proposé.
- Échéance et délai de paiement
- Moyens de paiement acceptés
- Coordonnées ou lien de règlement
- Référence à reprendre lors du paiement
7. Contrôlez puis envoyez la facture
Relisez les noms, adresses, numéros, dates, lignes, taux de taxe et totaux avant de finaliser le document. Comparez la facture avec le devis ou la commande approuvée et prévisualisez le PDF pour repérer les coupures ou problèmes de mise en page.
Envoyez la facture au contact et par le canal convenus, avec un objet de message facile à retrouver. Demandez une confirmation uniquement lorsque le processus du client l’exige et conservez une preuve datée de l’envoi.
- Vérification des coordonnées et références
- Contrôle des calculs et taxes
- Aperçu du document final
- Envoi au bon contact avec preuve datée
8. Archivez la version transmise
Enregistrez exactement la version envoyée dans un emplacement protégé, avec le devis, la commande, les justificatifs et les échanges associés. Utilisez un nom de fichier cohérent qui reprend au minimum le numéro de facture et le client.
Conservez le document pendant la durée exigée par les règles comptables et fiscales applicables à votre activité. Notez ensuite les paiements, crédits ou corrections sans remplacer silencieusement la facture d’origine.
- Copie identique à la facture envoyée
- Pièces justificatives associées
- Nom de fichier et emplacement cohérents
- Suivi séparé des paiements et corrections
Questions fréquentes
Questions fréquentes
Puis-je créer une facture sans numéro ?
Une numérotation unique est une pratique essentielle et peut être obligatoire. Vérifiez la séquence et les exigences applicables à votre entreprise.
Quand faut-il envoyer la facture ?
Envoyez-la au moment défini dans l’accord, par exemple à la livraison, à une étape du projet ou au début d’une période de facturation.
Faut-il conserver une copie ?
Oui. Conservez la version envoyée et les documents associés pendant la durée requise par les règles comptables et fiscales applicables.