Le terme facture d’achat décrit la vision de l’acheteur concernant une facture fournisseur reçue. Il identifie le vendeur, l’acheteur, les articles fournis, les dates, la taxe, le total, les conditions de paiement et toute référence au bon de commande. Il ne signifie pas que l’achat a déjà été réglé.
Par exemple, une facture fournisseur pour 12 unités à 75 $ affiche un sous-total de 900 $ avant taxe. L’acheteur inscrit les 900 $ comme achat et dette à payer, selon la méthode comptable de l’entreprise et les règles applicables. Le fournisseur enregistre la même transaction comme vente et créance.
Comparaison de documents d'achat
En quoi une facture d'achat diffère-t-elle des documents connexes ?
Le nom du document dépend de celui qui l'établit, de celui qui l'enregistre et de s'il autorise, demande ou confirme un paiement.
| Document | Établi par | Objectif principal | Délai habituel |
|---|---|---|---|
| Bon de commande | Acheteur | Autoriser un achat prévu | Avant la livraison |
| Facture fournisseur | Fournisseur | Demander le paiement pour une fourniture | Au moment de la facturation convenu |
| Facture d'achat | Le client enregistre la facture du fournisseur | Enregistrez un achat et un montant dû | Après réception de la facture du fournisseur |
| Facture de vente | Le fournisseur enregistre sa propre facture | Enregistrez une vente et un montant à recevoir | Lors de l'émission de la facture |
| Reçu | Vendeur ou prestataire de paiement | Confirmer le paiement | Après paiement |
Quelles informations figurent sur une facture d'achat ?
Une facture d’achat comporte généralement le numéro et la date d’émission du fournisseur, les identités légales ou commerciales des deux parties, les descriptions des articles, les quantités, les prix, les remises, la taxe, la devise, le total, la date d’échéance et les instructions de paiement. Les champs obligatoires varient selon la localisation et la nature de la transaction.
Le client doit conserver le numéro original du fournisseur plutôt que de le remplacer par un numéro interne. Un identifiant de document interne peut être ajouté séparément pour assurer la traçabilité de la facture d'origine.
- Numéro de facture du fournisseur et dates
- Détails du fournisseur et du client
- Articles, quantités, prix, taxes et total
- Référence du bon de commande, date d'échéance et conditions de paiement
Facture d'achat vs bon de commande
L’acheteur établit un bon de commande avant la livraison pour autoriser ce qui peut être acheté. Le fournisseur émet la facture après l’événement de facturation convenu pour réclamer le paiement. L’acheteur reçoit ensuite et enregistre ce document comme facture d’achat.
Un bon de commande ne prouve ni la livraison ni le paiement, et une facture d’achat ne prouve pas l’autorisation. Confronter la facture au bon de commande validé et au reçu ou à l’approbation de service permet d’identifier les écarts de prix, de quantité, de doublons ou de fournisseur.
- Le bon de commande est établi par le client
- La facture est établie par le fournisseur
- La facture d'achat est le registre de facture entrante du client
- Le reçu ou l'approbation confirme la fourniture
Facture d'achat vs facture de vente
Ces noms décrivent la même transaction sous deux angles opposés. Pour le fournisseur, le document est une facture de vente car il enregistre une vente et une créance. Pour l’acheteur, c’est une facture d’achat car il enregistre un achat et une dette.
Le PDF ne nécessite pas deux libellés. Il est généralement intitulé Facture. Le système comptable détermine si le document est saisi en ventes ou en achats selon que l’entreprise l’a émis ou reçu.
- Fournisseur : facture de vente et créance
- Client : facture d'achat et dette
- Un document source, deux perspectives comptables
- Un reçu est une preuve distincte du paiement
Comment un client doit-il traiter une facture d'achat ?
Vérifiez le fournisseur, le numéro de facture, les dates, le traitement fiscal, la devise et les coordonnées bancaires. Confrontez la facture au bon de commande validé et aux preuves de livraison ou d’approbation de service lorsque ces contrôles s’appliquent. Réglez les anomalies avant de procéder au paiement plutôt que de modifier le document du fournisseur.
Enregistrez le montant validé et la date d’échéance, programmez le paiement via le processus autorisé et liez la référence de paiement à la facture. Conservez la facture originale, les validations, les corrections, les avoirs et la trace du paiement pour la période requise par les règles comptables et fiscales en vigueur.
- Vérifiez l'identité, les références et les totaux
- Confrontez l'autorisation et la preuve de réception
- Résolvez les différences avant le paiement
- Reliez l'approbation, le paiement et les dossiers de conservation
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Exigences de facturation du gouvernement britanniqueListe les champs essentiels d'une facture, y compris les identifiants, les parties, les descriptions, les dates, les montants, la TVA et le total.
- Règlementation fédérale sur les acquisitions 32.905 : Documentation de la factureFournit un exemple officiel de documentation de facture et les références utilisées pour étayer une demande de paiement correcte.
Questions fréquentes
Questions sur ce qu'est une facture d'achat ? Explications
Une facture d'achat est-elle identique à un bon de commande ?
Non. Le client émet un bon de commande pour autoriser un achat prévu. Le fournisseur émet la facture, que le client enregistre comme facture d'achat.
Qui établit une facture d'achat ?
Le fournisseur établit la facture. Le client la reçoit et l'enregistre comme facture d'achat ou facture fournisseur dans son processus de comptabilité fournisseur.
Une facture d'achat prouve-t-elle le paiement ?
Non. Elle enregistre un montant facturé ou dû. Un reçu, un relevé bancaire, une confirmation du processeur ou tout autre document de paiement confirme le règlement.