La facturation par étapes divise un projet de longue durée en périodes de paiement. Chaque demande relie la valeur contractuelle approuvée au tableau des valeurs en cours. Elle enregistre également les travaux vérifiés, les matériaux stockés éligibles, les modifications approuvées, la retenue de garantie et les paiements antérieurs.
Le contrat définit le cycle de facturation, les documents requis, les rôles d'approbation, la retenue de garantie et la date de paiement. Ce guide explique un processus général et un exemple. Il ne remplace pas l'accord signé, les formulaires obligatoires, les règles de privilège ou la législation locale sur la construction.
Calcul de la facturation d'avancement
Comment est calculé le paiement par étapes actuel dans la construction ?
La demande actuelle utilise la valeur cumulative approuvée, la retenue de garantie et les paiements certifiés précédents, et non uniquement les factures de ce mois.
| Étape | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Montant contractuel révisé | 250 000 $ + 15 000 $ de modifications approuvées | $265,000 |
| Gagné avant retenue | 106 000 $ de travaux + 12 000 $ de matériaux stockés | $118,000 |
| Retenue de garantie | $118,000 × 10% | $11,800 |
| Gagné moins retenue | $118,000 − $11,800 | $106,200 |
| Demande actuelle | 106 200 $ − 80 000 $ de paiements antérieurs | $26,200 |
| Solde incluant la retenue de garantie | $265,000 − $106,200 | $158,800 |
Que doit contenir un dossier de facturation d'avancement ?
Commencez par le montant initial du contrat. Ajoutez ou soustrayez uniquement les avenants approuvés pour obtenir le montant révisé. Divisez ensuite ce total en postes de travail clairs, tels que le béton, la charpente, les travaux mécaniques, les finitions et la remise en état.
Pour chaque poste, enregistrez les travaux antérieurs, les travaux en cours et les matériaux stockés éligibles. Appliquez la clause de retenue de garantie du contrat. Ensuite, déduisez les paiements certifiés antérieurs. Un vérificateur doit pouvoir retracer chaque montant jusqu'à des preuves sur site, des factures, des registres de livraison ou une modification approuvée.
- Montant initial du contrat et total des avenants approuvés
- Échéancier des valeurs lié au montant révisé du contrat
- Travaux terminés et matériaux stockés éligibles à ce jour
- Retenue de garantie, paiements précédents, demande actuelle et solde
Exemple de facturation d'avancement
Supposez que le contrat initial s'élève à 250 000 $. Les ordres de modification approuvés ajoutent 15 000 $, portant le montant contractuel révisé à 265 000 $. Les travaux approuvés totalisent 106 000 $ et les matériaux stockés éligibles 12 000 $. Le montant gagné avant retenue de garantie s'élève à 118 000 $.
Une retenue de dix pour cent sur 118 000 $ représente 11 800 $. Le montant acquis après retenue est de 106 200 $. Après déduction des 80 000 $ de paiements certifiés antérieurs, la demande actuelle s'élève à 26 200 $. Remplacez chaque montant de cet exemple par les données approuvées du projet.
- Contrat révisé : 250 000 $ + 15 000 $ = 265 000 $
- Travaux terminés et matériaux stockés : 106 000 $ + 12 000 $ = 118 000 $
- Retenue de garantie : 118 000 $ × 10 % = 11 800 $
- Demande actuelle : 118 000 $ − 11 800 $ − 80 000 $ = 26 200 $
Comment justifier les travaux terminés et les matériaux ?
Mettez à jour chaque ligne du tableau des valeurs en fonction des progrès mesurés. N'appliquez pas un pourcentage non étayé à l'ensemble du projet. Les preuves peuvent inclure des rapports de chantier, des mesures, des photographies, des factures fournisseurs, des bons de livraison, des résultats d'inspection ou une approbation écrite.
Les matériaux stockés nécessitent une vérification supplémentaire car le paiement peut intervenir avant l'installation. Confirmez que le contrat autorise cette demande. Vérifiez l'identité, la quantité, l'emplacement, la protection, l'assurance, la propriété et la facturation antérieure du matériau. Ne facturez jamais le même matériau deux fois.
- Mesurez l'avancement par rapport à chaque poste de travail prévu
- Joignez les preuves exigées par le contrat
- Confirmez la propriété et la protection des matériaux stockés
- Évitez la double facturation lorsque les matériaux sont installés
Comment examiner et corriger une facture d'avancement ?
Avant de soumettre, réconciliez le contrat révisé, le tableau des valeurs, les modifications approuvées, les entrées actuelles, la retenue de garantie et les certificats précédents. Les valeurs antérieures doivent correspondre à la dernière demande approuvée. Expliquez toute correction plutôt que de remplacer silencieusement un chiffre antérieur.
Une facture générale peut accompagner la facture d'étapes. Elle ne remplace pas une demande de paiement obligatoire, une feuille de continuation, une renonciation ou une certification. Conservez le dossier soumis, les notes d'examen, le montant approuvé, le registre de paiement et la nouvelle soumission ensemble.
- Rapprochez les valeurs cumulées actuelles et antérieures
- Séparez les modifications en attente des modifications approuvées
- Utilisez les formulaires, certificats et décharges requis
- Reportez le résultat approuvé vers la période de facturation suivante
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Règlementation fédérale sur les acquisitions 32.103 : Paiements par étapes dans la constructionExplique les paiements par étapes dans la construction basés sur l'estimation des travaux accomplis et l'utilisation de la retenue de garantie lorsque les résultats sont insatisfaisants.
- Documents contractuels de l'AIA : Comment remplir la demande de paiement G702Fournit des instructions de première partie pour le formulaire G702 de demande et de certification de paiement, ainsi que pour sa relation avec la feuille de continuation G703.
Questions fréquentes
Questions sur le fonctionnement de la facturation par étapes ?
La facturation par étapes est-elle identique à l'envoi d'une facture normale ?
Pas toujours. Une facture normale peut demander le montant approuvé, mais de nombreux contrats de construction exigent également une demande de paiement, un échéancier des valeurs, des certificats, des renonciations ou des justificatifs.
Les matériaux stockés peuvent-ils être inclus dans la facturation par étapes ?
Uniquement si le contrat et les règles applicables le permettent. Confirmez l'éligibilité, la propriété, le stockage, l'assurance, la documentation et l'application de la retenue de garantie avant de les inclure.
Que se passe-t-il lorsque le réviseur approuve moins que ce qui est demandé ?
Enregistrez le montant certifié ou approuvé et la raison indiquée de l'écart. Régularisez les travaux non justifiés, les quantités contestées ou les documents manquants avant de reporter les chiffres à la période suivante.