Attendre la fin d’un long chantier pour demander le règlement peut obliger l’entreprise à financer des mois de travail et de matériaux. La facturation à l’avancement répartit les paiements, à condition que les chiffres soient lisibles.
Il faut distinguer valeur acquise à ce jour, montants précédemment facturés et demande actuelle. Un pourcentage posé à côté du contrat ne suffit pas toujours à expliquer ces trois éléments.
Que doit contenir un dossier de facturation d'avancement ?
Commencez par le montant initial du contrat. Ajoutez ou soustrayez uniquement les avenants approuvés pour obtenir le montant révisé. Divisez ensuite ce total en postes de travail clairs, tels que le béton, la charpente, les travaux mécaniques, les finitions et la remise en état.
Pour chaque poste, enregistrez les travaux antérieurs, les travaux en cours et les matériaux stockés éligibles. Appliquez la clause de retenue de garantie du contrat. Ensuite, déduisez les paiements certifiés antérieurs. Un vérificateur doit pouvoir retracer chaque montant jusqu'à des preuves sur site, des factures, des registres de livraison ou une modification approuvée.
- Montant initial du contrat et total des avenants approuvés
- Échéancier des valeurs lié au montant révisé du contrat
- Travaux terminés et matériaux stockés éligibles à ce jour
- Retenue de garantie, paiements précédents, demande actuelle et solde
Exemple de facturation d'avancement
Supposez que le contrat initial s'élève à 250 000 $. Les ordres de modification approuvés ajoutent 15 000 $, portant le montant contractuel révisé à 265 000 $. Les travaux approuvés totalisent 106 000 $ et les matériaux stockés éligibles 12 000 $. Le montant gagné avant retenue de garantie s'élève à 118 000 $.
Une retenue de dix pour cent sur 118 000 $ représente 11 800 $. Le montant acquis après retenue est de 106 200 $. Après déduction des 80 000 $ de paiements certifiés antérieurs, la demande actuelle s'élève à 26 200 $. Remplacez chaque montant de cet exemple par les données approuvées du projet.
- Contrat révisé : 250 000 $ + 15 000 $ = 265 000 $
- Travaux terminés et matériaux stockés : 106 000 $ + 12 000 $ = 118 000 $
- Retenue de garantie : 118 000 $ × 10 % = 11 800 $
- Demande actuelle : 118 000 $ − 11 800 $ − 80 000 $ = 26 200 $
Comment justifier les travaux terminés et les matériaux ?
Mettez à jour chaque ligne du tableau des valeurs en fonction des progrès mesurés. N'appliquez pas un pourcentage non étayé à l'ensemble du projet. Les preuves peuvent inclure des rapports de chantier, des mesures, des photographies, des factures fournisseurs, des bons de livraison, des résultats d'inspection ou une approbation écrite.
Les matériaux stockés nécessitent une vérification supplémentaire car le paiement peut intervenir avant l'installation. Confirmez que le contrat autorise cette demande. Vérifiez l'identité, la quantité, l'emplacement, la protection, l'assurance, la propriété et la facturation antérieure du matériau. Ne facturez jamais le même matériau deux fois.
- Mesurez l'avancement par rapport à chaque poste de travail prévu
- Joignez les preuves exigées par le contrat
- Confirmez la propriété et la protection des matériaux stockés
- Évitez la double facturation lorsque les matériaux sont installés
Comment examiner et corriger une facture d'avancement ?
Avant de soumettre, réconciliez le contrat révisé, le tableau des valeurs, les modifications approuvées, les entrées actuelles, la retenue de garantie et les certificats précédents. Les valeurs antérieures doivent correspondre à la dernière demande approuvée. Expliquez toute correction plutôt que de remplacer silencieusement un chiffre antérieur.
Une facture générale peut accompagner la facture d'étapes. Elle ne remplace pas une demande de paiement obligatoire, une feuille de continuation, une renonciation ou une certification. Conservez le dossier soumis, les notes d'examen, le montant approuvé, le registre de paiement et la nouvelle soumission ensemble.
- Rapprochez les valeurs cumulées actuelles et antérieures
- Séparez les modifications en attente des modifications approuvées
- Utilisez les formulaires, certificats et décharges requis
- Reportez le résultat approuvé vers la période de facturation suivante
Partir du calendrier et de la méthode contractuels
Vérifiez décomposition du prix, méthode de mesure, fréquence, validation et retenue éventuelle. Matériaux stockés, changements et pièces peuvent suivre des conditions particulières.
Définissez qui confirme l’avancement et la date d’arrêté. Avancement physique, valeur approuvée et trésorerie reçue sont liés sans être identiques.
Passer du cumul à la demande du mois
Pour un contrat illustratif de 100 000, supposons 40 000 de valeur acquise approuvée. Une retenue d’exemple de 5 % représente 2 000, laissant 38 000. Si 24 000 ont déjà été certifiés ou facturés sur la même base, la demande actuelle est de 14 000.
Le taux de 5 % n’est pas une règle. Vérifiez base, éléments admis et vocabulaire contractuels. Un retard de paiement antérieur ne doit pas modifier discrètement le calcul de l’avancement.
| Exemple cumulatif | Montant |
|---|---|
| Valeur acquise à ce jour | 40 000 |
| Retenue illustrative | −2 000 |
| Valeur après retenue | 38 000 |
| Montants antérieurs sur la même base | −24 000 |
| Demande actuelle | 14 000 |
Fournir les preuves pertinentes
Utilisez quantités validées, inspections, étapes ou autres pièces prévues. Identifiez période et zones concernées pour rendre la vérification possible.
Si les matériaux stockés peuvent être facturés, suivez les critères et justificatifs requis. Leur achat ne prouve pas automatiquement une pose ou une valeur admissible au paiement.
Intégrer les changements au bon endroit
Actualisez prix contractuel ou décomposition pour les modifications approuvées. Gardez les changements en attente distincts des sommes autorisées.
Expliquez les différences entre demandes : changement accepté, quantité corrigée ou avancement réévalué. Le vérificateur ne devrait pas devoir comparer chaque cellule pour découvrir la cause.
Suivre validation et argent reçu séparément
Une demande peut être déposée, retournée, approuvée, certifiée puis réglée. Enregistrez son état réel et les questions ouvertes.
Affectez les encaissements aux bons soldes et gardez la retenue à part. Cela distingue les créances à court terme des montants conservés pour une libération ultérieure.
Terminer par un rapprochement complet
À la fin, rapprochez changements, demandes antérieures, paiements, retenues et ajustements. Confirmez les pièces nécessaires au règlement final.
La dernière demande explique la situation restante. Elle ne réclame pas à nouveau tout le contrat et ne suppose pas que 100 % d’avancement physique satisfait toutes les conditions de paiement.
Questions complémentaires
La facturation par étapes est-elle identique à l'envoi d'une facture normale ?
Pas toujours. Une facture normale peut demander le montant approuvé, mais de nombreux contrats de construction exigent également une demande de paiement, un échéancier des valeurs, des certificats, des renonciations ou des justificatifs.
Les matériaux stockés peuvent-ils être inclus dans la facturation par étapes ?
Uniquement si le contrat et les règles applicables le permettent. Confirmez l'éligibilité, la propriété, le stockage, l'assurance, la documentation et l'application de la retenue de garantie avant de les inclure.
Que se passe-t-il lorsque le réviseur approuve moins que ce qui est demandé ?
Enregistrez le montant certifié ou approuvé et la raison indiquée de l'écart. Régularisez les travaux non justifiés, les quantités contestées ou les documents manquants avant de reporter les chiffres à la période suivante.