Une demande de paiement est plus détaillée qu'un simple total sur une facture. Elle relie le montant demandé à un contrat, à une période de facturation, à un échéancier des valeurs, aux travaux cumulatifs, aux matériaux stockés éligibles, aux avenants approuvés, à la retenue, aux certificats précédents et aux pièces justificatives.
Certains projets utilisent des formulaires sectoriels, tels qu'un formulaire AIA et une feuille de prolongation ; d'autres adoptent des formats propres au propriétaire, au prêteur, à l'agence publique ou au contractant. Utilisez le formulaire et la certification exigés par l'accord signé. Ce guide explique les calculs et les points de contrôle sans reproduire de formulaire propriétaire.
Calcul de la demande de paiement
Comment calcule-t-on une demande de paiement dans le secteur de la construction ?
Cet exemple réconcilie la valeur gagnée, la retenue, les paiements certifiés précédents, la demande actuelle et le solde contractuel restant.
| Étape | Calcul | Résultat |
|---|---|---|
| Gagné avant retenue | 140 000 $ de travaux + 15 000 $ de matériaux stockés | $155,000 |
| Retenue de garantie | $155,000 × 5% | $7,750 |
| Gagné moins retenue | $155,000 − $7,750 | $147,250 |
| Paiements précédents | Total certifié précédent | $102,000 |
| Demande actuelle | $147,250 − $102,000 | $45,250 |
| Solde incluant la retenue de garantie | $325,000 − $147,250 | $177,750 |
Que contient un dossier de demande de paiement ?
Le résumé identifie le projet, l'entrepreneur, le propriétaire, le contrat, le numéro de demande, la date de fin de période et les chiffres contractuels. Une feuille de suite ou un calendrier équivalent détaille chaque poste de travail, la valeur planifiée, le travail antérieur complété, le travail actuel complété, les matériaux stockés, le total gagné, la retenue de garantie et le solde restant.
Le dossier peut également exiger des registres de modifications approuvés, des déclarations des sous-traitants, des relevés de paie ou de conformité, des factures fournisseurs, des preuves de matériaux stockés, des résultats d'inspection, des photographies, des renonciations aux privilèges, des déclarations sous serment, des preuves d'assurance ou des certificats. Les pièces jointes requises dépendent du projet et doivent être listées avant la date limite de facturation.
- Identité de la demande, période de facturation et parties
- Somme contractuelle ajustée et échéancier des valeurs
- Travaux gagnés, matériaux stockés et retenue de garantie
- Paiements antérieurs, demande actuelle, solde et pièces jointes
Exemple de demande de paiement traitée
Supposez que le montant contractuel ajusté s'élève à 325 000 $. Les travaux réalisés et approuvés à ce jour totalisent 140 000 $, et les matériaux stockés éligibles s'élèvent à 15 000 $, soit un total gagné avant retenue de 155 000 $. À un taux de retenue confirmé de 5 %, 7 750 $ sont retenus et le total gagné moins retenue s'élève à 147 250 $.
Les paiements certifiés précédents totalisent 102 000 $. La demande de paiement actuelle est donc de 45 250 $ : 147 250 $ moins 102 000 $. Le solde à terminer, incluant la retenue de garantie, est de 177 750 $ : 325 000 $ moins 147 250 $. L'exemple suppose que tout le travail et les matériaux sont éligibles et exclut les valeurs contestées et les déductions distinctes.
- Gagné avant retenue : 140 000 $ + 15 000 $ = 155 000 $
- Retenue de garantie : 155 000 $ × 5 % = 7 750 $
- Demande actuelle : 147 250 $ − 102 000 $ = 45 250 $
- Solde incluant la retenue : 325 000 $ − 147 250 $ = 177 750 $
Comment mettre à jour l'échéancier des valeurs ?
Commencez par le calendrier et la demande précédents acceptés. Saisissez les valeurs du travail et des matériaux de la période actuelle sur les lignes appropriées, puis vérifiez que les valeurs antérieures complétées n'ont pas changé sans correction approuvée. La somme des valeurs planifiées doit s'équilibrer avec le montant contractuel ajusté, y compris le traitement des modifications approuvées.
Le pourcentage d'avancement doit découler de dollars justifiés ou de quantités mesurées plutôt que de les remplacer. Évitez de surfacturer les activités précoces, de déplacer la valeur entre les lignes pour masquer une surfacturation ou d'inclure des modifications non approuvées dans le total contractuel. Expliquez les arrondis et les différences de retenue de garantie avant la soumission.
- Commencez par les valeurs des périodes antérieures acceptées
- Enregistrez les travaux courants sur les lignes d'échéancier correctes
- Réconciliez les valeurs prévues avec le montant contractuel ajusté
- Gardez les modifications en attente et approuvées séparées
Que se passe-t-il après la soumission ?
Le réviseur désigné vérifie l'avancement, les quantités, la conformité au contrat, les modifications, la retenue de garantie, les paiements antérieurs et les pièces jointes requises. Le réviseur peut certifier la demande complète, approuver un montant différent avec des raisons, ou rejeter le dossier incomplet. Enregistrez le montant approuvé plutôt que de supposer que le total soumis sera intégralement payé.
Lorsque le paiement arrive, faites-le correspondre à la demande et à toute facture accompagnatrice. Conservez la version soumise, les notes du réviseur, la certification, l'avis de déduction, la renonciation et la transaction. Utilisez les chiffres cumulatifs certifiés comme point de départ pour la prochaine demande afin que l'historique du projet reste traçable.
- Le réviseur vérifie les travaux, les calculs et la documentation
- Le montant approuvé peut différer de la demande soumise
- Le paiement correspond au dossier certifié
- La prochaine demande débute à partir des valeurs cumulatives contrôlées
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Documents contractuels de l'AIA : Comment remplir la demande de paiement G702Explique comment un contractant enregistre la valeur contractuelle, les modifications, les travaux réalisés, la retenue, les certificats précédents et le paiement dû actuel.
- Règlementation fédérale sur les acquisitions 32.103 : Paiements par étapes dans la constructionFournit la base fédérale pour les demandes de paiement au fur et à mesure liées aux estimations de travaux de construction achevés.
Questions fréquentes
Questions sur ce qu'est une demande de paiement ?
Une demande de paiement est-elle une facture ?
Il s'agit d'une demande de paiement, mais de nombreux projets exigent également une facture distincte pour la comptabilité fournisseur. Suivez le contrat et la procédure documentée du payeur.
Qu'est-ce qu'un échéancier des valeurs ?
Elle répartit le montant contractuel entre les postes de travaux et fournit la base ligne par ligne pour le reporting des valeurs antérieures, courantes, stockées, gagnées, retenues et restantes.
Une modification non approuvée peut-elle être incluse ?
Seulement si le contrat le permet expressément. Sinon, maintenez les modifications en attente hors du montant contractuel approuvé et identifiez-les séparément.