Un paiement arrive, inférieur au montant attendu. Avant d’y voir une erreur, vérifiez si le contrat prévoit une retenue, sa base et son calcul.
Cette somme mise en réserve selon un arrangement particulier n’est ni une remise, ni automatiquement une taxe, ni nécessairement un simple retard administratif. La distinguer aide à comprendre le solde.
Où apparaît la retenue dans la facturation de la construction ?
Une demande de paiement signale normalement la valeur des travaux achevés et des matériaux stockés éligibles, puis soustrait le retenue pour afficher le paiement gagné après la retenue. L'application peut utiliser un pourcentage pour les travaux achevés et un autre pour les matériaux stockés si le contrat le permet. Le montant retenu reste visible dans le solde du projet jusqu'à sa libération ou son ajustement.
Le propriétaire peut retenir le retenue sur le contractant principal, et le contractant principal peut appliquer des termes correspondants aux sous-traitants uniquement si leurs accords et la loi le permettent. Chaque niveau nécessite un grand livre contrôlé affichant la valeur brute gagnée, le retenue retenu, le retenue libéré, les autres déductions autorisées et le paiement net.
- Valeur du travail gagné et des matériaux stockés
- Pourcentage contractuel de retenue et base de calcul
- Retenu cumulatif retenu et déblocé
- Montant net certifié et solde restant
Calcul du retenu gagné
Supposez que les travaux précédemment approuvés s'élèvent à 110 000 $ avec une retenue de 5 %, ce qui donne un paiement gagné précédent après retenue de 104 500 $. Au cours de la période actuelle, 40 000 $ de travaux supplémentaires sont approuvés. L'application du même taux de 5 % aux nouveaux travaux retient encore 2 000 $ et crée un paiement gagné actuel de 38 000 $.
Les travaux approuvés cumulés s'élèvent maintenant à 150 000 $. Le retenue cumulatif est de 7 500 $ et le paiement gagné cumulatif après retenue est de 142 500 $. En soustrayant les paiements antérieurs de 104 500 $, on obtient la demande actuelle de 38 000 $. Cet exemple exclut les matériaux stockés, la taxe, les avenants, les travaux litigieux et toute réduction de retenue autorisée.
- Gain net antérieur : 110 000 $ − 5 % = 104 500 $
- Retenu actuel : 40 000 $ × 5 % = 2 000 $
- Demande nette actuelle : 40 000 $ − 2 000 $ = 38 000 $
- Retenu cumulatif : 150 000 $ × 5 % = 7 500 $
Quand le retenu peut-il être modifié ou déblocé ?
Le contrat peut réduire le retenue après l'achèvement substantiel, le libérer par phase, ou en retenir une partie jusqu'à l'achèvement final, la correction des défauts, la remise des documents de clôture, l'obtention du consentement de la caution ou toute autre condition stipulée. Les lois peuvent imposer des limites ou des délais supplémentaires. Enregistrez la condition spécifique plutôt que d'utiliser une note vague telle que « payable plus tard ».
Lorsque la retenue est libérée, affichez à la fois le solde précédent retenu et le montant libéré afin que la transaction soit vérifiable. Une libération n'efface pas l'historique antérieur. Si seule une partie est libérée, identifiez les travaux, la partie concernée, la phase et l'autorité de l'ajustement, et conservez l'approbation avec le dossier de paiement.
- Jalon de réalisation substantielle ou finale
- État de la liste des réserves et des documents de clôture
- Délai légal ou contractuel de déblocage
- Approbation écrite pour le déblocage partiel ou total
Comment vérifier les dossiers de retenu ?
Recalculez le retenue ligne par ligne selon le plan de valeurs lorsque des taux ou des exclusions différents s'appliquent. Vérifiez si les matériaux stockés, les phases achevées, les modifications approuvées, les taxes ou d'autres montants font partie de la base. Comparez le montant cumulatif actuel avec chaque demande précédente et le grand livre comptable avant de certifier un paiement.
Gardez ensemble le contrat signé, les avenants, les demandes de paiement, les feuilles de continuation, les certificats, les avis de déduction, les preuves d'achèvement, les libérations et les paiements. Pocket Invoice peut documenter un montant dû approuvé sur une facture générale, mais elle ne détermine pas si le retenue est autorisé ni ne remplace un formulaire de paiement de construction requis.
- Appliquez le taux à la base contractuelle correcte
- Rapprochez chaque tranche et chaque période de facturation antérieure
- Consignez les motifs et l’autorité responsable des ajustements
- Conservez les preuves de libération avec le paiement final
Lire les conditions propres au contrat
Identifiez taux ou montant, base, limites, évolution éventuelle et conditions de libération. Les règles peuvent différer selon pays et type de marché.
Un pourcentage cité dans un exemple n’est pas une norme. Certains contrats distinguent travail et matériaux ou prévoient une libération par étapes et documents.
Séparer la retenue des autres écarts
Pour une somme approuvée illustrative de 20 000 avec 5 % retenus, la retenue est de 1 000 et le montant avant autres ajustements de 19 000. Si seulement 17 000 arrivent, les 3 000 de différence ne sont pas tous de la retenue.
Il reste 2 000 à expliquer : autre déduction, montant contesté, crédit ou paiement insuffisant. Nommer chaque cause rend la discussion plus précise.
| Exemple | Montant |
|---|---|
| Valeur approuvée | 20 000 |
| Retenue illustrative de 5 % | 1 000 |
| Attendu avant autres ajustements | 19 000 |
| Paiement reçu | 17 000 |
| Écart supplémentaire à expliquer | 2 000 |
Tenir un cumul identifiable
Relevez la retenue par demande et son total, selon la base contractuelle. Les changements approuvés ou étapes de libération peuvent modifier le calcul.
La retenue du client sur vos paiements et celle appliquée à un sous-traitant concernent deux relations. Leurs conditions ne sont pas nécessairement identiques.
Prévoir la trésorerie reçue plus tard
Un chantier rentable peut demander beaucoup de trésorerie si une partie de chaque règlement reste retenue alors que salaires et fournisseurs sont dus.
Intégrez le calendrier de retenue et sa libération attendue, sans considérer cet argent comme déjà disponible. Documents manquants ou questions ouvertes peuvent retarder l’événement.
Préparer la libération avant la dernière semaine
Identifiez réception, acceptation, clôture ou autres pièces nécessaires et les approbateurs. Résolvez les écarts connus pendant que l’équipe et les dossiers sont disponibles.
La demande de libération doit présenter solde retenu, références et preuve des conditions remplies. Le destinataire doit voir précisément quelle somme est réclamée à ce titre.
Demander quelle condition bloque
En cas de retard, distinguez pièce manquante, travail restant, validation et désaccord sur le droit au paiement. Gardez la réponse et la prochaine action.
Pour un litige contractuel, utilisez la procédure et l’accompagnement adaptés au projet. Une explication générale de facturation ne suffit pas à établir un droit à une date ou un montant précis.
Questions complémentaires
Une retenue de 10 % est-elle obligatoire sur tous les projets de construction ?
Non. Les taux et les limites dépendent du contrat et de la législation en vigueur. La règle fédérale discutée dans ce guide s'applique à son contexte fédéral déclaré et non à tous les projets.
La retenue est-elle calculée sur les matériaux stockés ?
Cela dépend du contrat, de la forme de paiement et des règles applicables. Le dossier de facturation doit afficher la base et le taux sélectionnés plutôt que de combiner des montants hétérogènes sans explication.
Comment apparaît le retenu déblocé ?
Affichez le solde de retenue initial, la libération autorisée pour la période, la retenue restante et le paiement résultant. Conservez les preuves d'approbation et d'achèvement avec le dossier.