Paano Gumagana ang Progress Billing?

Ano ang dapat nasa progress billing record?

Magsimula sa original contract sum. Magdagdag o magbawas lamang ng approved change orders para makuha ang revised contract sum. Pagkatapos, hatiin ang total sa clear work items gaya ng concrete, framing, mechanical work, finishes, at closeout.

Para sa bawat item, itala ang prior work, current work, at eligible stored materials. I-apply ang retainage rule ng contract. Pagkatapos, ibawas ang earlier certified payments. Dapat matunton ng reviewer ang bawat figure sa site evidence, invoices, delivery records, o approved change.

• Original contract sum at kabuuan ng approved change orders
• Schedule of values na naka-ugnay sa revised contract sum
• Trabahong natapos at eligible stored materials hanggang ngayon
• Retainage, previous payments, current request, at balance

Halimbawa ng progress billing na may kalkulasyon

Ipagpalagay na $250,000 ang original contract. Nagdaragdag ng $15,000 ang approved change orders, kaya $265,000 ang revised contract sum. $106,000 ang total ng approved work, at $12,000 ang eligible stored materials. $118,000 ang earned amount bago retainage.

Ang ten percent retainage sa $118,000 ay $11,800. Ang earned amount pagkatapos ng retainage ay $106,200. Ibawas ang $80,000 na earlier certified payments, at $26,200 ang current request. Palitan ang bawat example figure ng approved records ng project.

• Binagong kontrata: $250,000 + $15,000 = $265,000
• Natapos na trabaho at stored materials: $106,000 + $12,000 = $118,000
• Retainage calculation: $118,000 × 10% = $11,800
• Kasalukuyang request: $118,000 − $11,800 − $80,000 = $26,200

Paano dapat suportahan ang natapos na trabaho at mga materyales?

I-update ang bawat schedule-of-values line mula sa measured progress. Huwag i-apply ang isang unsupported percentage sa buong project. Maaaring kasama sa evidence ang field reports, measurements, photographs, supplier invoices, delivery tickets, inspection results, o written approval.

Kailangan ng extra review ang stored materials dahil maaaring magbayad bago installation. Kumpirmahing pinapayagan ng contract ang request. Suriin ang identity, quantity, location, protection, insurance, ownership, at prior billing ng material. Huwag i-bill nang dalawang beses ang parehong material.

• Sukatin ang progress laban sa bawat naka-schedule na work item
• Ilakip ang ebidensiyang hinihingi ng kontrata
• Kumpirmahin ang pagmamay-ari at proteksiyon ng nakaimbak na materyales
• Iwasan ang duplicate billing kapag naikabit na ang materials

Paano suriin at itama ang progress bill?

Bago mag-submit, itugma ang revised contract, schedule of values, approved changes, current entries, retainage, at previous certificates. Dapat tumugma ang prior values sa last approved application. Ipaliwanag ang correction sa halip na tahimik na i-overwrite ang earlier figure.

Maaaring samahan ng general invoice ang progress bill. Maaaring hindi nito mapalitan ang required payment application, continuation sheet, waiver, o certification. Itago nang magkakasama ang submitted package, review notes, approved amount, payment record, at resubmission.

• Itugma ang kasalukuyan at dating pinagsama-samang halaga
• Ihiwalay ang pending changes sa approved changes
• Gamitin ang mga kinakailangang form, certification, at waiver
• Dalhin ang aprubadong resulta sa susunod na billing period

Sundin ang billing terms ng kontrata

Kumpirmahin ang schedule of values, measurement, billing period, approvals at retention. Maaaring may sariling rules ang stored materials at changes.

Pagkasunduan ang verifier at cutoff date. Magkakaugnay pero magkaiba ang physical progress, approved value at cash receipts.

Mula cumulative value patungo sa current claim

Sa halimbawang 100,000 contract, 40,000 ang earned value. Kung example retention ay 5%, 2,000 ang bawas; ang 38,000 less 24,000 prior applications ay 14,000 ngayon.

Halimbawa lamang ang 5%. Panatilihing pareho ang basis at huwag gamitin ang late payment para muling singilin ang dati nang earned work.

Suportahan ang progress nang maayos

Gumamit ng approved quantities, inspection o acceptance records. Tukuyin ang period at work areas para madaling iugnay ang evidence.

Hindi awtomatikong installed work ang purchased materials. Sundin ang eligibility at supporting documents kung puwedeng isama ang stored materials.

Isama ang approved changes sa tamang lugar

I-update ang contract value o schedule sa agreed process. Ihiwalay ang pending changes sa authorized amounts.

Ipaliwanag ang bagong approval, corrected quantity o revised assessment sa pagitan ng applications. Hindi dapat isa-isahin ng reviewer ang paghahanap ng difference.

Ihiwalay ang approval sa payment

Itala ang submitted, returned, approved, certified at paid ayon sa aktuwal na proseso. Maaaring outstanding pa rin ang approved amount.

Ilaan ang receipts sa tamang balances at hiwalay ang retention. Makikita ang kasalukuyang receivable at perang para sa later release.

Tapusin sa reconciliation

I-match ang changes, prior claims, payments, retention at remaining adjustments. Kumpirmahin ang closeout documents.

Hindi awtomatikong natutupad ng 100% physical completion ang lahat ng payment conditions. Dapat ipaliwanag ng final request ang natitira, hindi ulitin ang buong kontrata.