Ano ang Payment Application?

Ano ang kasama sa payment application package?

Tinutukoy ng summary ang project, contractor, owner, contract, application number, period ending date, at contract figures. Ipinapakita ng continuation sheet o equivalent schedule ang bawat work item, scheduled value, prior completed work, current completed work, stored materials, total earned, retainage, at remaining balance.

Maaaring kailangan din sa package ang approved change-order logs, subcontractor statements, payroll o compliance records, supplier invoices, stored-material evidence, inspection results, photographs, lien waivers, sworn statements, insurance evidence, o certification. Nakadepende sa project ang required attachments at dapat ilista bago ang billing deadline.

• Application identity, billing period, at mga partido
• Inayos na halaga ng kontrata at schedule of values
• Natapos na trabaho, nakaimbak na materyales, at retainage
• Mga dating bayad, kasalukuyang request, balanse, at attachments

Halimbawa ng payment application na may kalkulasyon

Ipagpalagay na $325,000 ang adjusted contract sum. $140,000 ang total ng work completed at approved to date, at $15,000 ang eligible stored materials, kaya $155,000 ang total earned bago retainage. Sa confirmed 5% retainage rate, $7,750 ang withheld at $147,250 ang total earned less retainage.

$102,000 ang total ng previous certified payments. Kaya $45,250 ang current payment request: $147,250 minus $102,000. $177,750 ang balance to finish kasama ang retainage: $325,000 minus $147,250. Ipinapalagay sa example na eligible ang lahat ng work at materials at hindi kasama ang disputed values at separate deductions.

• Earned bago ang retainage: $140,000 + $15,000 = $155,000
• Retainage calculation: $155,000 × 5% = $7,750
• Kasalukuyang request: $147,250 − $102,000 = $45,250
• Balanse kasama ang retainage: $325,000 − $147,250 = $177,750

Paano dapat i-update ang schedule of values?

Magsimula sa last accepted schedule at prior application. Ilagay sa tamang lines ang work at material values ng current period, pagkatapos ay tiyaking hindi nagbago ang prior completed values nang walang approved correction. Dapat tumugma ang sum of scheduled values sa adjusted contract sum, kasama ang treatment ng approved change orders.

Dapat nakabatay ang percent complete sa supported dollars o measured quantities at hindi pumalit sa mga ito. Iwasang i-front-load ang early activities, ilipat ang value sa pagitan ng lines para itago ang overbilling, o isama ang unapproved changes sa contract total. Ipaliwanag ang rounding at retainage differences bago magsumite.

• Magsimula sa tinanggap na halaga ng naunang period
• Itala ang kasalukuyang trabaho sa tamang schedule lines
• Itugma ang scheduled values sa adjusted contract
• Ihiwalay ang pending at aprubadong pagbabago

Ano ang mangyayari pagkatapos magsumite?

Sinusuri ng designated reviewer ang progress, quantities, contract compliance, changes, retainage, prior payments, at required attachments. Maaaring i-certify ng reviewer ang full request, mag-approve ng ibang amount na may dahilan, o ibalik ang incomplete package. Itala ang approved amount sa halip na isipin na babayaran ang submitted total.

Kapag dumating ang payment, itugma ito sa application at anumang kasamang invoice. Itago ang submitted version, reviewer notes, certification, deduction notice, waiver, at transaction. Gamitin ang certified cumulative figures bilang starting point ng susunod na application para manatiling traceable ang project history.

• Sinusuri ng reviewer ang trabaho, math, at dokumentasyon
• Maaaring iba ang aprubadong halaga sa isinumiteng request
• Itinutugma ang bayad sa sertipikadong rekord
• Magsisimula ang susunod na application sa kontroladong cumulative values

Gamitin ang required form at proseso

Kumpirmahin ang format, schedule of values, period, submission date at reviewer. Hindi awtomatikong kapalit ang generic invoice ng required application.

Suriin ang attachments, signatures at approvals. Gumamit ng lehitimong available forms at actual contract assumptions.

Buuin ang cumulative computation

Magsimula sa approved contract value at earned work, ilapat ang retention at permitted adjustments, saka ibawas ang prior applications sa consistent na basis.

Hiwalay na i-reconcile ang cash receipts. Hindi pareho ang previously billed at paid; maaaring madoble ang claim kapag pinaghahalo.

Suriin gamit ang maliit na halimbawa

Earned value na 40,000 less example retention na 2,000 at prior claims na 24,000 ay 14,000 ngayon. Ipinapakita nito ang sequence, hindi ang entitlement ng kontrata mo.

I-match ang bawat line sa cumulative total. Ipaliwanag ang revised quantity, percentage o approved change kumpara sa nakaraang period.

Mag-attach ng ebidensiyang may malinaw na gamit

Ibigay ang approved changes, progress, stored-material records o ibang required support. Pangalanan para madaling maikonekta sa work item.

Mas mahirap suriin ang malaking folder na walang labels. Sabihin ang pending document sa agreed process at alisin ang unrelated material.

Gawing malinaw na revision ang returned claim

Alamin ang quantity, reference, approval o calculation na dapat baguhin. Tukuyin ang bagong version at itabi ang original submission at response.

Huwag tahimik na palitan ang approved application. Maaaring maapektuhan ang cumulative values at susunod na claims.

Subaybayan hanggang actual payment

Itala ang submission, return, approval at received amount. Ilaan ang payments at subaybayan nang hiwalay ang retention.

Sa closeout, i-reconcile ang changes, applications, cash at retained balance. Ipaliwanag ng final request ang natitira at required completion documents.