Anggaran menerangkan kerja dan harga yang dijangkakan, manakala invois meminta bayaran untuk kerja atau peringkat yang telah menjadi boleh ditagih. Menukarkannya satu ke yang lain adalah proses semakan, bukan sekadar menukar tajuk dokumen.
Simpan nombor anggaran, versi, kelulusan, rekod perubahan, dan bukti deposit untuk rujukan. Rekod ini menerangkan mengapa invois sepadan dengan anggaran, berada di bawahnya, atau termasuk perbezaan yang diluluskan dengan sewajarnya. Pengiraan semula akhir juga mencegah deposit, matlamat terdahulu, atau kredit yang diluluskan daripada ditagih dua kali.
Titik utama
Apa yang perlu diketahui dengan pantas
| Topik | Apa yang perlu diperiksa |
|---|---|
| Sahkan anggaran yang diluluskan | Nombor dan versi anggaran yang diterima |
| Selaraskan kerja dan perubahan yang diluluskan | Hantar yang telah siap dan kuantiti |
| Bina pengiraan invois | Caj akhir terperinci |
| Rujuk dan hantar kedua-dua rekod | Rujukan invois dan anggaran |
Sahkan anggaran yang diluluskan
Cari versi yang diterima oleh klien dan sahkan skop yang diluluskan, kuantiti, kadar, andaian, pengecualian, jadual, dan struktur pembayaran. Jangan gunakan draf terdahulu atau anggaran yang luput dan tidak disahkan semula.
Semak apa yang sebenarnya diluluskan oleh penerimaan. Sesetengah anggaran meluluskan projek penuh, manakala yang lain hanya mengesahkan penerokaan, deposit, pembelian, atau satu peringkat sebelum harga baki disahkan.
- Nombor dan versi anggaran yang diterima
- Tarikh dan kaedah pengesahan yang direkodkan
- Skop dan titik penting yang diluluskan
- Kadar dan struktur pembayaran yang dipersetujui
Selaraskan kerja dan perubahan yang diluluskan
Bandingkan setiap item anggaran dengan kerja yang siap, kuantiti yang dihantar, bahan yang diterima, dan masa yang boleh ditagih. Buang kerja yang tidak dilakukan dan ganti jumlah sementara dengan pengiraan yang disokong.
Tambah kerja tambahan hanya apabila ia mengikuti proses perubahan. Rujukkan pesanan perubahan, anggaran yang disemak semula, kelulusan e-mel, atau rekod diterima lain supaya klien dapat menghubungkan caj tambahan tersebut dengan keputusan terdahulu.
- Hantar yang telah siap dan kuantiti
- Jumlah buruh atau perkhidmatan akhir
- Penggantian dan perubahan yang diluluskan
- Kerja yang dibuang atau ditangguhkan
Bina pengiraan invois
Buat baris invois yang sepadan dengan pandangan klien terhadap projek. Gunakan penerangan yang jelas, kuantiti, kadar, dan jumlah baris, kemudian kira diskaun dan cukai yang berkenaan mengikut transaksi akhir.
Terapkan deposit, retainer, kredit, atau invois peringkat terdahulu sebagai baris berasingan. Klien harus melihat caj kasar, jumlah yang telah dibayar atau dikreditkan, dan baki tepat yang kini perlu dibayar.
- Caj akhir terperinci
- Diskaun dan cukai yang berkenaan
- Deposit dan pembayaran terdahulu
- Baki semasa yang perlu dibayar
Rujuk dan hantar kedua-dua rekod
Tambahkan nombor invois, tarikh isu, tarikh luput, terma pembayaran, dan kaedah pembayaran yang diterima. Rujukkan nombor anggaran dan kelulusan perubahan yang berkenaan secara langsung pada invois.
Apabila jumlah akhir berbeza secara ketara daripada anggaran, sertakan ringkasan penyelesaian yang ringkas sebelum menghantar. Simpan invois dan rekod sumbernya, kemudian lacak pembayaran terhadap invois tersebut, bukan mengedit anggaran yang telah diterima.
- Rujukan invois dan anggaran
- Tarikh luput dan kaedah pembayaran
- Penjelasan mengenai perbezaan bahan yang ketara
- Pengesahan dan sejarah perubahan yang dikekalkan
Sumber rasmi
Rujukan ini menyokong maklumat peraturan dalam panduan ini. Semak halaman semasa sebelum membuat sebarang keputusan.
- Komisyon Perniagaan Kecil UK: Pastikan Invois Anda Boleh DibayarMengesyorkan bahawa jumlah dalam invois sepadan dengan apa yang telah dipersetujui dan menyatakan kerja yang telah siap serta butiran pesanan belian dengan jelas.
- Peraturan Perolehan Persekutuan: Jenis Pengubahsuaian KontrakMembedakan pengubahsuaian bilateral yang dinegosiasikan daripada perintah perubahan sepihak dan perubahan kontrak lain.
Soalan lazim
Soalan mengenai cara menukar anggaran menjadi invois
Bolehkah jumlah invois lebih tinggi daripada anggaran?
Ia boleh berlaku apabila anggaran mendedahkan ketidakpastian atau klien meluluskan perubahan, tetapi perbezaan tersebut harus mengikut persetujuan dan diterangkan sebelum ia menjadi kejutan.
Adakah anggaran perlu dilampirkan pada invois?
Lampirkan atau pautkan ia apabila berguna atau diperlukan. Pada minimum, rujuk nombor anggaran yang diterima supaya klien dapat mencari dokumen sumber.
Apakah yang berlaku kepada deposit pada invois akhir?
Tunjukkan deposit sebagai pembayaran yang diaplikasikan atau kredit mengikut rawatan perakaunan yang dipersetujui, meninggalkan baki baki yang jelas.