Une feuille de temps devrait éviter de reconstituer tout le mois à partir du calendrier. Si la remplir ressemble à un second travail administratif, elle demande peut-être trop de détails inutilisés.
Partez d’une ligne par période de travail significative et des champs qui expliquent le temps et, si nécessaire, son prix.
Champs essentiels de la feuille de temps
Chaque entrée doit comporter une date, un client, un projet, une description de tâche et une durée. Ajoutez les heures de début et de fin uniquement si l'accord ou le flux de travail l'exige ; une durée vérifiée peut suffire pour de nombreux projets.
Ajoutez le taux de facturation ou la catégorie de taux lorsqu'un client utilise plusieurs taux. Un statut de facturation, un statut d'approbation et une référence de facture aident à distinguer le travail enregistré des heures prêtes à être facturées.
- Date, client et projet
- Description de la tâche et du résultat
- Durée et taux de facturation
- Statut facturable et approbation
Organisez le modèle pour une saisie rapide
Utilisez une ligne par tâche ininterrompue ou bloc de travail significatif. Des noms de projet et d'activité standardisés réduisent les variations d'orthographe et rendent les totaux hebdomadaires plus fiables.
Séparez les descriptions destinées au client des notes privées. La colonne client doit expliquer le travail livré, tandis qu'une note interne peut enregistrer les interruptions, les inquiétudes concernant les estimations ou les actions de suivi.
- Utilisez un format de ligne cohérent
- Sélectionnez des projets dans une liste fixe
- Gardez les descriptions courtes et précises
- Séparez les notes privées des notes de facturation
Exemple de feuille de temps hebdomadaire prêt à copier
Copiez les noms de colonnes et les lignes d'exemple ci-dessous dans un tableur, puis remplacez les valeurs client, tâche, taux et statut. Cet exemple distingue la prestation facturée de l'administration interne et fournit à chaque ligne validée assez de détails pour étayer une facture.
Les enregistrements d'exemple indiquent 6,5 heures, dont 5,5 heures facturables. À 75 $ de l'heure, le montant de la facture approuvée s'élève à 412,50 $. Ajoutez des formules pour les heures enregistrées, les heures facturables et le montant facturables afin que les modifications recalculent automatiquement les totaux.
- Colonnes : Date | Client | Projet | Tâche | Heures | Taux | Facturable | Approbation
- 2026-07-06 | Acme Studio | Actualisation du site web | Maquettes de la page d'accueil | 3,0 | 75 $/heure | Oui | Approuvé
- 2026-07-07 | Acme Studio | Actualisation du site web | Révisions de la mise en page mobile | 2,5 | 75 $/heure | Oui | Approuvé
- 2026-07-08 | Interne | Administration | Comptabilité hebdomadaire | 1,0 | — | Non | Non facturé
- Totaux : 6,5 heures enregistrées | 5,5 heures facturables | 412,50 $ approuvés pour facturation
Utilisez la feuille de temps avec une facture
À la fin de la période de facturation, filtrez les entrées approuvées et non facturées. Regroupez-les au niveau promis au client et confirmez que le total de la feuille de temps correspond au calcul de la facture.
Référez-vous au projet et à la période de service sur les deux documents. Indiquez le numéro de facture après la facturation, puis conservez la feuille de temps source avec le dossier du projet pour les questions futures et l'analyse des prix.
- Sélectionnez uniquement les entrées approuvées
- Faites correspondre les heures et les taux aux lignes de la facture
- Référez-vous à la période de facturation
- Conservez le numéro de facture avec les entrées
Choisir les champs selon votre méthode
Date, client, projet, tâche et durée forment une bonne base. Début, fin, pauses, statut facturable et tarif peuvent compléter le relevé selon le besoin.
Le suivi interne d’un forfait peut être utile sans tarif horaire à réclamer. Les colonnes du modèle ne doivent pas transformer tous les contrats en facturation à l’heure.
Vérifier la structure sur une journée
Supposons 90 minutes de mise à jour pour A, 45 minutes de réunion pour B et 30 minutes de comptabilité interne. Trois lignes permettent le regroupement sans facturer automatiquement les 165 minutes.
Les activités client suivent l’accord ; l’administration de votre entreprise n’est pas une charge à attribuer par défaut au client du jour.
| Client ou usage | Tâche | Temps réel |
|---|---|---|
| Client A | Mise à jour de contenu | 90 minutes |
| Client B | Réunion de périmètre | 45 minutes |
| Votre activité | Comptabilité | 30 minutes |
Séparer saisie et calculs
Dans un tableur, les horaires et pauses peuvent calculer la durée, puis durée et tarif calculer le montant. Vérifiez formats, travail de nuit et cellules vides.
Une heure trente correspond à 1,5 heure, pas à 1,30 en décimal. À 200 par heure, cela fait 300. Un exemple connu permet de comprendre la formule avant de l’utiliser tout le mois.
Préparer une vue destinée au client
Le client peut avoir besoin des dates, tâches, heures et frais. Votre version interne peut aussi contenir raisons de non-facturation et notes privées. Séparez les usages.
Si le relevé doit être approuvé, définissez fréquence, personne et délai. Conservez la version acceptée et expliquez les corrections ultérieures.
Revoir le relevé chaque semaine
Complétez les descriptions, examinez les trous évidents avec le calendrier et identifiez les lignes déjà facturées. La fin de mois devient un regroupement plutôt qu’une reconstruction.
Reconsidérez les champs qui interrompent la saisie sans aider une décision. Il faut assez de preuves, dans une méthode durable au quotidien.
Garder un lien clair avec la facture
Indiquez période ou référence correspondante. Heures et montants doivent se rapprocher avec les différents tarifs et lignes non facturables correctement traités.
Une question client peut alors être reliée directement à la tâche concernée. Conservez l’annexe envoyée avec la facture plutôt qu’un classeur sans version identifiable.
Questions complémentaires
Un freelance doit-il utiliser des feuilles de temps quotidiennes ou hebdomadaires ?
Saisissez votre temps quotidiennement, même si le client reçoit un rapport hebdomadaire ou mensuel. Des entrées courtes améliorent la précision et réduisent les oublis.
Une feuille de temps doit-elle comporter des heures de début et de fin ?
Pas toujours. Utilisez-les lorsque l'engagement exige un enregistrement de l'heure de la journée ; sinon, une tâche claire, une date et une durée vérifiée peuvent suffire.
Une seule feuille de temps peut-elle inclure plusieurs clients ?
Une feuille de suivi interne peut regrouper plusieurs clients, mais filtrez et vérifiez chaque client séparément avant de partager ou d'émettre une facture.