Une facture horaire doit permettre au client de vérifier le montant facturé sans avoir à lire chaque note de travail privée. Elle relie trois documents : les termes de l'engagement, le feuille de temps approuvée et la facture finale.
Terminez la revue avant de créer les lignes de facture. Corrigez les doublons, confirmez le statut facturable, vérifiez les catégories de taux et obtenez les approbations requises. Modifier la source après la facturation rend les questions ultérieures plus difficiles à résoudre. Conservez la version révisée afin que toute correction ultérieure puisse être retracée jusqu'à la facture et expliquée au client.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Rapprochez le registre de temps | Filtrez la bonne période de facturation |
| Calculez les charges horaires | Utilisez le taux accepté |
| Rédigez des lignes de facture utiles | Nommez le service ou la phase du projet |
| Envoyez et conservez les documents justificatifs | Incluez le numéro et les conditions de paiement |
Rapprochez le registre de temps
Sélectionnez les entrées du bon client, du bon projet et de la bonne période de facturation. Supprimez les minuteries en double, complétez les descriptions manquantes et confirmez que chaque activité incluse est couverte par le contrat.
Vérifiez les plafonds du projet, les forfaits, les heures incluses et les factures précédentes avant de facturer. Le total non facturé doit représenter de nouveaux travaux approuvés et non l'ensemble du temps enregistré sur le projet.
- Filtrez la bonne période de facturation
- Vérifiez le statut facturable et les approbations
- Supprimez les doublons et chevauchements
- Excluez le temps déjà facturé
Calculez les charges horaires
Multipliez la durée approuvée par le taux convenu pour chaque service ou rôle. Appliquez l'incrément de facturation et la politique d'arrondi de manière cohérente, puis additionnez les totaux des lignes et vérifiez les calculs.
Traitez les remises, les forfaits, les taxes et les frais remboursables comme des calculs distincts et clairement libellés. Ne modifiez pas le taux horaire sur la facture sauf si le client a déjà accepté ce taux.
- Utilisez le taux accepté
- Appliquez un incrément de temps unique et cohérent
- Calculez chaque ligne indépendamment
- Séparez les remises, les taxes et les frais
Rédigez des lignes de facture utiles
Groupez les entrées selon le niveau de détail promis au client. Une ligne peut représenter un service, une phase, un rôle ou une plage de dates, tant que le client comprend ce qui a été livré.
Pour chaque ligne, affichez la description, le nombre d'heures, le taux et le montant. Ajoutez le nom du projet et la période de service, et évitez les libellés vagues tels que « travaux divers » ou des blocs de temps sans explication.
- Nommez le service ou la phase du projet
- Affichez les heures et le taux horaire
- Indiquez la période de prestation
- Utilisez des descriptions liées aux résultats
Envoyez et conservez les documents justificatifs
Ajoutez le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, le mode de paiement et les conditions de paiement convenues. Joignez ou liez le relevé d'heures destiné au client si nécessaire, en veillant à exclure les notes internes confidentielles du document partagé.
Une fois envoyée, marquez les entrées sources du numéro de facture et conservez la version approuvée. Suivez le paiement en regard de la facture plutôt que de modifier les heures facturées pour refléter la date de réception des fonds.
- Incluez le numéro et les conditions de paiement
- Joignez les détails justificatifs convenus
- Marquez les entrées de temps comme facturées
- Conservez le registre source approuvé
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- GOV.UK : Informations obligatoires sur une facturePermet d'afficher une description claire, les dates d'achat et de facturation, les montants, la TVA, le total et un numéro de facture unique.
- Département du Travail des États-Unis : Tenue des registres d'heuresFournit les enregistrements nécessaires à une facturation récurrente relatifs à l'heure, au taux, aux gains et à la période de paie, indispensables pour vérifier les calculs horaires des employés couverts.
Questions fréquentes
Questions sur la facturation des heures travaillées
Quel niveau de détail de feuille de temps accompagner une facture ?
Fournissez les détails requis par le contrat et suffisamment d'informations pour vérifier la facturation. Gardez les commentaires internes et les informations client non pertinentes confidentielles.
Plusieurs taux horaires peuvent-ils figurer sur une seule facture ?
Oui. Utilisez des lignes distinctes pour chaque service ou rôle et affichez clairement les heures correspondantes et le taux accepté.
Que faire si les heures dépassent le devis estimatif ?
Expliquez la différence et obtenez l'accord avant de dépasser un plafond convenu. Ne surprenez pas le client avec des heures supplémentaires non approuvées sur la facture finale.