Comment facturer pour les heures travaillées ?

Rapprochez le registre de temps

Sélectionnez les entrées du bon client, du bon projet et de la bonne période de facturation. Supprimez les minuteries en double, complétez les descriptions manquantes et confirmez que chaque activité incluse est couverte par le contrat.

Vérifiez les plafonds du projet, les forfaits, les heures incluses et les factures précédentes avant de facturer. Le total non facturé doit représenter de nouveaux travaux approuvés et non l'ensemble du temps enregistré sur le projet.

• Filtrez la bonne période de facturation
• Vérifiez le statut facturable et les approbations
• Supprimez les doublons et chevauchements
• Excluez le temps déjà facturé

Calculez les charges horaires

Multipliez la durée approuvée par le taux convenu pour chaque service ou rôle. Appliquez l'incrément de facturation et la politique d'arrondi de manière cohérente, puis additionnez les totaux des lignes et vérifiez les calculs.

Traitez les remises, les forfaits, les taxes et les frais remboursables comme des calculs distincts et clairement libellés. Ne modifiez pas le taux horaire sur la facture sauf si le client a déjà accepté ce taux.

• Utilisez le taux accepté
• Appliquez un incrément de temps unique et cohérent
• Calculez chaque ligne indépendamment
• Séparez les remises, les taxes et les frais

Rédigez des lignes de facture utiles

Groupez les entrées selon le niveau de détail promis au client. Une ligne peut représenter un service, une phase, un rôle ou une plage de dates, tant que le client comprend ce qui a été livré.

Pour chaque ligne, affichez la description, le nombre d'heures, le taux et le montant. Ajoutez le nom du projet et la période de service, et évitez les libellés vagues tels que « travaux divers » ou des blocs de temps sans explication.

• Nommez le service ou la phase du projet
• Affichez les heures et le taux horaire
• Indiquez la période de prestation
• Utilisez des descriptions liées aux résultats

Envoyez et conservez les documents justificatifs

Ajoutez le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, le mode de paiement et les conditions de paiement convenues. Joignez ou liez le relevé d'heures destiné au client si nécessaire, en veillant à exclure les notes internes confidentielles du document partagé.

Une fois envoyée, marquez les entrées sources du numéro de facture et conservez la version approuvée. Suivez le paiement en regard de la facture plutôt que de modifier les heures facturées pour refléter la date de réception des fonds.

• Incluez le numéro et les conditions de paiement
• Joignez les détails justificatifs convenus
• Marquez les entrées de temps comme facturées
• Conservez le registre source approuvé

Définir période et travail approuvé

Vérifiez rythme hebdomadaire, mensuel ou par étape. Sélectionnez les dates et excluez les heures déjà facturées. Gardez les entrées en attente d’accord ou contestées distinctes.

Indiquez la période sur la facture, même si le montant varie peu. Elle aide le client à retrouver budget, validation et paiements précédents.

Calculer séparément les tarifs différents

Quatre heures de création à 220 donnent 880 ; 1,5 heure de réunion au tarif convenu de 180 donne 270. Le sous-total illustratif est de 1 150 avant taxes, si les deux activités sont facturables selon l’accord.

Une moyenne inexpliquée appliquée à toutes les heures rendrait la vérification moins claire. Séparez les tarifs particuliers, tâches ou rôles lorsque cela change le prix.

Convertir les minutes correctement

Quatre-vingt-dix minutes font 1,5 heure. La notation 1:30 n’est pas le nombre décimal 1,30. Vérifiez le format du logiciel avant la multiplication.

Appliquez le minimum ou l’arrondi accepté de façon cohérente et gardez le temps réel lorsque pertinent. Ne choisissez pas la méthode seulement lors de la facturation.

Résumer puis joindre le détail pertinent

Les tâches similaires au même tarif peuvent être regroupées, avec dates et interventions dans une annexe. Le relevé doit totaliser les mêmes heures et montants.

Ne joignez que les données du client concerné. Une référence suffit à relier l’annexe à la facture sans remplir la page principale de commentaires inutiles.

Tenir compte des forfaits et prépaiements

Présentez le forfait séparément des heures supplémentaires approuvées. Montrez les acomptes ou crédits appliqués et le solde. Pour une réserve d’heures, expliquez usage et reste selon l’accord.

Ne recommencez pas un crédit à zéro chaque mois et ne déduisez pas plusieurs fois le même acompte. Temps, montants et crédit disponible doivent rester reliés.

Résoudre la question au niveau de la tâche

Demandez quelle date, tâche ou quel tarif pose problème, puis fournissez le relevé et comparez à l’accord. Corrigez les erreurs avec un historique compréhensible.

Après émission, marquez les heures utilisées et actualisez les règlements. Cela évite de les facturer à nouveau et garde les relances alignées sur le solde.