Le suivi des heures facturables est le plus utile lorsqu'il répond à deux questions : quel travail le client a-t-il reçu et comment le montant a-t-il été calculé ? Un minuteur peut capturer la durée, mais le projet, la tâche, la date, le taux et la description donnent à cette durée un sens commercial.
Définissez les règles de facturation avant de commencer le travail. Précisez quelles activités sont facturables, le plus petit incrément de facturation, les différences de taux éventuelles et si le client doit approuver les feuilles de temps. Des règles cohérentes facilitent la révision des entrées et l'explication des factures.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Définissez ce qui constitue du temps facturable | Confirmez les services couverts par écrit |
| Enregistrez le temps avec un contexte utile | Attribuez chaque entrée à un seul projet |
| Revuez les heures facturables chaque jour | Fermez les minuteries ouvertes ou dupliquées |
| Préparez les heures pour la facturation | Validez les entrées avant la facturation |
Définissez ce qui constitue du temps facturable
Le temps facturable correspond au travail pour lequel un client a accepté de payer dans le cadre de la convention. Cela peut inclure la production, les réunions, la recherche, les révisions ou les déplacements, mais la définition dépend du contrat et non d’une liste universelle.
Établissez une politique de facturation simple pour chaque projet. Séparez le travail inclus des frais généraux, fixez des limites pour les révisions ou les réunions, et documentez toute activité nécessitant une approbation préalable avant d’être facturée.
- Confirmez les services couverts par écrit
- Saisissez le taux horaire convenu
- Définir les incréments de facturation et l’arrondi
- Identifier les travaux nécessitant une approbation préalable
Enregistrez le temps avec un contexte utile
Démarrez une minuterie au début d’une tâche concentrée ou saisissez manuellement une entrée à un point de contrôle naturel. Choisissez une seule méthode pour chaque flux de travail afin de ne pas capturer deux fois la même activité.
Une entrée utile nomme le résultat, pas seulement l’outil utilisé. Remplacez « travail de conception » par une description comme « révision de la maquette de la page d’accueil suite à la validation du client », afin que le client puisse relier le temps consacré aux progrès réalisés.
- Attribuez chaque entrée à un seul projet
- Utilisez une description de tâche précise
- Saisissez l'heure de début, de fin et la durée
- Ajoutez une note pour les travaux inhabituels
Revuez les heures facturables chaque jour
Un examen quotidien permet de repérer les oublis tant que le travail est encore frais dans votre mémoire. Vérifiez les chevauchements de minuteries, les blocs de temps longs sans explication, les entrées affectées au mauvais projet et les notes qui pourraient prêter à confusion pour quelqu’un hors de votre équipe.
Comparez le total en cours avec le devis ou le plafond du projet. Lorsque vous approchez d’une limite, informez le client avant de continuer et documentez toute modification approuvée du périmètre, du budget ou du calendrier.
- Fermez les minuteries ouvertes ou dupliquées
- Attribuez correctement les projets et les tâches
- Vérifiez l'avancement par rapport au budget
- Préservez les enregistrements de temps validés
Préparez les heures pour la facturation
Avant d’émettre la facture, regroupez les entrées approuvées par service, phase ou rôle selon l’accord. Calculez chaque ligne à partir des heures et du taux acceptés, puis vérifiez que le détail du dossier correspond au total de la facture.
Fournissez suffisamment d'informations pour que le client puisse vérifier la charge sans révéler de notes internes. Incluez la période de service, la description, les heures, le taux, le total de la ligne, les conditions de paiement et une pièce jointe de feuille de temps si l'engagement l'exige.
- Validez les entrées avant la facturation
- Rapprochez les heures des lignes de facture
- Indiquez la période de couverture du service
- Conservez le registre temporel sous-jacent
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- IRS : Tenue des registres d’entreprisePrend en charge la tenue de dossiers transactionnels à jour et des documents nécessaires pour justifier les revenus et les dépenses.
- Département du Travail des États-Unis : Tenue des registres d'heuresAffiche les détails quotidiens, hebdomadaires, par taux horaire et par période de paie utilisés dans les dossiers d’heures formels pour les employés couverts.
Questions fréquentes
Questions sur le suivi des heures facturables
Quelles informations doivent figurer dans une entrée de temps facturable ?
Incluez la date, le client, le projet, la tâche, la durée et une courte description du résultat. Ajoutez le taux applicable ou la catégorie de facturation lorsque les taux varient.
Les heures facturables doivent-elles être arrondies ?
Utilisez l’incrément convenu avec le client et appliquez-le de manière cohérente. Évitez d’introduire une règle d’arrondi après que le travail a déjà été réalisé.
Quand un client doit-il recevoir une feuille de temps ?
Envoyez-en un lorsque le contrat l’exige ou lorsque des détails supplémentaires aident le client à examiner la facture. La facture doit tout de même résumer clairement les frais.