Le devis est accepté et le travail terminé. Le transformer en facture paraît immédiat, mais quantités, suppléments, acomptes ou étapes de paiement ont peut-être changé.
Partez de la version acceptée et vérifiez l’opération réelle. Chaque différence entre le prix de départ et le solde demandé doit pouvoir s’expliquer.
Confirmer le devis accepté
Repérez la version acceptée par le client et confirmez le périmètre approuvé, les quantités, les tarifs, les hypothèses, les exclusions, le calendrier et la structure de paiement. N'utilisez ni une ébauche antérieure ni un devis expiré qui n'a jamais été reconfirmé.
Vérifiez ce que l'acceptation autorise réellement. Certains devis valident le projet entier, tandis que d'autres autorisent une phase de découverte, un acompte, un achat ou un seul jalon avant la confirmation du prix restant.
- Numéro et version du devis accepté
- Date et méthode d'approbation enregistrées
- Périmètre et jalons autorisés
- Taux convenus et structure de paiement
Concilier les travaux et les modifications approuvées
Comparez chaque élément estimé avec le travail réalisé, les quantités livrées, les matériaux acceptés et le temps facturable. Supprimez le travail non effectué et remplacez les montants provisoires par le calcul justifié.
Ajoutez du travail supplémentaire uniquement s'il a suivi la procédure de modification. Référez-vous au bon de modification, au devis révisé, à l'approbation par courriel ou à tout autre document accepté pour que le client puisse relier la charge supplémentaire à une décision antérieure.
- Livrables et quantités réalisés
- Montant final de la main-d'œuvre ou des services
- Substitutions et modifications approuvées
- Travaux supprimés ou reportés
Établir le calcul de la facture
Créez des lignes de facture correspondant à la vision du client sur le projet. Utilisez des descriptions claires, des quantités, des tarifs et des totaux par ligne, puis calculez les remises et les taxes applicables selon la transaction finale.
Inscrivez les acomptes, les arrhes, les crédits ou les factures de jalon antérieurs sur des lignes distinctes. Le client doit voir le montant brut, les sommes déjà payées ou créditées, et le solde exact dû.
- Détail des frais finals
- Remises et taxes applicables
- Acomptes et paiements antérieurs
- Solde dû actuel
Référence et envoi des deux documents
Ajoutez le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement et le mode de paiement accepté. Référez-vous directement au numéro du devis et aux approbations de modification pertinentes sur la facture.
Lorsque le montant final diffère sensiblement du devis, incluez une réconciliation concise avant l'envoi. Conservez la facture et ses pièces justificatives, puis suivez le paiement en vous basant sur la facture plutôt que de modifier le devis accepté.
- Références de la facture et du devis
- Date d'échéance et mode de paiement
- Explication des différences matérielles
- Approbations et historique des modifications conservés
Retrouver la version réellement acceptée
Rassemblez devis, acceptation et changements approuvés. Un brouillon précédent peut comporter un autre prix ou périmètre.
Vérifiez si vous facturez tout le travail ou seulement une étape. Une conversion ne doit pas réclamer automatiquement l’intégralité du contrat lorsque des paiements intermédiaires sont prévus.
Rapprocher modifications et règlements
Pour un exemple, partez de 5 000 de travail accepté, ajoutez 800 approuvés, retirez 300 de travail supprimé et déduisez 1 500 d’acompte. Le solde avant ajustements fiscaux est de 4 000.
Montrez cette logique. Ne masquez pas l’acompte dans une ligne de prestation réduite et ne présentez pas du travail non approuvé comme définitivement accepté.
| Exemple de rapprochement | Montant |
|---|---|
| Travail accepté | 5 000 |
| Ajout approuvé | +800 |
| Retrait convenu | −300 |
| Acompte reçu | −1 500 |
| Solde avant ajustements fiscaux | 4 000 |
Actualiser références et dates
La facture a sa propre référence et date d’émission, avec un lien vers le devis. Indiquez période, livraison ou étape et calculez l’échéance selon l’accord.
La date de validité du devis ne devient pas une date de paiement. Les règles fiscales de date d’opération et d’émission peuvent également demander une vérification distincte.
Confirmer quantités et traitement fiscal
L’estimation pouvait comporter des quantités prévues ou provisions. Remplacez-les par les montants réellement approuvés et le traitement approprié, en conservant l’explication des écarts importants.
Pour un forfait, une hausse de vos coûts internes ne change pas automatiquement le prix accepté. La facture doit suivre le contrat et ses modifications autorisées.
Donner les pièces nécessaires à la validation
Ajoutez bon de commande, référence du devis ou projet. Joignez le relevé de temps, la réception ou l’accord de changement lorsque le circuit client le demande.
Un message peut expliquer que la facture reprend le travail accepté, les modifications indiquées et les sommes déjà reçues. Cette précision évite souvent une question qui retarderait le traitement.
Conserver l’historique des deux documents
Le devis reste la trace de la proposition acceptée ; la facture suit la demande de règlement. Affectez les paiements au bon solde sans enregistrer deux ventes.
Une correction ultérieure doit rester reliée à la facture initiale et clairement expliquée. Le dossier doit montrer la progression proposition, accord, facturation et paiement.
Questions complémentaires
Le total d'une facture peut-il être supérieur à celui d'un devis ?
C'est possible si le devis a révélé une incertitude ou si le client a approuvé des modifications, mais la différence doit respecter l'accord et être expliquée avant de devenir une surprise.
Faut-il joindre le devis à la facture ?
Joignez-le ou liez-le si utile ou requis. Au minimum, référez-vous au numéro du devis accepté afin que le client puisse retrouver le document source.
Que devient l'acompte sur la facture finale ?
Affichez l'acompte comme un paiement appliqué ou un crédit selon le traitement comptable convenu, en laissant apparaître un solde restant clair.