Un devis décrit le travail et le prix attendus ; une facture réclame le paiement pour le travail ou le jalon devenu exigible. Convertir l'un en l'autre est un processus de vérification, pas simplement un changement d'en-tête.
Conservez le numéro du devis, la version, l'approbation, les registres de modification et la preuve de l'acompte. Ces documents expliquent pourquoi une facture correspond au devis, est inférieure au devis ou inclut une différence dûment approuvée. Une réconciliation finale évite également de facturer deux fois un acompte, un jalon précédent ou un crédit approuvé.
Points clés
À savoir en un coup d'œil
| Sujet | Ce qu'il faut vérifier |
|---|---|
| Confirmer le devis accepté | Numéro et version du devis accepté |
| Concilier les travaux et les modifications approuvées | Livrables et quantités réalisés |
| Établir le calcul de la facture | Détail des frais finals |
| Référence et envoi des deux documents | Références de la facture et du devis |
Confirmer le devis accepté
Repérez la version acceptée par le client et confirmez le périmètre approuvé, les quantités, les tarifs, les hypothèses, les exclusions, le calendrier et la structure de paiement. N'utilisez ni une ébauche antérieure ni un devis expiré qui n'a jamais été reconfirmé.
Vérifiez ce que l'acceptation autorise réellement. Certains devis valident le projet entier, tandis que d'autres autorisent une phase de découverte, un acompte, un achat ou un seul jalon avant la confirmation du prix restant.
- Numéro et version du devis accepté
- Date et méthode d'approbation enregistrées
- Périmètre et jalons autorisés
- Taux convenus et structure de paiement
Concilier les travaux et les modifications approuvées
Comparez chaque élément estimé avec le travail réalisé, les quantités livrées, les matériaux acceptés et le temps facturable. Supprimez le travail non effectué et remplacez les montants provisoires par le calcul justifié.
Ajoutez du travail supplémentaire uniquement s'il a suivi la procédure de modification. Référez-vous au bon de modification, au devis révisé, à l'approbation par courriel ou à tout autre document accepté pour que le client puisse relier la charge supplémentaire à une décision antérieure.
- Livrables et quantités réalisés
- Montant final de la main-d'œuvre ou des services
- Substitutions et modifications approuvées
- Travaux supprimés ou reportés
Établir le calcul de la facture
Créez des lignes de facture correspondant à la vision du client sur le projet. Utilisez des descriptions claires, des quantités, des tarifs et des totaux par ligne, puis calculez les remises et les taxes applicables selon la transaction finale.
Inscrivez les acomptes, les arrhes, les crédits ou les factures de jalon antérieurs sur des lignes distinctes. Le client doit voir le montant brut, les sommes déjà payées ou créditées, et le solde exact dû.
- Détail des frais finals
- Remises et taxes applicables
- Acomptes et paiements antérieurs
- Solde dû actuel
Référence et envoi des deux documents
Ajoutez le numéro de facture, la date d'émission, la date d'échéance, les conditions de paiement et le mode de paiement accepté. Référez-vous directement au numéro du devis et aux approbations de modification pertinentes sur la facture.
Lorsque le montant final diffère sensiblement du devis, incluez une réconciliation concise avant l'envoi. Conservez la facture et ses pièces justificatives, puis suivez le paiement en vous basant sur la facture plutôt que de modifier le devis accepté.
- Références de la facture et du devis
- Date d'échéance et mode de paiement
- Explication des différences matérielles
- Approbations et historique des modifications conservés
Sources officielles
Ces références étayent les informations réglementaires de ce guide. Consultez la page actuelle avant de prendre une décision.
- Commissionnaire aux petites entreprises du Royaume-Uni : Assurez-vous que votre facture est payableIl est recommandé que le montant facturé corresponde à ce qui a été convenu et que les travaux réalisés ainsi que les détails du bon de commande soient clairement indiqués.
- Règlement fédéral sur les acquisitions : Types de modifications de contratDistingue les modifications bilatérales négociées des ordres de modification unilatéraux et des autres changements contractuels.
Questions fréquentes
Questions sur la transformation d'un devis estimatif en facture
Le total d'une facture peut-il être supérieur à celui d'un devis ?
C'est possible si le devis a révélé une incertitude ou si le client a approuvé des modifications, mais la différence doit respecter l'accord et être expliquée avant de devenir une surprise.
Faut-il joindre le devis à la facture ?
Joignez-le ou liez-le si utile ou requis. Au minimum, référez-vous au numéro du devis accepté afin que le client puisse retrouver le document source.
Que devient l'acompte sur la facture finale ?
Affichez l'acompte comme un paiement appliqué ou un crédit selon le traitement comptable convenu, en laissant apparaître un solde restant clair.