Paano Gumawa ng Invoice para sa Serbisyo

Kolektahin ang kinakailangang impormasyon

Magsimula sa legal o trading name mo, business address, contact details, tax o registration information na required sa location mo, at payment instructions. Idagdag ang tamang billing name at address ng client, hindi lamang ang name ng daily contact mo.

Magtalaga ng unique invoice number at itala ang issue date, service period, at due date. Kung kailangan ng client ang purchase order, department, project code, o vendor identifier, ilagay ito nang eksakto. Kumpirmahin ang requirements bago matapos ang trabaho sa halip na malaman lang pagkatapos magsumite.

• Mga detalye ng supplier at customer
• Natatanging numero at petsa ng pag-isyu ng invoice
• Panahon ng serbisyo at takdang petsa
• Reference ng purchase order o proyekto

Ilarawan nang malinaw ang mga serbisyo

Gumamit ng descriptions na mauunawaan ng taong wala sa project. Vague ang “Design services.” Inuugnay ng “Homepage design, approved milestone 2, including desktop and mobile layouts” ang charge sa result. Para sa recurring work, isama ang month o service period.

Kung hourly ang billing, ipakita ang role o task, number of hours, rate, at line total. Kung fixed fee ang billing, ipakita ang milestone o deliverable at agreed amount. Pangkatin nang logical ang detail; dapat transparent ang invoice nang hindi nagiging copy ng bawat project note.

• Pangalanan ang output o gawain
• Ipakita ang dami, oras, o milestone
• Ilapat ang napagkasunduang rate o presyo
• I-reference nang hiwalay ang aprubadong pagbabago

Kalkulahin ang kabuuan at tuntunin sa bayad

Kalkulahin ang bawat line, subtotal, discount, applicable tax, credits o deposits, at final balance. Suriin ang rounding at currency. Nag-iiba ang tax rules, kaya gamitin ang rate at presentation na required para sa transaction at magtanong sa qualified adviser kapag uncertain ang treatment.

Isaad ang accepted payment methods, payment instructions, due date, at agreed late-payment term. Huwag magdagdag ng penalty na hindi disclosed. Kung due ang payment sa certain number of days, ipakita rin ang actual calendar due date para hindi na ito kalkulahin ng client.

• Subtotal bago ang buwis
• Mga diskuwento, deposito, at credit
• Naaangkop na buwis at panghuling babayaran
• Paraan ng bayad, takdang petsa, at napagkasunduang tuntunin

Ipadala, itala, at i-follow up

Ipadala ang invoice sa billing contact sa accepted channel at magsama ng concise message na may project, amount, at due date. Magtago ng copy ng exact PDF o electronic version na ipinadala. Itala kung kailan ito delivered at anumang response.

Suriin ang outstanding invoices ayon sa regular na schedule. Magpadala ng maayos na reminder bago o kaagad pagkatapos ng due date, pagkatapos ay sundin ang napagkasunduang escalation process. Sa Pocket Invoice, maaari mong i-save ang client details, isa-isahin ang services, mag-export ng custom PDF, at pamahalaan ang invoices sa iOS, Android, o Web.

• Kumpirmahin ang tamang tatanggap ng bill
• I-save ang panghuling bersyon at delivery record
• Itala ang bayad laban sa invoice
• Palaging mag-follow up sa overdue balance

Sundin ang napagkasunduang presyo

Sa hourly work, ilagay ang approved hours at rate. Sa fixed fee, ang output o yugto. Sa recurring service, ang panahon at kasama sa bayad.

Hindi ginagawang hourly ng internal time record ang fixed-price project. Kailangan ding mapagkasunduan ang extra sa labas ng buwanang serbisyo.

Gumamit ng konkretong description

Sa halip na “consulting,” banggitin ang dalawang session at report. Para sa maintenance, tukuyin ang buwan, lokasyon o system at saklaw.

Pagsamahin ang maliliit na task kung masyadong marami. Dapat tumugma ang attachment at walang pribadong tala o impormasyon ng ibang kliyente.

Ihiwalay ang magkaibang rate

Apat na oras na design sa 220 ay 880; 1.5 oras na meeting sa agreed rate na 180 ay 270. Ang subtotal ng halimbawa ay 1,150 bago ang tax.

Ipinapalagay na parehong billable ang mga ito. Kung kasama na ang meeting sa fixed fee, hindi ito dahilan para maningil muli.

Ipakita ang expenses, deposito at dagdag

Ihiwalay ang approved travel, materials o third-party costs. Linawin kung kasama sa fee, ipapasa sa aktuwal na gastos o ibang agreed method.

Ibawas ang deposito nang isang beses at iugnay ang extras sa approval. Hindi dapat sa invoice unang marinig ng kliyente ang bagong singil.

Tulungan ang accounting ng kliyente

Kunin nang maaga ang billing contact, purchase order at approval process. Nakakatulong ang period at reference kapag wala ang karaniwang contact.

Ibigay ang kinakailangang timesheet o acceptance record. Hindi kailangan ang buong message history para lamang maiproseso ang bayad.

Sagutin ang tanong sa kaugnay na linya

Alamin kung anong task, petsa, quantity o rate ang may tanong. Ihambing sa usapan, itama ang mali at talakayin ang hindi pinagtatalunang bahagi kung angkop.

Itala ang pasya at i-update ang balanse at reminders. Gamitin ang karanasan para linawin ang saklaw sa susunod na proposal.