Paano magtakda ng malinaw na payment terms sa invoice

Magtakda ng takdang petsa na walang kalituhan

Isulat ang eksaktong petsa kung kailan dapat matanggap ang bayad. Maaaring idagdag ang payment term na 30 araw, ngunit iniiwasan ng tiyak na petsa ang magkaibang bilang.

Para sa proyektong hinati sa mga yugto, ilista ang halaga at petsa ng bawat paunang bayad o bayad sa isang yugto. Dapat madaling suriin ang kabuuang iskedyul.

• Eksaktong takdang petsa
• Malinaw na simula ng panahon ng pagbabayad
• Detalyadong paunang bayad at mga yugto
• Uri ng salapi at natitirang halaga

Ipaliwanag ang mga paraan ng pagbabayad na tinatanggap

Ilista lamang ang mga paraang talagang magagamit at ibigay ang kinakailangang detalye. Hilingin sa kliyente na gamitin ang numero ng invoice bilang sanggunian upang madaling maitugma ang bayad.

Kung may singil o limitasyon, ipaliwanag ito bago magbayad at tiyaking pinahihintulutan. Huwag maglagay ng hindi kailangang sensitibong impormasyon sa PDF.

• Bank transfer, card, o iba pang paraan
• Detalye ng account at sanggunian sa pagbabayad
• Tagubilin sa internasyonal na pagbabayad
• Paraan ng pakikipag-ugnayan para sa tulong

Planuhin ang pagkaantala, pagtutol, at mga paalala

Ipaliwanag kung paano mag-uulat ng pagkakamali o magtatanong tungkol sa isang item ang kliyente. Nakatutulong ang malinaw na proseso upang matukoy kung may tunay na problema o nakalimutan lamang ang bayad.

Mag-iskedyul ng magalang na paalala bago at pagkatapos ng takdang petsa. Dapat napagkasunduan, malinaw na nakasulat, at naaayon sa lokal na limitasyon ang interes o singil sa pagkaantala.

• Paraan para sa tanong o pagtutol
• Panahon ng pag-uulat ng pagkakamali
• Iskedyul ng paalala sa pagbabayad
• Singil sa pagkaantala na naaayon sa batas at kasunduan

Gawing malinaw ang mga abbreviation

Karaniwang tumutukoy ang Net 30 sa tatlumpung araw mula sa tinukoy na simula, at ang EOM sa katapusan ng buwan. Ang PIA o CIA ay madalas advance payment; ang COD ay kaugnay ng delivery.

Ilagay ang aktuwal na due date at simula ng bilang. Maaaring iba-iba ang pagkaunawa sa mas bihirang codes, kaya huwag ipaubaya ang kahulugan sa hula.

Iayon sa paglabas ng pera

Maaaring gusto ng kliyente ng mahabang credit period pero kailangan mo nang bumili ng materials. Tingnan ang timing ng gastos, hindi lang ang kabuuang kita.

Sa halimbawang 10,000, puwedeng 3,000 sa booking, 4,000 sa malinaw na milestone at 3,000 sa turnover. Halimbawa lamang ito; tukuyin ang approval at deadline.

Kuwentahin ang early-payment discount

Karaniwang ang 2/10 Net 30 ay 2% discount para sa eligible payment sa loob ng sampung araw, o buong halaga sa tatlumpu. Sa eligible na 1,000, ang bawas ay 20.

Ihambing ang gastos sa pakinabang ng mas maagang pera. Linawin ang starting date, tax, partial payments at late discounts bago kailanganing magdesisyon sa reconciliation.

Ayusin ang paulit-ulit na billing

Tukuyin ang service period, pag-isyu, due date at approval ng extras. Kung automatic collection, malinaw dapat ang authorization at mga kondisyon.

Hindi patunay ng nakolektang pera ang recurring invoice. Sa prepaid hours o retainer, ipakita ang paggamit, balanse at kasunduan sa hindi nagamit.

Magkaroon ng proseso sa tanong at delay

Banggitin sa reminder ang reference, balanse at original deadline, saka humingi ng payment date. Baguhin ito kapag may bayad o installment agreement.

Nakadepende sa kontrata at batas ang interest, late fees, suspension at formal collection. Huwag magdagdag ng bagong penalty dahil lang overdue na.

Unawain muna ang invoice finance

May financing na nagbibigay ng maagang pondo batay sa eligible receivables. Maaaring kasama sa factoring ang collection; sa iba, negosyo pa rin ang gumagawa nito.

Suriin ang fees, advance at pananagutan sa hindi pagbabayad. Ihambing sa deposito o milestones; hindi nalulutas ng financing ang totoong dispute sa trabaho. May paliwanag sa British Business Bank.