Ano ang invoice?

Ano ang layunin ng invoice?

Ipinahahayag ng invoice ang halagang dapat bayaran o itinatala ang benta. Maaari itong para sa produkto, serbisyo, paunang bayad, yugto ng proyekto, o regular na trabaho.

Dapat itong sumunod sa kasunduan at ipakita ang saklaw, dami, presyo, buwis, at petsang kailangan ng kliyente upang masuri ang singil. Karaniwang hindi ito kapareho ng kontrata, order sa pagbili, o resibo.

• Humingi o magtala ng bayad
• I-detalye ang produkto o serbisyo
• Ipakita ang pagkalkula at takdang petsa
• Suportahan ang mga talaan ng transaksyon

Anong impormasyon ang nasa invoice?

Karaniwang kasama sa invoice ang salitang “Invoice”, natatanging numero, petsa ng pag-isyu at takdang bayad, detalye ng mga panig, sanggunian sa proyekto, mga item, dami, singil, buwis, diskuwento, uri ng salapi, kabuuang halaga, at tagubilin sa pagbabayad.

May mga lugar na nangangailangan ng partikular na numero sa buwis o mga kinakailangang kataga. Suriin ang mga patakaran para sa VAT invoice, internasyonal na transaksyon, elektronikong invoice, at industriyang may regulasyon.

• Natatanging numero at mga petsa
• Pagkakakilanlan ng tagapagtustos at kliyente
• Paglalarawan, dami, at presyo
• Buwis, kabuuang halaga, at payment terms

Ano ang karaniwang takbo ng invoice?

Ginagawa at sinusuri ng negosyo ang invoice sa napagkasunduang yugto ng pagsingil, ipinapadala ito sa tamang tatanggap, at sinusubaybayan ang natitirang halaga. Sinusuri naman ng kliyente ang order, paghahatid, presyo, at buwis bago magbayad.

Pagkatapos matanggap ang bayad, itinutugma ang halaga sa invoice at itinatala ang bagong katayuan. Ang bahagyang bayad, credit note, pagwawasto, o pagsasauli ng bayad ay dapat maiugnay sa orihinal na tala.

• Gumawa at magsuri
• Magpadala at kumpirmahin ang pagtanggap
• Mag-apruba at magbayad
• Magtugma at magtago ng tala

Sundan ang isang trabaho hanggang bayad

Halimbawa, 4,800 ang disenyo sa napagkasunduang currency at natanggap na ang 1,800 na deposito. Ipakita ang buong halaga, deposito at natitirang 3,000 bago ang kaukulang tax adjustment.

Pangalanan ang output o panahon ng trabaho. Mas madaling makilala ang “logo files at social profile materials na ipinasa noong Setyembre 18” kaysa sa “design services” lamang.

Iugnay ang magkakaibang dokumento

Inilalarawan ng quotation ang alok, ng purchase order ang inaprubahang pagbili, ng invoice ang singil, at ng receipt ang bayad. Maaaring iisang bentahan lang ang tinutukoy ng lahat.

Gamitin ang mga reference number at itala ang natanggap na pera para hindi muling masingil ang nabayarang balanse.

Maningil ayon sa napagkasunduang yugto

Maaaring para sa deposito, milestone, buwanang serbisyo o natapos na trabaho ang invoice. Sundin ang iskedyul habang sariwa pa ang mga detalye.

Hindi awtomatikong buong kontrata ang dapat bayaran dahil may invoice para sa isang yugto. Tukuyin ang saklaw at naunang bayad; may hiwalay ding mga tuntunin sa petsa at tax documentation.

Pumili ng format na kaya mong panatilihing tama

Sapat ang dokumentong template para sa ilang invoice. Nakakatulong ang spreadsheet sa kuwenta, habang maaaring pagdugtungin ng app ang kliyente, numero at payment status.

Itabi ang aktuwal na ipinadala at buksan ang export sa telepono. Ang maayos na editor ay hindi garantiya na buo ang payment instructions sa PDF.

Ipadala sa taong makakapagproseso

Maaaring aprubahan ng project contact ang trabaho pero ibang tao ang nag-iiskedyul ng bayad. Alamin ang accounting email, portal at kailangang reference.

Ilagay ang invoice number at proyekto sa subject. Banggitin ang balanse, due date at paraan ng pagtatanong para hindi na maghanap ng lumang mensahe ang tatanggap.

Ipagpatuloy ang tala pagkatapos magpadala

Itala ang pagpapadala, due date, bayad at napagkasunduang pagbabago. Kung maraming invoice ang sakop ng isang transfer, ilaan ito sa tamang mga balanse.

Kapag may mali, ipaliwanag ang correction at koneksiyon sa orihinal. Malaking tulong na ang mapagkakatiwalaang listahan ng unpaid, partially paid at paid.