Tinutulungan ng invoice ang dalawang panig na sumangguni sa iisang transaksyon. Tinutukoy nito ang tagapagtustos, kliyente, ibinigay na produkto o serbisyo, pagkalkula, takdang petsa, at paraan ng bayad.
Sinusuportahan din nito ang mga talaang pangnegosyo at pampinansyal. Magkakaiba ayon sa bansa at transaksyon ang kinakailangang impormasyon, paglalapat ng buwis, proseso ng pagwawasto, at panahon ng pag-iingat ng mga tala.
Ano ang layunin ng invoice?
Ipinahahayag ng invoice ang halagang dapat bayaran o itinatala ang benta. Maaari itong para sa produkto, serbisyo, paunang bayad, yugto ng proyekto, o regular na trabaho.
Dapat itong sumunod sa kasunduan at ipakita ang saklaw, dami, presyo, buwis, at petsang kailangan ng kliyente upang masuri ang singil. Karaniwang hindi ito kapareho ng kontrata, order sa pagbili, o resibo.
- Humingi o magtala ng bayad
- I-detalye ang produkto o serbisyo
- Ipakita ang pagkalkula at takdang petsa
- Suportahan ang mga talaan ng transaksyon
Anong impormasyon ang nasa invoice?
Karaniwang kasama sa invoice ang salitang “Invoice”, natatanging numero, petsa ng pag-isyu at takdang bayad, detalye ng mga panig, sanggunian sa proyekto, mga item, dami, singil, buwis, diskuwento, uri ng salapi, kabuuang halaga, at tagubilin sa pagbabayad.
May mga lugar na nangangailangan ng partikular na numero sa buwis o mga kinakailangang kataga. Suriin ang mga patakaran para sa VAT invoice, internasyonal na transaksyon, elektronikong invoice, at industriyang may regulasyon.
- Natatanging numero at mga petsa
- Pagkakakilanlan ng tagapagtustos at kliyente
- Paglalarawan, dami, at presyo
- Buwis, kabuuang halaga, at payment terms
Ano ang karaniwang takbo ng invoice?
Ginagawa at sinusuri ng negosyo ang invoice sa napagkasunduang yugto ng pagsingil, ipinapadala ito sa tamang tatanggap, at sinusubaybayan ang natitirang halaga. Sinusuri naman ng kliyente ang order, paghahatid, presyo, at buwis bago magbayad.
Pagkatapos matanggap ang bayad, itinutugma ang halaga sa invoice at itinatala ang bagong katayuan. Ang bahagyang bayad, credit note, pagwawasto, o pagsasauli ng bayad ay dapat maiugnay sa orihinal na tala.
- Gumawa at magsuri
- Magpadala at kumpirmahin ang pagtanggap
- Mag-apruba at magbayad
- Magtugma at magtago ng tala
Mga madalas itanong
Mga madalas itanong
Patunay ba ng bayad ang invoice?
Hindi. Karaniwang ipinapakita nito ang halagang hinihingi o dapat bayaran. Resibo o kumpirmasyon ng bayad ang nagpapatunay na nagbayad na.
Sino ang gumagawa ng invoice?
Ginagawa ito ng nagbebenta, tagapagtustos, kontratista, o tagapagbigay ng serbisyo para sa kliyente o mamimili.
Maaari bang baguhin ang invoice matapos ipadala?
Dapat sundin ng pagwawasto ang naaangkop na proseso at panatilihin ang orihinal na tala, halimbawa sa itinamang invoice o credit note.