Paano gumawa ng malinaw at propesyonal na invoice

1. Tukuyin ang dokumento at mga panig

Lagyan ng pamagat na “Invoice” ang dokumento, magbigay ng natatanging numero, at idagdag ang petsa ng pag-isyu at takdang bayad. Gumamit ng pare-parehong pagkakasunod-sunod upang madaling mahanap ang bawat dokumento.

Ilagay ang tamang pangalan, address, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, at kinakailangang numero sa buwis ng negosyo at kliyente. Magdagdag ng sanggunian sa proyekto, order, o estimate kung makatutulong sa pagsusuri.

• Pamagat at numero ng invoice
• Petsa ng pag-isyu at takdang bayad
• Kumpletong detalye ng tagapagtustos
• Detalye ng kliyente at sanggunian

2. I-detalye at kalkulahin ang transaksyon

Gumawa ng hanay para sa bawat produkto, serbisyo, yugto, o panahon. Isulat ang paglalarawan, dami, yunit, at singil upang masuri ng kliyente ang pagkalkula.

Kalkulahin ang subtotal, diskuwento, buwis, kredito, at kabuuang halaga sa tamang uri ng salapi. Suriin ang hindi karaniwang item kahit awtomatikong nagkakalkula ang app.

• Tiyak na paglalarawan ng item
• Dami, yunit, at singil
• Subtotal, diskuwento, at buwis
• Kabuuang halaga at uri ng salapi

3. Ipaliwanag ang bayad, suriin, at ipadala

Magbigay ng eksaktong takdang petsa, mga paraan ng pagbabayad na tinatanggap, at impormasyong kailangan sa pagbabayad. Dapat napagkasunduan at pinahihintulutan ang paunang bayad, hulugan, diskuwento, o singil sa pagkaantala.

Suriin ang detalye, petsa, numero, mga item, at kabuuang halaga, pagkatapos ay suriin ang anyo ng PDF. Ipadala sa napagkasunduang tatanggap at itago ang eksaktong bersyong ipinadala.

• Eksaktong takdang petsa
• Kumpletong tagubilin sa pagbabayad
• Pinal na pagsusuri sa PDF
• Tala ng pagpapadala at nakaimbak na kopya

Ipunin ang impormasyon bago mag-template

Ihanda ang accepted quote, billing name, purchase order, detalye ng negosyo at payment terms. Para sa oras, gamitin ang approved records; para sa produkto, ang aktuwal na naibigay.

Huwag mag-imbento ng reference para lang mapunan ang form. Kung hindi alam ng project contact, alamin sa kaukulang tao bago ibalik ng accounting ang invoice.

Buuin ang total mula sa malinaw na mga linya

Halimbawang 12 oras na design × 300 at 4 oras na production × 300 ay 4,800. Ibawas nang isang beses ang 1,800 na deposito: 3,000 ang natitira bago ang tax adjustment.

Tukuyin ang currency at ihiwalay ang bayad sa presyo ng serbisyo. Dapat masundan ng kliyente ang kuwenta.

Sumulat para sa hindi kasali sa proyekto

Sa halip na “services,” tukuyin ang output o panahon, gaya ng website maintenance sa Setyembre kasama ang napagkasunduang updates. Mas madaling maitugma sa binili.

Kung mahaba ang detalye, pagsama-samahin ang kaugnay na trabaho at gumamit ng attachment. Dapat tugma ang total at walang data ng ibang kliyente.

Ihiwalay ang mga petsa

Ang issue date ay para sa dokumento, ang service period ay para sa trabaho, at ang due date ay para sa bayad. Hindi kailangang pare-pareho ang mga ito.

Kuwentahin ang deadline mula sa usapan at ilagay ang mismong petsa. Ipaliwanag kung nagsisimula ito sa approval; hiwalay na suriin ang tax timing kung kailangan.

Basahin ang file na matatanggap ng kliyente

Buksan ang PDF at suriin ang pangalan, numero, currency, total, deposito, balanse at payment instructions. Alisin ang sample text na hindi naaangkop.

Gumamit ng malinaw na filename at itabi ang sent version. Tukuyin ang susunod na correction sa halip na palitan nang walang paliwanag ang naipadalang file.

Samahan ng maikling mensahe

Hindi kailangang ulitin ang buong invoice. Sabihin ang proyekto, balanse at deadline, at kung saan puwedeng magtanong.

Hi [pangalan], kalakip ang invoice [numero] para sa [proyekto/panahon]. Ang natitirang [halaga at currency] ay due sa [petsa]. Nasa invoice ang paraan ng pagbabayad. Sabihin lang kung may kailangan pang reference o dokumento ang accounting. Salamat.