Magsimula sa naaprubahang kasunduan, estimate, o order. Dapat ipakita ng invoice ang aktuwal na produktong ibinigay o serbisyong natapos at ang napagkasunduang presyo, kasama ang mga pagbabagong tinanggap ng dalawang panig.
Nababawasan ng pare-parehong proseso ang pagkakamali at mas mabilis masusuri ng kliyente ang dokumento. Iangkop ang mga pangkalahatang hakbang na ito sa mga lokal na kinakailangan.
1. Tukuyin ang dokumento at mga panig
Lagyan ng pamagat na “Invoice” ang dokumento, magbigay ng natatanging numero, at idagdag ang petsa ng pag-isyu at takdang bayad. Gumamit ng pare-parehong pagkakasunod-sunod upang madaling mahanap ang bawat dokumento.
Ilagay ang tamang pangalan, address, impormasyon sa pakikipag-ugnayan, at kinakailangang numero sa buwis ng negosyo at kliyente. Magdagdag ng sanggunian sa proyekto, order, o estimate kung makatutulong sa pagsusuri.
- Pamagat at numero ng invoice
- Petsa ng pag-isyu at takdang bayad
- Kumpletong detalye ng tagapagtustos
- Detalye ng kliyente at sanggunian
2. I-detalye at kalkulahin ang transaksyon
Gumawa ng hanay para sa bawat produkto, serbisyo, yugto, o panahon. Isulat ang paglalarawan, dami, yunit, at singil upang masuri ng kliyente ang pagkalkula.
Kalkulahin ang subtotal, diskuwento, buwis, kredito, at kabuuang halaga sa tamang uri ng salapi. Suriin ang hindi karaniwang item kahit awtomatikong nagkakalkula ang app.
- Tiyak na paglalarawan ng item
- Dami, yunit, at singil
- Subtotal, diskuwento, at buwis
- Kabuuang halaga at uri ng salapi
3. Ipaliwanag ang bayad, suriin, at ipadala
Magbigay ng eksaktong takdang petsa, mga paraan ng pagbabayad na tinatanggap, at impormasyong kailangan sa pagbabayad. Dapat napagkasunduan at pinahihintulutan ang paunang bayad, hulugan, diskuwento, o singil sa pagkaantala.
Suriin ang detalye, petsa, numero, mga item, at kabuuang halaga, pagkatapos ay suriin ang anyo ng PDF. Ipadala sa napagkasunduang tatanggap at itago ang eksaktong bersyong ipinadala.
- Eksaktong takdang petsa
- Kumpletong tagubilin sa pagbabayad
- Pinal na pagsusuri sa PDF
- Tala ng pagpapadala at nakaimbak na kopya
Mga madalas itanong
Mga madalas itanong
Maaari bang walang numero ang invoice?
Mahalagang gawain ang pagbibigay ng natatanging numero at maaaring kailanganin ito. Suriin ang pagkakasunod-sunod at mga kinakailangan para sa iyong negosyo.
Kailan dapat ipadala ang invoice?
Ipadala ito sa napagkasunduang yugto ng pagsingil, gaya ng pagkatapos ng paghahatid, sa isang yugto ng proyekto, o simula ng panahon ng pagsingil.
Kailangan bang magtago ng kopya?
Oo. Itago ang ipinadalang bersyon at mga kaugnay na dokumento ayon sa naaangkop na patakaran sa pag-iingat ng mga talaang pampinansyal at pangbuwis.