Accepted na ang estimate at tapos ang trabaho, pero maaaring nagbago ang quantities, extras o deposit. Hindi laging sapat ang isang click para tama ang balance.
Magsimula sa accepted version at suriin ang actual transaction. Dapat maipaliwanag ang bawat pagkakaiba sa hinihinging bayad.
Kumpirmahin ang aprubadong tantiya
Hanapin ang version na accepted ng client at kumpirmahin ang approved scope, quantities, rates, assumptions, exclusions, schedule, at payment structure. Huwag gumamit ng earlier draft o expired estimate na hindi muling kinumpirma.
Suriin kung ano talaga ang in-authorize ng acceptance. May estimates na nag-aapprove ng full project, habang ang iba ay nag-aauthorize ng discovery, deposit, purchase, o isang milestone bago kumpirmahin ang remaining price.
- Tinanggap na numero at bersyon ng tantiya
- Naitalang petsa at paraan ng pag-apruba
- Awtorisadong saklaw at milestone
- Napagkasunduang rate at istruktura ng bayad
I-reconcile ang trabaho at aprubadong pagbabago
Ihambing ang bawat estimated item sa completed work, delivered quantities, accepted materials, at billable time. Alisin ang work na hindi ginawa at palitan ang provisional amounts ng supported calculation.
Idagdag lamang ang extra work kapag sinunod nito ang change process. Banggitin ang change order, revised estimate, email approval, o ibang accepted record para maiugnay ng client ang added charge sa prior decision.
- Natapos na output at dami
- Panghuling halaga ng paggawa o serbisyo
- Aprubadong kapalit at pagbabago
- Inalis o ipinagpalibang trabaho
Buuin ang kalkulasyon ng invoice
Gumawa ng invoice lines na tumutugma sa view ng client sa project. Gumamit ng clear descriptions, quantities, rates, at line totals, pagkatapos ay kalkulahin ang discounts at applicable taxes ayon sa final transaction.
I-apply ang deposits, retainers, credits, o previous milestone invoices bilang separate lines. Dapat makita ng client ang gross charge, amounts na paid o credited na, at exact balance na due ngayon.
- Naka-itemize na panghuling singil
- Mga diskuwento at naaangkop na buwis
- Mga deposito at naunang bayad
- Kasalukuyang natitirang babayaran
I-reference at ipadala ang parehong rekord
Idagdag ang invoice number, issue date, due date, payment terms, at accepted payment method. Banggitin mismo sa invoice ang estimate number at relevant change approvals.
Kapag malaking naiiba ang final amount sa estimate, magsama ng concise reconciliation bago magpadala. Itago ang invoice at source records nito, pagkatapos ay i-track ang payment laban sa invoice sa halip na i-edit ang accepted estimate.
- Mga reference ng invoice at tantiya
- Takdang petsa at paraan ng pagbabayad
- Paliwanag sa mahahalagang pagkakaiba
- Napanatiling history ng pag-apruba at pagbabago
Hanapin ang accepted version
Isama ang approvals ng changes. Maaaring iba ang presyo o scope ng naunang draft.
Tukuyin kung buong completed job o milestone lamang ang sinisingil. Hindi awtomatikong due ang buong contract dahil kino-convert ang estimate.
I-reconcile ang changes at payments
Sa halimbawa, 5,000 na work + 800 approved extra − 300 removed work − 1,500 deposit = 4,000 bago tax adjustments.
Ipakita ang mga hakbang. Huwag itago ang deposit sa reduced service line o magpasok ng unapproved extra.
| Halimbawang adjustment | Halaga |
|---|---|
| Accepted work | 5,000 |
| Approved addition | +800 |
| Agreed removal | −300 |
| Received deposit | −1,500 |
| Balance bago tax adjustment | 4,000 |
Bigyan ng sariling number at dates
Kailangan ng invoice ng sariling reference at issue date, kasama ang service period o milestone. Iugnay ang estimate kung kapaki-pakinabang.
Magkaiba ang estimate expiry at payment deadline. Gamitin ang agreed terms at suriin ang tax timing requirements kung naaangkop.
Kumpirmahin ang quantities at tax
Palitan ang preliminary amounts ng actual approved quantities at tamang treatment. Itabi ang ebidensiya ng material differences.
Sa fixed price, hindi awtomatikong dagdag sa customer ang internal cost overrun. Sundin ang kontrata at accepted changes.
Ibigay ang kailangan para maaprubahan
Isama ang purchase order o project reference at relevant timesheet, delivery o change approval kung hinihingi ng buyer.
Maaaring sabihin sa maikling note ang accepted work plus listed changes, less payment received. Panatilihing madaling basahin ang main document.
Panatilihin ang estimate history
Agreement-stage record ang estimate at billing record ang invoice. Huwag doblehin ang sale dahil may dalawang dokumento.
Ilaan ang payment sa actual balance. Sa correction, tukuyin ang current version o adjustment at koneksiyon sa original para masundan ang buong proseso.
Iba pang karaniwang tanong
Maaari bang mas mataas ang invoice total kaysa estimate?
Maaari, kung malinaw sa estimate ang uncertainty o inaprubahan ng client ang changes, pero dapat umayon sa agreement ang difference at maipaliwanag bago ito maging sorpresa.
Dapat bang ilakip ang estimate sa invoice?
Ilakip o i-link kapag useful o required. Kahit accepted estimate number lang ang tukuyin para mahanap ng client ang source document.
Ano ang mangyayari sa deposit sa final invoice?
Ipakita ang deposit bilang applied payment o credit ayon sa agreed accounting treatment, na may malinaw na remaining balance.