Membayar kos kecil untuk pelanggan terasa lebih mudah daripada menghentikan kerja untuk berbincang. Masalah muncul apabila pelanggan menyangka ia termasuk dalam harga.
Kos boleh dituntut bergantung pada persetujuan atau polisi, bukti dan kelulusan. Ia bukan semua perkara yang dibeli ketika bekerja.
Sahkan kelayakan sebelum membelanjakan
Takrifkan perbelanjaan yang boleh dibalas semula, had perbelanjaan, kelulusan yang diperlukan, standard resit, tarikh akhir penghantaran, dan sama ada sebarang penandaan dibenarkan. Tulis pengecualian khusus projek secara bertulis.
Apabila kos berada di luar dasar biasa, dapatkan kelulusan sebelum pembelian. Kelulusan tersebut harus mengenal pasti item, sebab perniagaan, jumlah yang dijangka, dan orang atau pelanggan yang bertanggungjawab membalas semula.
- Kategori yang layak dan tujuan perniagaan
- Had jumlah dan pemilik kelulusan
- Resit yang diperlukan atau bukti lain
- Aturan harga tambahan dan penyampaian
Tangkap perbelanjaan asal
Rekodkan tarikh, vendor, item, jumlah, mata wang, cukai, kaedah pembayaran, projek, dan tujuan perniagaan. Kekalkan resit yang dikhususkan dan kelulusan bertulis apabila satu diperlukan.
Pisahkan bahagian peribadi dan kos untuk pelanggan berbeza. Satu caj kad boleh dialokasikan merentasi rekod, tetapi alokasi dan jumlah sumber harus kekal kelihatan.
- Lengkapkan butiran transaksi
- Dokumen sumber yang disenaraikan
- Projek atau tugasan pelanggan
- Alokasi terbahagi yang didokumenkan
Minta atau invois penggantian
Hantar kos melalui laporan perbelanjaan yang dipersetujui atau tambahkannya ke dalam invois pelanggan sebagai baris berasingan. Gunakan penerangan dan jumlah yang sama seperti sumber yang diluluskan melainkan terdapat peraturan penandaan atau penukaran yang diterima.
Jangan sembunyikan kos yang boleh dibalas semula di dalam yuran perkhidmatan apabila perjanjian mengharapkan pengkhususan. Tunjukkan tempoh yang dicakup, rujukan sokongan, perlakuan cukai yang berkenaan, dan jumlah yang perlu dibayar dengan jelas.
- Gunakan saluran penyampaian yang dipersetujui
- Rujuk resit dan kelulusan
- Tunjukkan penukaran atau harga tambahan dengan jelas
- Elakkan permintaan penggantian berganda
Seimbangkan bayaran balik dengan kos
Apabila pembalasan semula tiba, padankan ia dengan perbelanjaan asal, laporan, atau baris invois. Rekod jumlah separa, ditolak, atau disesuaikan tanpa memadam kos asal.
Semak perbelanjaan yang boleh dibalas semula yang belum diselesaikan secara berkala. Selesaikan bukti yang hilang, penghantaran lewat, dan perselisihan pelanggan sementara transaksi masih mudah disiasat, kemudian kekalkan rekod lengkap.
- Padankan bayaran balik dengan sumber
- Rekodkan jumlah sebahagian atau yang ditolak
- Semak baki yang belum diselesaikan
- Kekalkan bukti kos dan bayaran balik
Persetujui kelayakan sebelum berbelanja
Sahkan jenis kos, had, pelulus, bukti dan masa penghantaran. Tentukan sama ada kos termasuk yuran, dicaj pada kos atau kaedah lain dipersetujui.
Pembelian besar atau luar biasa memerlukan keputusan khusus. Persetujuan perjalanan umum mungkin tidak meliputi tiket premium atau malam tambahan.
Hubungkan kos dengan tuntutan
Simpan pembekal, tarikh, jumlah, mata wang, tujuan dan projek bersama resit serta bukti bayaran. Pautan ini mengelakkan tuntutan dua kali.
Asingkan bahagian peribadi atau tidak layak. Projek perniagaan tidak secara automatik menjadikan setiap item resit boleh dituntut.
Tunjukkan kos pada invois mengikut persetujuan
Senaraikan berasingan atau gunakan lampiran dengan jenis kos serta kelulusan. Jelaskan tokokan atau pengendalian apabila dibenarkan dan dipersetujui.
Layanan cukai caj semula mungkin berbeza daripada menyalin cukai pembekal. Nama “bayaran balik” sahaja tidak menentukan statusnya.
Tolak pendahuluan dan bayaran langsung
Jika wang didahulukan, ambil kira semasa penyelarasan. Pembelian dibayar terus oleh syarikat boleh dilaporkan tanpa membayar pekerja sekali lagi.
Kos peribadi layak 600 kurang pendahuluan 200 meninggalkan 400, tanpa pelarasan lain. Simpan ketiga-tiga rekod untuk menerangkan aliran wang.
Kenal pasti sebab pertikaian
Tanya sama ada isu kelayakan, kelulusan, bukti, masa atau jumlah. Respons yang tepat bergantung pada sebab, bukan sekadar salinan resit tambahan.
Jangan ubah fakta untuk memenuhi polisi. Jika pengecualian sesuai, orang berkuasa perlu merekodkannya melalui proses berkaitan.
Jejaki status bayaran balik
Direkodkan dan diluluskan tidak bermaksud dibayar. Asingkan jumlah diminta, diterima kelulusan dan wang sebenar, kemudian catat baki.
Semak tuntutan terbuka secara berkala. Jika masalah sama berulang, jelaskan arahan sebelum pembelian berikutnya.
Soalan lain yang mungkin timbul
Adakah perbelanjaan yang diganti sentiasa neutral cukai?
Rawatan bergantung pada susunan, dokumentasi, bidang kuasa, dan peraturan yang berkenaan. Rujuk penasihat yang berkelayakan mengenai fakta khusus.
Bolehkah perniagaan menambah harga kepada kos yang boleh diganti?
Hanya apabila persetujuan membolehkannya. Tunjukkan pengiraan dengan jelas dan tentukan rawatan perakaunan dan cukai yang berkenaan.
Adakah perbelanjaan yang boleh diganti memerlukan resit?
Gunakan resit yang dikhususkan atau bukti lain yang diperlukan di bawah dasar dan peraturan yang berkenaan. Kekalkan kelulusan dan tujuan perniagaan bersama dokumen tersebut.