Nasa ibang site na ang crew kapag gumagawa ng invoice ang office. Mahirap nang tandaan kung sino ang nagtrabaho, naghintay at anong extra ang approved.
Sapat na daily record ang makakapagpanatili ng facts para sa job costs, payroll at billing, kahit hindi pareho ang gamit ng oras sa tatlo.
Idisenyo ang istruktura ng proyekto
Gumawa ng unique project para sa bawat job at hatiin ito sa useful phases o cost codes. Dapat sapat na tumugma ang structure sa estimate para maihambing ang planned at actual labor.
Panatilihing consistent ang names sa estimates, time records, change orders, at invoices. Pinipigilan nitong makalat ang parehong work sa bahagyang magkaibang labels kapag nire-review ang job.
- Natatanging identifier ng kliyente at proyekto
- Phase, trade, o cost code
- Pagtatalaga ng worker o subcontractor
- Kategorya ng standard at special rate
Itala nang tama ang oras sa field
Itala ang time sa arrival, departure, o ibang agreed job checkpoint. Isama ang work location at task, at mangolekta lamang ng location data kapag kailangan, disclosed, at hinahandle ayon sa applicable rules.
Dapat agad suriin ng supervisors ang missed punches, overlaps, travel, breaks, at unexpected overtime. Dapat manatiling visible ang corrections at ma-approve ng taong responsible sa record.
- Itala ang oras habang sariwa pa ang trabaho
- Italaga ang tamang trabaho at gawain
- Ilarawan ang natapos na aktibidad
- Suriin ang pagwawasto at exception
Ihiwalay ang paggawa sa ibang gastos
Dapat ihiwalay ng time records ang labor sa materials, equipment, mileage, at reimbursable expenses. Sa gayon, masusunod ng bawat cost ang pricing at approval method sa agreement.
Tukuyin ang non-billable callbacks, training, estimating, at administration kahit hindi ipinapakita sa client. Nakaaapekto ang costs na ito sa margin at maaaring magpakita ng recurring quality o planning issues.
- Oras ng paggawa ayon sa rate
- Hiwalay na materyales at kagamitan
- Aprubadong biyahe o mileage
- Hindi masisingil na rework at overhead
Iugnay ang oras sa job costing at invoice
Ihambing ang actual labor hours sa estimate bawat phase. Suriin ang variances habang active ang job para maayos ang scope changes, productivity issues, o incorrect assumptions bago ang final invoice.
Gamitin ang approved client-billable time sa paggawa ng invoice lines at panatilihin ang underlying detail. Huwag ipalagay na automatic na chargeable sa client ang bawat paid worker hour; sundin ang contract at approved changes.
- Ihambing ang tinantiya at aktuwal na paggawa
- Aprubahan ang entry na masisingil sa kliyente
- Gumawa ng naka-itemize na linya ng invoice
- Suriin ang margin pagkatapos makumpleto
Gumamit ng consistent worker at job references
Itala ang worker, date, job, task at duration kasama ang breaks na kailangan. Ilagay ang site changes para hindi ma-assign ang parehong oras nang dalawang beses.
Sa crew work, mahalaga ang individual contributions. Ang “four hours on site” ay elapsed time lang kung hindi sinabi kung ilang tao.
Ihiwalay ang labor-hours sa team-hours
Dalawang tao na tig-apat na oras ay walong labor-hours. Maaaring walo ang gamitin sa individual rate o apat sa agreed team rate.
Halimbawa, 8 × 180 = 1,440, habang 4 × 320 = 1,280. Magkaibang pricing arrangements ito, hindi pagpili ng mas mataas na amount.
Itala nang factual ang waiting at travel
Maaaring may waiting dahil sa inaccessible site, missing materials o schedule change. Isulat ang sanhi at duration, pati preparation kung relevant.
Nakadepende sa agreement at rules kung billable. Useful pa rin ang record sa pagpapabuti ng scheduling kahit hindi separately charged.
Ihiwalay ang payroll sa customer billing
Ang actual employee work ay para sa wages at employment requirements; ang billable time ay para sa commercial agreement. Hindi dahilan ang client rejection para burahin ang work record.
Nag-iiba ang overtime at break rules ayon sa location. Maaaring summary ang invoice habang detalyado ang internal payroll record.
Mag-review habang pamilyar pa ang araw
Ipakumpirma sa tamang tao ang job, task at obvious gaps. Ipaliwanag ang correction kapag binabago ang approved record.
Maikling review ang makakahuli sa forgotten stop time o wrong project. Mas mahirap balikan ng maraming tao ang buong buwan.
Pumili ng tool ayon sa purpose
Maaaring sapat ang shared timesheet o field app. Subukan ang entry, approval, export at billing sa representative job, pati poor connectivity.
Ipaliwanag ang location o monitoring kung ginagamit. Dapat alam ng workers kung sino ang nakakakita at paano ito konektado sa payroll at charges.
Iba pang karaniwang tanong
Dapat bang itala ng contractor ang oras ng biyahe?
I-track ito kapag nakaaapekto sa worker records, project cost, o client billing. Nakadepende sa applicable rules at agreement kung payable o chargeable ito.
Maaari bang magtala ng oras sa maraming trabaho ang isang worker?
Oo. Dapat italaga ang bawat work block sa tamang job at task para hindi ma-duplicate ang hours at manatiling accurate ang project costs.
Gaano kadalas dapat aprubahan ang oras ng contractor?
Suriin araw-araw ang exceptions at kumpletuhin ang formal approval bago ang payroll o invoicing. Dapat may sapat na oras sa schedule para itama ang records nang hindi naaantala ang payment.