Madalas pinagsasabay ng contractors ang field work, travel, materials, subcontractors, at client changes sa ilang jobs. Itinatala ng useful time system ang work malapit sa job site nang hindi ginagawang administrative burden ang bawat entry.
Magsimula sa records na talagang kailangan ng business. Maaaring magkaiba ang requirements ng client billing, worker payment, job costing, at regulatory records. Kumpirmahin ang employment at recordkeeping obligations sa appropriate authority o adviser sa bawat jurisdiction. I-document kung aling record ang kumokontrol sa bawat process para hindi ituring ang client invoice na kapalit ng payroll o legally required worker records.
Mahahalagang punto
Mahahalagang dapat malaman
| Paksa | Ano ang susuriin |
|---|---|
| Idisenyo ang istruktura ng proyekto | Natatanging identifier ng kliyente at proyekto |
| Itala nang tama ang oras sa field | Itala ang oras habang sariwa pa ang trabaho |
| Ihiwalay ang paggawa sa ibang gastos | Oras ng paggawa ayon sa rate |
| Iugnay ang oras sa job costing at invoice | Ihambing ang tinantiya at aktuwal na paggawa |
Idisenyo ang istruktura ng proyekto
Gumawa ng unique project para sa bawat job at hatiin ito sa useful phases o cost codes. Dapat sapat na tumugma ang structure sa estimate para maihambing ang planned at actual labor.
Panatilihing consistent ang names sa estimates, time records, change orders, at invoices. Pinipigilan nitong makalat ang parehong work sa bahagyang magkaibang labels kapag nire-review ang job.
- Natatanging identifier ng kliyente at proyekto
- Phase, trade, o cost code
- Pagtatalaga ng worker o subcontractor
- Kategorya ng standard at special rate
Itala nang tama ang oras sa field
Itala ang time sa arrival, departure, o ibang agreed job checkpoint. Isama ang work location at task, at mangolekta lamang ng location data kapag kailangan, disclosed, at hinahandle ayon sa applicable rules.
Dapat agad suriin ng supervisors ang missed punches, overlaps, travel, breaks, at unexpected overtime. Dapat manatiling visible ang corrections at ma-approve ng taong responsible sa record.
- Itala ang oras habang sariwa pa ang trabaho
- Italaga ang tamang trabaho at gawain
- Ilarawan ang natapos na aktibidad
- Suriin ang pagwawasto at exception
Ihiwalay ang paggawa sa ibang gastos
Dapat ihiwalay ng time records ang labor sa materials, equipment, mileage, at reimbursable expenses. Sa gayon, masusunod ng bawat cost ang pricing at approval method sa agreement.
Tukuyin ang non-billable callbacks, training, estimating, at administration kahit hindi ipinapakita sa client. Nakaaapekto ang costs na ito sa margin at maaaring magpakita ng recurring quality o planning issues.
- Oras ng paggawa ayon sa rate
- Hiwalay na materyales at kagamitan
- Aprubadong biyahe o mileage
- Hindi masisingil na rework at overhead
Iugnay ang oras sa job costing at invoice
Ihambing ang actual labor hours sa estimate bawat phase. Suriin ang variances habang active ang job para maayos ang scope changes, productivity issues, o incorrect assumptions bago ang final invoice.
Gamitin ang approved client-billable time sa paggawa ng invoice lines at panatilihin ang underlying detail. Huwag ipalagay na automatic na chargeable sa client ang bawat paid worker hour; sundin ang contract at approved changes.
- Ihambing ang tinantiya at aktuwal na paggawa
- Aprubahan ang entry na masisingil sa kliyente
- Gumawa ng naka-itemize na linya ng invoice
- Suriin ang margin pagkatapos makumpleto
Isagawa ang gabay
Mga template at tool para sa workflow na ito
Gamitin ang resource na tumutugma sa trabahong kailangan mong i-estimate, idokumento, o i-invoice.
Template ng invoice sa serbisyong kada oras
Gawing malinaw na line items ang tracked hours kasama ang rates, quantities, taxes, at totals.
Buksan ang sanggunian Template ng invoiceTemplate ng invoice sa pagtutubero
Ilapat ang tracked field time sa plumbing jobs kasama ang parts at service-call charges.
Buksan ang sanggunian Template ng invoiceTemplate ng invoice para sa electrician
Gawing client-ready invoice ang electrical labor time at materials.
Buksan ang sanggunianMga opisyal na sanggunian
Sinusuportahan ng references na ito ang regulatory information sa guide. Suriin ang current page bago magpasya.
- U.S. Department of Labor: Pagtatala ng mga OrasItinatakda ang core daily hours, weekly hours, rates, at earnings records na kailangan para sa covered employees.
- Federal Acquisition Regulation: Mga bayad ayon sa construction progressIniuugnay ang construction payment requests sa itemized work, subcontractor amounts, supporting data, at approved progress.
Mga madalas itanong
Mga tanong tungkol sa time tracking para sa mga contractor
Dapat bang itala ng contractor ang oras ng biyahe?
I-track ito kapag nakaaapekto sa worker records, project cost, o client billing. Nakadepende sa applicable rules at agreement kung payable o chargeable ito.
Maaari bang magtala ng oras sa maraming trabaho ang isang worker?
Oo. Dapat italaga ang bawat work block sa tamang job at task para hindi ma-duplicate ang hours at manatiling accurate ang project costs.
Gaano kadalas dapat aprubahan ang oras ng contractor?
Suriin araw-araw ang exceptions at kumpletuhin ang formal approval bago ang payroll o invoicing. Dapat may sapat na oras sa schedule para itama ang records nang hindi naaantala ang payment.