Cara membuat templat invois

Tambah maklumat perniagaan kekal

Letakkan nama perniagaan, logo, alamat, e-mel, telefon, laman web, dan pengenal pasti pendaftaran atau cukai yang diperlukan dalam bahagian atas yang stabil. Gunakan identiti undang-undang atau perdagangan yang sesuai untuk transaksi tersebut. Jika anda mengendalikan lebih daripada satu syarikat, kekalkan templat yang diluluskan berasingan untuk setiap satu.

Tambah kaedah pembayaran standard, alamat remitans, dan maklumat hubungan ringkas untuk soalan pengebilan. Semak butiran kekal sekurang-kurangnya apabila akaun bank, pendaftaran cukai, alamat syarikat, atau aset jenama berubah. Arahan pembayaran lama mewujudkan kedua-dua kelewatan dan risiko keselamatan.

• Identiti perniagaan dan logo
• Maklumat hubungan dan pendaftaran
• Arahan pembayaran yang diluluskan
• Hubungan pengebilan standard

Bina medan transaksi

Sediakan medan berlabel untuk nombor invois, tarikh isu, tarikh luput, mata wang, nama dan alamat pelanggan, pesanan projek atau pesanan belian, dan tempoh perkhidmatan atau penghantaran. Buat pemegang tempat kelihatan jelas dalam templat kerja tetapi pastikan tiada teks pemegang tempat muncul dalam PDF akhir.

Gunakan proses penomboran di luar reka bentuk visual supaya dua orang tidak boleh membuat nombor yang sama. Takrifkan siapa yang melantik nombor, bagaimana invois dibatalkan direkodkan, dan sama ada setiap profil perniagaan menggunakan urutan berasingan mengikut keperluan tempatan.

• Nombor invois, tarikh isu, dan tarikh luput
• Maklumat pengebilan pelanggan
• Rujukan projek, pesanan, dan tempoh perkhidmatan
• Mata wang dan maklumat cukai yang berkenaan

Bina bahagian item dan jumlah

Gunakan lajur untuk penerangan, kuantiti atau jam, kadar atau harga unit, cukai nilai ditambah apabila berguna, dan jumlah baris. Kekalkan formula terkunci atau dikira oleh sistem jika boleh. Sediakan lebar yang cukup untuk penerangan perkhidmatan dan pastikan penyelarasan nomber kekal jelas apabila nilai menjadi besar.

Buat blok jumlah untuk jumlah sebelum cukai, diskaun, cukai nilai ditambah, deposit, kredit, dan jumlah yang perlu dibayar. Uji sifar cukai, kadar cukai berbilang apabila relevan, diskaun, kredit negatif, senarai panjang, dan halaman berbilang. Kes tepi mendedahkan masalah templat sebelum pelanggan sebenar melihatnya.

• Penerangan item atau perkhidmatan
• Kuantiti, kadar, dan jumlah baris
• Subjumlah, diskaun, cukai, dan kredit
• Jumlah akhir yang perlu dibayar yang ketara

Tambah terma dan uji output

Sertakan kawasan syarat pembayaran yang ringkas dan ruang untuk nota khusus transaksi. Syarat standard harus sepadan dengan perjanjian dan peraturan tempatan. Elakkan teks kecil atau blok bahasa undang-undang yang besar yang menyembunyikan tindakan pembayaran; lampirkan syarat terperinci secara berasingan apabila sesuai.

Hasilkan contoh invois untuk perkhidmatan singkat, projek berbilang halaman yang panjang, dan pelanggan dengan butiran alamat yang panjang. Semak hasil pada telefon, desktop, cetakan, dan PDF. Pocket Invoice menyertakan templat profesional yang boleh disesuaikan dengan maklumat perniagaan dan dieksport sebagai PDF.

• Bahasa tarikh luput dan pembayaran
• Ruang untuk nota dan rujukan
• Output mudah dibaca pada mudah alih dan cetakan
• Senarai semak akhir sebelum menghantar

Pilih jenis fail mengikut kegunaan

Dokumen pemproses kata sesuai untuk penerangan berubah dan susun atur. Hamparan membantu kuantiti, kadar dan jumlah. PDF biasanya format penghantaran kecuali direka sebagai borang boleh isi.

Aplikasi boleh menambah rekod pelanggan, nombor dan pembayaran. Nilainya meningkat apabila anda banyak menyalin maklumat. Untuk beberapa invois, kaedah ringkas dengan rekod tepat mungkin cukup.

Sediakan templat induk yang bersih

Masukkan identiti, kenalan, jenama dan arahan pembayaran disemak. Simpan medan cukai yang sesuai dan buang teks contoh yang tidak berkaitan.

Asingkan induk daripada invois dikeluarkan dan buat salinan baharu bagi setiap kerja. Mengedit invois terakhir memudahkan alamat, tempoh atau deposit lama terlepas pandang.

Kenal pasti sel yang mengandungi formula

Bezakan sel input dengan jumlah dikira. Cuba tambah baris, diskaun dan perubahan cukai. Formula yang merangkumi lima baris mungkin mengabaikan item keenam.

Dua item pada 150 dan tiga pada 80 menghasilkan 540. Dengan deposit 100 tanpa pelarasan lain, baki ialah 440. Semak kiraan, bukan hanya rupa dokumen.

Gantikan contoh dengan keputusan sebenar

Syarat perlu mengikut persetujuan, bukan penalti daripada templat orang lain. Cukai perlu mengikut transaksi dan penerangan mengikut kerja sebenar.

Semak nombor, tarikh, mata wang, pelanggan, rujukan dan bayaran. Jika medan tidak berkaitan, keluarkan apabila sesuai daripada mencipta maklumat untuk melengkapkan halaman.

Semak salinan untuk pelanggan

Buka fail eksport dan periksa baris terakhir, jumlah serta arahan. Penerangan panjang boleh menolak pembayaran ke halaman lain; kawasan cetakan mungkin mengecualikan baris baharu.

Gunakan nama jelas dan simpan versi dihantar. Kenal pasti pembetulan supaya dua fail bernombor sama dengan jumlah berbeza tidak beredar tanpa penjelasan.

Kenali bila templat menambah kerja

Jika anda sentiasa menyalin pelanggan, kehilangan urutan nombor atau menyelaraskan banyak bayaran separa, cuba proses yang menghubungkan rekod dengan satu transaksi biasa.

Semak eksport dan akses arkib. Editor menarik tidak mencukupi jika mencari invois lama, baki atau maklumat akaun menjadi sukar.