May hinihinging dokumento ang purchasing team bago maging final ang deal. Alam ang inaasahang presyo, pero hindi ka pa nag-iisyu ng final charge.
Puwedeng ilatag ng pro forma ang proposal sa madaling suriing format, basta malinaw na preliminary pa ito.
Kailan kapaki-pakinabang ang pro forma invoice
Maaari nitong suportahan ang internal approval ng buyer, advance payment, bank o foreign-exchange process, import permit, o planning bago shipment. Nagbibigay din ito ng mas invoice-like summary kaysa simple sales conversation.
Dapat gamitin ng seller ang best available information habang malinaw na ipinapakita kung ano ang provisional pa. Kapaki-pakinabang ang validity date kapag maaaring magbago ang prices, freight, exchange rates, o availability.
- Buod ng transaksyon bago ipadala
- Pag-apruba o pagbabadyet ng mamimili
- Impormasyon sa paunang bayad
- Pagpaplano ng import at logistics
Ano ang isasama
Kabilang sa common fields ang seller at buyer details, pro forma number at date, product o service descriptions, quantity, unit price, total, currency, estimated tax o charges, payment terms, delivery details, origin, at validity period.
Para sa international goods, isama ang shipment at classification information na hinihingi ng importer, freight forwarder, bank, o authority. Huwag ipakitang final ang estimated values o codes habang subject to confirmation pa ang mga ito.
- Malinaw na label na “Pro Forma Invoice”
- Mga partido, item, dami, at halaga
- Pera, mga tuntunin, at bisa
- Impormasyon sa delivery at kalakalan
Pro forma invoice kumpara sa alok
Parehong maaaring magpakita ng proposed price bago sale. Madalas gumagana ang quote bilang offer para sa defined scope, habang ipinapakita ng pro forma invoice ang transaction details sa format na mas malapit sa expected final invoice. Mas mahalaga ang industry practice at document wording kaysa title lamang.
Gamitin ang document na hinihingi ng buyer at process. Iwasang ipadala ang dalawa nang hindi ipinapaliwanag ang ugnayan nila. Banggitin ang quote o sales order kapag may kasunod na pro forma invoice.
- Alok: ipinanukalang saklaw at presyo
- Pro forma: paunang pahayag ng transaksiyon
- Commercial invoice: pinal na dokumento ng international sale
- Final invoice: aktuwal na request at accounting record
Maingat na i-convert ang paunang data
Kapag completed ang transaction, gumawa ng required final invoice gamit ang actual quantities, shipment, price, tax, at dates. Huwag basta palitan ang pangalan ng preliminary PDF kung nagbago ang details. Itago ang dalawang documents at iugnay gamit ang references.
Kumpirmahin kung paano itinatala at ipinapakita ang advance payments sa final invoice. Gumagawa ang Pocket Invoice ng standard custom PDF invoices; maaaring mangailangan ng additional fields at review ang specialized pro forma o commercial workflows.
- I-update ang bawat provisional na field
- Gamitin ang panghuling proseso ng pagnumero ng invoice
- Malinaw na ilapat ang advance at credit
- Itago ang magkakaugnay na tala ng transaksyon
Alamin ang layunin ng tatanggap
Maaaring para sa budget approval, advance payment o cross-border review. Pagsamahin ang proposed items, quantities, prices at terms.
Magkaiba ang kailangan ng buyer at carrier. Kumpirmahin ang gamit para hindi makagawa ng kumpletong dokumento para sa maling proseso.
Ipakita ang proposal at conditions
Ilagay ang parties, date, reference, descriptions, currency, prices at timing. Sabihin ang validity at mahahalagang assumptions.
Sa halimbawang 5,000 implementation at 1,500 advance, linawin kung puwedeng magbago ang scope at paano aaprubahan. Lagyan ng malinaw na pro forma label.
Iugnay ang quote, pro forma at final invoice
Ang quote ay alok ng presyo, ang pro forma ay detalye ng proposed transaction, at ang final invoice ay charge sa angkop na yugto. Nakadepende sa facts at rules ang epekto.
Gumamit ng related references. Huwag ituring na dalawang sale ang preliminary document at final invoice dahil magkahiwalay ang email.
Itala ang advance payment
Itabi ang amount, date, currency at transaksiyong kaugnay. Dapat makita sa final invoice ang advance at tamang balance; maaaring may sariling tax requirements ang pagtanggap nito.
Ang final charge na 5,000 na may 1,500 advance ay may 3,500 balance bago ibang adjustment. Huwag magmukhang hinihingi muli ang buong 5,000.
Hindi sapat ang title para sa tax purpose
Sa UK, pinag-iiba ng HMRC ang pro forma at VAT invoice. Hindi awtomatikong valid evidence ang tax amount na nakalagay lamang sa preliminary document.
Kung formal tax document ang kailangan, sundin ang kaukulang process. Hindi nagbibigay ng registration status o official validity ang pangkalahatang template.
Palitan ang assumptions ng confirmed details
Suriin ang final quantity, scope, delivery, price, tax at payments. Ilipat ang confirmed information kaysa lahat ng unang assumptions.
Ipaliwanag ang material differences at itabi ang approval. Dapat may malinaw na dahilan ang bagong total, tulad ng accepted extra o actual quantity.
Iba pang karaniwang tanong
Maaari bang bayaran ang pro forma invoice?
Maaari itong magbigay ng information para sa napagkasunduang advance payment, pero dapat malinaw sa magkabilang panig kung paano lalabas ang payment sa final transaction documents.
Kailangan ba ng invoice number sa pro forma invoice?
Gumamit ng distinct reference, pero huwag itong ipagkamali sa controlled sequence ng final invoices kung iba ang treatment ng local rules.
May legal na bisa ba ang pro forma invoice?
Nakadepende ang epekto nito sa wording, surrounding agreements, at local law. Humingi ng legal advice para sa specific transaction.