Masukkan lima informasi: layanan, harga lama dan baru, tanggal mulai, perlakuan untuk pesanan yang sudah disepakati, serta langkah berikutnya. Jelaskan alasan sebenarnya secara singkat; jangan mengarang kenaikan biaya.
Tentukan pekerjaan yang memakai harga baru
Pisahkan calon pesanan, penawaran yang sudah diterima, dan perjanjian rutin. Periksa syarat masing-masing. Pemberitahuan tidak dengan sendirinya mengubah kesepakatan yang berlaku.
Hitung menggunakan biaya saat ini dalam kalkulator harga jasa. Periksa kebutuhan pemberitahuan dan persetujuan sesuai perjanjian serta aturan yang berlaku. Jangan memakai satu tenggat untuk semua kondisi.
Jika total bertambah karena kunjungan atau tugas tambahan, tampilkan perubahan tersebut secara terpisah dari kenaikan tarif.
Contoh pesan untuk pelanggan
Subjek: perubahan harga [layanan] mulai [tanggal]
Halo [nama],
Terima kasih telah menggunakan [usaha] untuk [layanan]. Mulai [tanggal], harga [lingkup dan satuan penagihan] berubah dari [nominal lama dan mata uang] menjadi [nominal baru dan mata uang].
Perubahan ini dilakukan karena [alasan singkat dan tepat]. Layanan mencakup [tugas yang disepakati]. [Jelaskan perlakuan untuk jadwal atau penawaran yang sudah diterima.]
Mohon [konfirmasi usulan baru / hubungi kami untuk membahas pilihan] sebelum [tanggal, bila diperlukan]. Saya dapat dihubungi melalui [kontak].
Terima kasih,
[nama dan usaha]
Ganti semua bagian dalam kurung dan sesuaikan ketentuan pekerjaan sebelumnya dengan perjanjian nyata.
Tunjukkan dampak pada layanan berkala
Contoh fiktif dalam dolar AS: kunjungan kebersihan mingguan naik dari USD 80 menjadi USD 88 dengan tugas yang sama. Kenaikannya USD 8 per kunjungan atau 10 %. Empat kunjungan selesai berjumlah USD 352, sebelumnya USD 320, sebelum pajak yang berlaku.
Teks yang jelas: « Mulai 1 November, setiap kunjungan mingguan dikenakan USD 88, sebelumnya USD 80. Daftar tugas tidak berubah. Empat kunjungan selesai berjumlah USD 352. » Jangan menganggap semua bulan berisi empat kunjungan jika tagihan mengikuti kunjungan aktual.
Bila pelanggan memerlukan total lebih rendah, bahas frekuensi atau tugas yang dikurangi. Konfirmasikan lingkup dan harga bersama.
Tanyakan rincian kepada pemasok
Subjek: konfirmasi harga baru — [akun]
Halo [nama],
Terima kasih atas daftar harga baru. Mohon konfirmasi harga satuan [produk], tanggal berlaku, dan apakah pesanan [nomor] masih memakai harga yang telah disepakati.
Mohon jelaskan ongkos kirim, jumlah minimum, dan masa berlaku penawaran untuk [rencana pesanan]. Kami akan meninjau rincian tersebut sebelum pembelian berikutnya.
Salam,
[nama dan usaha]
Persentase kenaikan pemasok tidak otomatis menjadi persentase kenaikan harga pelanggan. Hitung pengaruhnya terhadap seluruh biaya pekerjaan.
Simpan versi yang telah disepakati
Simpan pemberitahuan dan konfirmasi pelanggan. Perbarui penawaran mendatang yang terdampak, tetapi pertahankan dokumen yang diterima untuk pekerjaan sebelumnya. Invoice perlu mencerminkan tarif, tanggal layanan, dan perubahan yang disetujui.
Pertanyaan umum
Sebutkan persentase atau nominal?
Utamakan nominal baru dan satuannya. Persentase boleh melengkapi, tetapi tidak menjelaskan jumlah invoice berikutnya dengan sendirinya.
Bolehkah mengubah harga penawaran yang sudah diterima?
Periksa perjanjian dan dapatkan persetujuan yang diperlukan sebelum mengubah harga atau lingkup. Simpan bukti konfirmasinya.